Je hebt 3 manieren om in AdminPulse een nieuwe relatie aan te maken. Deze opties zijn beschikbaar via het scherm 'Nieuwe relatie' in het menu Relatiedossiers. Kies de methode die het beste past bij de beschikbare informatie.
Relatie toevoegen vanuit externe systemen
AdminPulse kan eenvoudig gegevens ophalen uit Belgische en internationale databases zoals:
Wat je hier precies kan gebruiken, hangt af van de integraties die je hebt ingesteld. Voor meer informatie over deze integraties, raadpleeg ons Partner overzicht.
Stappen
- Kies in welke bron je de relatie wilt opzoeken
- Voer een deel of de volledige naam van de onderneming in of gebruik het ondernemingsnummer
- Selecteer de juiste relatie uit de voorgestelde resultaten
- Vul de velden 'Status' en 'Eigen bedrijf' in (zie uitleg hieronder)
- Sla op
Relatie toevoegen met eID
Een alternatief is het aanmaken van relaties via een elektronische identiteitskaart (eID).
Voorwaarden
Zorg ervoor dat de eID-software correct geïnstalleerd is op je toestel. Deze software kan je downloaden van de officiële website van de federale overheid via deze link.
Stappen
- Klik op 'Choose file' om het .eid bestand van de eID te uploaden, of sleep de foto direct vanuit de eID-viewer naar het aangegeven veld in AdminPulse
- Vul de velden 'Relatie type','Status', 'Taal' en 'Eigen bedrijf' in (zie uitleg hieronder)
- Voeg de relatie toe
Relatie manueel toevoegen
Indien de relatie (nog) niet in de KBO of een andere database voorkomt, of wanneer het om een privépersoon gaat, kan je de relatie ook handmatig toevoegen. Vul hiervoor de weergegeven velden in.
Verplichte velden
Bij het manueel aanmaken van een nieuwe relatie, zijn er enkele verplicht in te vullen velden.
BTW-nr: Indien dit nummer nog niet beschikbaar is of je deze niet kent, kan je een tijdelijke optie gebruiken zoals 'BTW-nummer in aanvraag'. Later kan je dit nummer aanpassen in het relatiedossier wanneer het beschikbaar is.
Niet-verplichte velden
Optionele velden zijn niet verplicht bij het aanmaken van de relatie en kunnen op een later moment worden aangepast via het relatiedossier.
Velden die altijd moeten worden ingevuld
Ongeacht de methode die je kiest om een relatie aan te maken, zijn er enkele velden die je altijd moet invullen.
Relatie type
Kies het passende relatie type:
- Bedrijf – Voor rechtspersonen zoals een BV of NV
- Eenmanszaak – Voor individuele ondernemers
- Persoon – Voor relaties zonder juridische rechtsvorm, zoals privépersonen
Je kan het relatie type later nog aanpassen indien nodig.
Status
Geef aan wat de relatie voor jouw organisatie betekent:
- Klant – Kies deze optie om registraties te koppelen en facturatie-instellingen toe te voegen
- Prospect – Voor potentiële klanten waarbij je registraties wilt koppelen, maar nog niet factureert
- Eigen bedrijf – Gebruik deze optie om niet-factureerbare tijd binnen je eigen organisatie te registreren
- Andere – Gebruik deze optie als je enkel de contactgegevens van de relatie wilt opslaan
Land
Selecteer het land waarin de relatie gevestigd is door dit in de keuzelijst te selecteren.
Eigen bedrijf
Als je meerdere bedrijven in AdminPulse hebt, selecteer dan het eigen bedrijf waaraan je de relatie wilt koppelen.