Het is mogelijk om een volledige migratie van je klantenlijst vanuit Excel te laten uitvoeren door AdminPulse. Onderaan in de bijlage van dit artikel vind je het Excel-sjabloon dat hiervoor gebruikt moet worden, met al een aantal voorbeelden.
In het eerste tabblad van het Excel-document staan de instructies voor het gebruik van de Excel.
In het tweede tabblad staan de relaties die als klant geïmporteerd zullen worden. Bijkomende kolommen die niet voorzien zijn in het standaarddocument, worden niet geïmporteerd.
In het derde tabblad kan je de gegevens invoeren van gelinkte relaties.
Hieronder vind je een korte beschrijving van de mogelijke velden die worden geïmporteerd.
Tab Relaties
Enkele belangrijke kolommen en uitleg:
- Status: De opties zijn Klant, Prospect, Eigen Bedrijf, Andere
- Type: Persoon of Bedrijf of Eenmanszaak
- Naam en Voornaam: voor een Persoon is het belangrijk dat de twee ingevuld zijn
- Naam: Geen (afkorting van de) vennootschapsvorm opnemen in dit veld
- Klantcode: Intern dossiernummer in het kantoor
- Nr. boekhouding: Zorgt voor de link tussen AdminPulse en je boekhoudpakket bij de export van facturen
- Rechtsvorm: Waarde kiezen uit keuzelijst die je in AdminPulse terugvindt
- Ondernemingsnummer: enkel in te vullen voor bedrijven/eenmanszaken. Let goed op dat de voorloopnul correct is ingevuld. Tip: gebruik het '-teken om ervoor te zorgen dat Excel deze voorloopnul niet verwijdert.
- BTW-nummer: enkel in te vullen voor bedrijven en eenmanszaken
- Rijksregisternummer: enkel in te vullen voor natuurlijke personen
- Oprichtingsdatum: Startdatum in het KBO
- Startdatum: Startdatum als klant van het kantoor
- Geboorteland: Waarde kiezen uit keuzelijst die je in AdminPulse terugvindt
- Nationaliteit: Waarde kiezen uit keuzelijst die je in AdminPulse terugvindt
- E-mail factuur: Enkel indien afwijkend van het adres uit kolom V 'E-mail'
- Boekhoudsoftware: Waarde kiezen uit keuzelijst die je in AdminPulse terugvindt
- Dossiermedewerkers : U kan het e-mail adres van de medewerker opgeven. Opgelet: de medewerkers moeten bestaan binnen AdminPulse alvorens we de Excel import kunnen uitvoeren.
- Betaalmethode: Keuze uit: Manueel en Domiciliëring
In het Excel-document vind je deze informatie ook terug door met de muis over het rode driehoekje in de cellen te gaan.
Tab Gelinkte relaties
Het is mogelijk om een link tussen twee relaties te maken, op basis van het
- BTW-nr
- Rijksregisternummer
Dit maakt het dus mogelijk om bijvoorbeeld voor een vennootschap de verscheidene bedrijfsleiders te importeren. Let wel, indien we de link op basis van naam moeten leggen, moet deze naam exact overeenkomen met de naam in de sheet "Relaties".
Belangrijk: beide relaties moeten bestaan in het eerste tabblad!
Onderstaande types worden momenteel ondersteund:
- Contact
- Bedrijfsleider
- Partner
- Aandeelhouder
- Auditeur
- Controle door andere middelen
- Lasthebber
- Begunstigde
- Kind