Wil je je klantenlijst eenvoudig naar AdminPulse migreren? Dit kan met een Excel-bestand, waarmee wij de migratie voor je uitvoeren.
In dit artikel lees je hoe je de migratie voorbereidt, het Excel-bestand correct invult en de migratie laat uitvoeren.
Onderaan het artikel vind je een Excel-sjabloon met voorbeelden, zodat je direct aan de slag kunt.
Stappenplan voor de migratie van je klantenlijst
1. Contacteer AdminPulse
Stuur een e-mail naar planning@adminpulse.be om een afspraak te maken voor de migratie van je klantenlijst. Zodra je aanvraag is ingediend, plannen we de migratie in en ontvang je alle details per e-mail.
2. Vul het Excel-bestand correct in
Het Excel-bestand bevat drie tabbladen:
- Tabblad 1 (‘Instructies’): Bevat richtlijnen voor het invullen van het document.
- Tabblad 2 (‘Relaties’): Hier vul je gegevens in van alle relaties die geïmporteerd moeten worden.
- Tabblad 3 (‘Gelinkte Relaties’): Enkel invullen als je bepaalde relaties aan elkaar wilt linken (dit maakt geen nieuwe relaties aan).
Meer uitleg over hoe je dit bestand invult, vind je verderop in het artikel.
👉 Het correct en volledig invullen van de gegevens is uiterst belangrijk. De kwaliteit van de aangeleverde gegevens bepaalt hoe vlot en succesvol de import verloopt. Ontbrekende of foutieve gegevens kunnen extra controles vereisen en ertoe leiden dat de migratie wordt uitgesteld.
3. Verstuur het bestand
Upload het ingevulde bestand via adminpulse.wetransfer.com.
- Ga naar adminpulse.wetransfer.com.
- Klik op "Bestanden toevoegen" en selecteer je bestand (max. 50 GB per bestand).
- Vul je e-mailadres in voor een bevestiging.
- Klik op "Versturen".
4. AdminPulse voert de migratie uit
We zetten je gegevens over naar AdminPulse zodat relaties worden aangemaakt en gelinkt. De import gebeurt snel en efficiënt.
5. Opvolging en afronding van de migratie
Je kunt de voortgang van de migratie opvolgen in AdminPulse door de lijst met relaties te bekijken (Relatiedossiers > Relaties). Nieuwe relaties verschijnen terwijl je het platform gewoon kunt blijven gebruiken.
Nadat de import is afgerond, krijg je een bevestiging en staan je relaties klaar in AdminPulse. Als er fouten zijn opgetreden tijdens de import, word je hierover geïnformeerd.
Hoe vul je het Excel-bestand correct in?
Het tabblad 'Relaties’ invullen (verplicht)
👉 Alle te importeren relaties moeten in het tabblad 'Relaties' worden ingevuld. Relaties die hier ontbreken, worden niet geïmporteerd.
Voorbereiding voor een succesvolle import
Voor een vlotte en nauwkeurige import raden we aan om de gegevens in het tabblad 'Relaties' zorgvuldig na te kijken en aan te vullen. Dit helpt de kwaliteit van de gegevens in AdminPulse te verbeteren en voorkomt handmatige correcties achteraf.
Extra informatie importeren?
Wil je extra gegevens laten importeren in velden die niet standaard in het Excel-bestand staan, maar wel in de interface beschikbaar zijn? Neem vooraf contact met ons op, zodat we kunnen nagaan of dit mogelijk is.
Werk je met meerdere eigen bedrijven? Voeg dan een kolom 'Eigen bedrijf' toe om ervoor te zorgen dat de relaties aan de juiste entiteit worden gekoppeld.
Belangrijke velden
De tabel hieronder bevat een overzicht van belangrijke velden in het 'Relaties'-tabblad.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Status* | De opties zijn Klant, Prospect, Eigen Bedrijf, Andere |
| Type* | Persoon of Bedrijf of Eenmanszaak. |
| Naam* & Voornaam* | Voor een Persoon is het belangrijk dat de twee ingevuld zijn |
| Naam* | Zonder (afgekorte) vennootschapsvorm (bv. geen ‘BV’ of ‘NV’). |
| Klantcode | Intern dossiernummer in je kantoor |
| Nr. boekhouding | Zorgt voor de link tussen AdminPulse en je boekhoudpakket bij de export van facturen |
| Rechtsvorm | Waarde uit keuzelijst in AdminPulse. |
| Ondernemingsnummer | Enkel in te vullen voor bedrijven en eenmanszaken. Let goed op dat de voorloopnul correct is ingevuld. Tip: gebruik het '-teken om ervoor te zorgen dat Excel deze voorloopnul niet verwijdert. |
| BTW-nummer | Enkel voor bedrijven en eenmanszaken. |
| Rijksregisternummer | Enkel voor natuurlijke personen. |
| Oprichtingsdatum | Startdatum in het KBO. |
| Startdatum | Startdatum als klant van het kantoor |
| Geboorteland | Waarde uit keuzelijst in AdminPulse. |
| Nationaliteit | Waarde uit keuzelijst in AdminPulse. |
| E-mail factuur | Enkel invullen als dit adres anders is dan de e-mail in kolom V ‘E-mail’. |
| Boekhoudsoftware | Waarde uit AdminPulse. |
| Dossiermedewerkers | E-mailadres van de medewerker (moet reeds bestaan in AdminPulse voor de Excel import). |
| Betaalmethode | Keuze uit Manueel of Domiciliëring. |
* = Verplichte velden
Het tabblad ‘Gelinkte relaties’ invullen
In het tabblad 'Gelinkte relaties' geef je aan welke relaties aan elkaar gekoppeld moeten worden, bijvoorbeeld een vennootschap aan haar bedrijfsleiders.
👉 Belangrijk:
- Het tabblad 'Gelinkte relaties' maakt geen nieuwe relaties aan – het legt enkel links vast.
- Alle relaties in dit tabblad moeten al voorkomen in het tabblad ‘Relaties’.
Wanneer je een relatie koppelt aan een andere, verschijnt deze na de import in de sectie 'Gelinkte relaties' in de relatiefiche van de eerste entiteit.
💡Meer weten over gelinkte relaties? Lees hier verder: Het Relatiedossier - sectie Gelinkte relaties.
Hoe worden relaties gekoppeld?
Bij de import kunnen relaties aan elkaar gekoppeld worden op basis van:
- Ondernemingsnummer
- Rijksregisternummer
- Naam
💡Tip: Wanneer een naam meerdere keren voorkomt, is een match niet mogelijk. Gebruik daarom bij voorkeur de unieke BTW- of Rijksregisternummers voor nauwkeurige koppelingen.
👉 Zorg ervoor dat het veld waarmee je koppelt correct is ingevuld in het tabblad ‘Relaties’. Als je geen rijksregisternummer hebt ingevuld, kun je geen koppelingen op basis daarvan maken.
Ondersteunde link-types
De volgende link-types zijn mogelijk:
- Contact
- Bedrijfsleider
- Partner
- Aandeelhouder
- Auditeur
- Controle door andere middelen
- Lasthebber
- Begunstigde
- Kind
Hoe vul je het tabblad 'Gelinkte relaties' correct in?
In het tabblad 'Gelinkte relaties' vul je de volgende informatie in:
-
Kolommen A-D (groen gemarkeerd)
Vul hier de relatie in waaraan gekoppeld wordt. De koppeling kan gemaakt worden op basis van een ondernemingsnummer, een rijksregisternummer of een naam. -
Kolom E (oranje gemarkeerd)
Specificeer hier het type link (bijvoorbeeld bedrijfsleider, partner, contact, enz.). -
Kolommen F-M (blauw gemarkeerd)
Vul hier in wie gekoppeld moet worden. Indien relevant, kun je in deze kolommen ook informatie over aandelen, stemrechten en mandaten toevoegen.