AdminPulse ondersteunt meerdere eigen bedrijven binnen één gedeelde AdminPulse-omgeving. Dit is handig als je kantoor uit verschillende vennootschappen of werkmaatschappijen bestaat.
Je maakt elke medewerker maar één keer aan. Medewerkers kunnen registreren op relaties van elk eigen bedrijf en zien in het Taak overzicht hun taken over de bedrijven heen. Je kan ook rapporteren over meerdere bedrijven, terwijl elk bedrijf zijn eigen instellingen kan behouden, zoals factuursjablonen, factuurnummering en koppelingen voor facturatie.
👉 Elke relatie hoort bij één eigen bedrijf. Werk je voor dezelfde klant vanuit twee eigen bedrijven? Dan maak je voor elk bedrijf een afzonderlijk relatiedossier aan.
In dit artikel lees je hoe je een extra eigen bedrijf toevoegt, welke gegevens en instellingen per bedrijf gelden, wat je over de bedrijven heen deelt en hoe je relaties, facturatie en filters gebruikt met meerdere eigen bedrijven.
Een extra eigen bedrijf toevoegen
👉 Nadat je een extra eigen bedrijf hebt toegevoegd, kan je het zelf niet meer verwijderen. Je kan de gegevens ervan wel blijven aanpassen.
Heb je de nodige rechten om eigen bedrijven aan te maken? Dan kan je zelf een extra eigen bedrijf toevoegen:
- Ga naar het tandwiel-icoon om de instellingen te openen > Eigen bedrijf.
- Klik op + Eigen bedrijf toevoegen.
- Vul de Naam, het Ondernemingsnummer en het Land in.
- Klik op Toevoegen.
Bovenaan het scherm Eigen bedrijf verschijnt een extra tabblad voor het nieuwe eigen bedrijf. Open dit tabblad om de overige gegevens aan te vullen.
💡 Bij het toevoegen van een eigen bedrijf raadpleegt AdminPulse meteen de KBO op basis van het ondernemingsnummer. AdminPulse vult de volgende velden aan als ze nog leeg zijn: Telefoon, E-mail, Rechtsvorm en Adres. De naam die je zelf hebt ingevuld, blijft ongewijzigd.
Wordt de onderneming gevonden in de KBO? Dan vult AdminPulse ook het BTW-nummer in: de landcode, gevolgd door het ondernemingsnummer.
👉 Wordt het ondernemingsnummer niet gevonden in de KBO? Dan vul je de gegevens zelf aan op het tabblad van het nieuwe bedrijf.
💡 Wanneer je een eigen bedrijf toevoegt, voert AdminPulse automatisch een aantal voorbereidingen uit:
- AdminPulse maakt de boekjaren aan;
- AdminPulse maakt een relatie van het type Eigen bedrijf aan;
- AdminPulse kopieert de documentsjablonen;
- AdminPulse koppelt de standaard e-mailsjablonen;
- AdminPulse maakt de e-mailhandtekeningen aan.
Wat stel je per eigen bedrijf in en wat wordt gedeeld?
Sommige gegevens en instellingen gelden voor één eigen bedrijf. Andere zijn beschikbaar in je volledige AdminPulse-omgeving of kunnen aan meerdere eigen bedrijven worden gekoppeld.
| Onderdeel | Werking met meerdere eigen bedrijven |
|---|---|
| Relaties | Elke relatie hoort bij één eigen bedrijf. |
| Medewerkers | Elke medewerker bestaat één keer in de AdminPulse-omgeving en hoort bij één eigen bedrijf, maar kan werken voor relaties van alle eigen bedrijven. |
| Teams | Teams bestaan op omgevingsniveau en kunnen aan één of meerdere eigen bedrijven worden gekoppeld. |
| Boekjaren en factuurnummering | Elk eigen bedrijf heeft zijn eigen boekjaren en nummering. |
| Feestdagen | Deze stel je per eigen bedrijf in. |
| Brief- en factuursjablonen | Een sjabloon kan voor één eigen bedrijf of voor alle eigen bedrijven gelden. |
| E-mailhandtekeningen, e-mailinstellingen en MagicMail | Deze stel je per eigen bedrijf in. |
| Koppelingen voor facturatie | Deze stel je per eigen bedrijf in. |
| Prijstabellen, prijsprofielen, prijslijstitems en labels | Deze worden gedeeld over de volledige omgeving. |
| Algemene instellingen | Deze stel je meestal per eigen bedrijf in. Instellingen met een wereldbol-icoon gelden voor alle bedrijven. |
| Unieke ID code (van een relatie) | AdminPulse maakt deze code automatisch aan. De code is uniek binnen de volledige omgeving. |
| Klantcode | AdminPulse controleert op dubbele klantcodes binnen de volledige omgeving. |
| Nr. boekhouding | AdminPulse controleert op dubbele nummers binnen hetzelfde eigen bedrijf. |
👉 AdminPulse waarschuwt je voor dubbele waarden, maar je kan de gegevens toch opslaan.
Algemene instellingen
Zodra je meerdere eigen bedrijven hebt, toont het scherm Algemene instellingen een afzonderlijk tabblad voor elk bedrijf.
Sommige instellingen gelden voor je volledige omgeving. Je herkent ze aan het wereldbol-icoon. Pas je zo’n instelling op één tabblad aan? Dan geldt de wijziging meteen voor alle eigen bedrijven.
De volgende instellingen gelden voor de volledige omgeving:
- de volledige sectie Kwaliteitstoetsing;
- Verplicht toewijzen van een relatie aan documenten en Documenten die ondertekening vereisen;
- de instellingen voor het uploaden en verwerken van een volmachtenlijst;
- Registraties vergrendelen toegestaan, Registraties toegestaan vanaf, Afwezigheden toegestaan vanaf en Registraties van overuren toegestaan op een afwezigheidsdag;
- Tijdsregistratie uit het Taakbord en Standaard prijslijstitem voor tijdsregistratie vanuit het Taakbord;
- Gebruik hetzelfde formaat voor klantcode voor alle eigen bedrijven en Gebruik hetzelfde formaat voor nr. boekhouding voor alle eigen bedrijven;
- Medewerkersprofielen hernoemen.
Medewerkers en teams
Je maakt elke medewerker maar één keer aan in je omgeving. Elke medewerker hoort wel bij precies één eigen bedrijf. Je stelt dit in via het veld Eigen bedrijf op de medewerkerfiche. Dit bedrijf bepaalt onder meer de standaard prijslijst en de afwezigheidsteller van de medewerker.
Een medewerker kan registreren op relaties van alle eigen bedrijven.
Teams bestaan voor je volledige omgeving. Je kan een team wel aan één of meerdere eigen bedrijven koppelen. De medewerkers en relaties van een gekoppeld bedrijf worden dan automatisch lid van dat team. AdminPulse houdt deze bedrijfsgebonden teamtoekenningen automatisch bij.
Verplaats je een medewerker of relatie naar een ander eigen bedrijf? Dan verwijdert AdminPulse de teams die via het vorige bedrijf waren toegekend. Een team dat je ook manueel had toegekend, blijft behouden.
💡 Met teams kan je de toegang tot de gegevens van een eigen bedrijf afschermen. Lees hoe je dit instelt in Eigen bedrijf teams: toegang afschermen per eigen bedrijf.
Feestdagen
Je stelt de feestdagen per eigen bedrijf in. Bij registraties houdt AdminPulse rekening met de feestdagen van het eigen bedrijf waartoe de medewerker behoort.
Brief- en factuursjablonen
Je kan brief- en factuursjablonen aan één eigen bedrijf koppelen of voor alle eigen bedrijven gebruiken. Filter je op één bedrijf, dan toont AdminPulse de sjablonen van dat bedrijf en de sjablonen die voor alle bedrijven gelden.
Voor factuursjablonen kan je per eigen bedrijf een eigen lay-out en logo gebruiken.
In het Overzicht actieve factuursjablonen per eigen bedrijf zie je per bedrijf, sjabloontype en taal welk sjabloon actief is. De iconen tonen de volgende informatie:
- een rood waarschuwingsteken: voor deze combinatie is geen factuursjabloon beschikbaar;
- een info-icoon: AdminPulse gebruikt een sjabloon van een ander type;
- een wereldbol-icoon: AdminPulse gebruikt een sjabloon dat voor alle eigen bedrijven geldt.
Facturatie en nummering
Elk eigen bedrijf heeft zijn eigen boekjaren en factuurnummering. Per bedrijf stel je het formaat, de startwaarde en de doorlopende teller voor facturen en creditnota’s in. De nummering van de verschillende bedrijven loopt dus niet door elkaar.
Ook de koppelingen voor facturatie stel je per eigen bedrijf in. Dit geldt onder meer voor de exportstrategie naar het boekhoudpakket, het formaat van de elektronische factuur en de geconnecteerde platformen. Elk bedrijf kan dus een andere koppeling gebruiken.
Bij de volgende acties houdt AdminPulse rekening met het eigen bedrijf:
- je kan alleen facturen van hetzelfde eigen bedrijf samenvoegen;
- je kan alleen facturen van één eigen bedrijf tegelijk exporteren. Selecteer daarom één eigen bedrijf via Geavanceerde filters of selecteer alleen facturen die bij hetzelfde eigen bedrijf horen.
Opdrachtsjablonen
Bij meerdere eigen bedrijven krijgt het overzicht van de opdrachtsjablonen de extra kolom Eigen bedrijf. In deze kolom kies je voor welk bedrijf het sjabloon geldt. Kies je geen eigen bedrijf? Dan staat in de kolom Gebruik de relatie instelling en volgt het sjabloon het eigen bedrijf van de relatie.
Documenten, MagicMail en e-maildomeinen
Elk eigen bedrijf heeft een eigen MagicMail-adres. Stuur je een document naar het adres van een bepaald bedrijf? Dan komt het document bij dat bedrijf terecht. Je vindt en wijzigt het adres via Algemene instellingen op het tabblad van het eigen bedrijf, bij Adres voor mail naar 'Documenten' (in aan, cc of bcc).
Gebruiken meerdere eigen bedrijven hetzelfde e-maildomein? Zodra het domein voor één eigen bedrijf is geverifieerd, hoef je het voor de andere eigen bedrijven niet opnieuw te verifiëren. AdminPulse toont dan de status Geverifieerd via ander eigen bedrijf.
Meldingen
Via Instellingen voor meldingen stel je per eigen bedrijf in of je meldingen wil ontvangen. Zo kan je bijvoorbeeld alleen de relaties volgen van het bedrijf waarvoor je werkt.
De keuze per eigen bedrijf heeft alleen effect wanneer je ook meldingen voor alle relaties hebt ingeschakeld.
Relaties bij meerdere eigen bedrijven
Een relatie toevoegen
Wanneer je een relatie toevoegt, kies je bij welk eigen bedrijf de relatie hoort. Dit geldt zowel wanneer je een relatie toevoegt vanuit de KBO als wanneer je een relatie manueel toevoegt.
💡 AdminPulse stelt standaard het eigen bedrijf voor van de medewerker die de relatie aanmaakt. Je kan dit tijdens het aanmaken nog wijzigen.
Bestaande relaties zoeken
In de sectie Identificatie van het relatiedossier zie je bij welk eigen bedrijf de relatie hoort.
Via Meer filters in het relatieoverzicht kan je relaties van één of meerdere eigen bedrijven tonen.
Een relatie naar een ander eigen bedrijf verplaatsen
👉 Je kan het veld Eigen bedrijf op een bestaande relatie wijzigen. AdminPulse voert dan automatisch de volgende aanpassingen uit:
- AdminPulse verwijdert de factuursjablonen die op de relatie waren ingesteld;
- AdminPulse verplaatst de factuurvoorstellen van de relatie naar het nieuwe eigen bedrijf;
- AdminPulse herberekent de teams en verwijdert teams die via het vorige eigen bedrijf waren toegekend. Teams die je ook manueel had toegekend, blijven behouden;
- AdminPulse voert de foutcontroles op de opdrachten van de relatie opnieuw uit.
👉 Een opdracht kan bij een ander eigen bedrijf horen dan de relatie. Je kiest dit bij Opdracht toevoegen of op de opdracht zelf. Vul je geen eigen bedrijf in? Dan volgt de opdracht het eigen bedrijf van de relatie.
Werken over de eigen bedrijven heen
Interne facturatie
Werkt een medewerker van het ene eigen bedrijf voor een relatie van een ander eigen bedrijf? Dan kan je die prestaties onderling doorrekenen. AdminPulse maakt hiervoor een factuur van het bedrijf van de medewerker aan het eigen bedrijf van de relatie.
👉 Om een eigen bedrijf intern te kunnen factureren, vul je bij dat bedrijf het veld Relatie interne facturatie in. Dit veld staat op het scherm Eigen bedrijf en verwijst naar de relatie van het type Eigen bedrijf van dat bedrijf. De gekoppelde relatie moet ook een facturatieplanning zonder opdracht hebben.
💡 Je kan een interne factuur niet samenvoegen met een andere factuur, ook niet met een andere interne factuur. Lees meer in Werken met interne facturatie: configuratie en gebruik.
Volmachten
Wanneer je een volmachtenlijst inleest, zoekt AdminPulse op basis van het ondernemings- of btw-nummer van de volmachthouder welk eigen bedrijf het betreft. Nieuwe relaties komen automatisch onder dat eigen bedrijf terecht. Zo kan je één lijst inlezen voor je volledige omgeving.
👉 AdminPulse slaat een regel over in de volgende situaties:
- het ondernemings- of btw-nummer van de volmachthouder komt niet overeen met een eigen bedrijf in je omgeving;
- de relatie hoort al bij een ander eigen bedrijf.
Filteren op eigen bedrijf
Zodra er twee eigen bedrijven bestaan, verschijnt op verschillende overzichtsschermen een extra filter. Daarmee selecteer je één of meerdere eigen bedrijven.
| Menugroep | Schermen |
|---|---|
| Registratie | Overzicht |
| Relatiedossiers | Relaties, Facturatieplanningen, Taakplanningen en Interacties |
| Facturatie | Open registraties, Factuurvoorstellen, Facturen, Verrichtingen en Interne facturatie |
| Taken | Taak overzicht, Taaklijst, Taak dashboard, Medewerkerscapaciteit, Matrix toewijzingen per relatie en Matrix taakplanning per relatie |
| Documenten | Documenten en E-mails |
| Hrm | Uren per medewerker, Afwezigheden per medewerker en Afwezigheden kalender |
| Rapporten | Rapporten |
| Instellingen | Medewerkers |
Op sommige schermen staat de filter bovenaan, zoals in het scherm Registratie > Overzicht. Op andere schermen, zoals de facturatieschermen, vind je de filter bij Geavanceerde filters / Meer filters.
👉 Het Dashboard (het startscherm) en Afwezigheden tellers werken met één eigen bedrijf tegelijk. Op deze schermen kies je één bedrijf uit de keuzelijst.
💡 Goed om te lezen
Deze artikels sluiten aan bij de functies in dit artikel:
- Eigen bedrijf: de gegevens van je kantoor invullen en beheren
- Eigen bedrijf teams: toegang afschermen per eigen bedrijf
- Per opdracht een eigen bedrijf instellen
- Hoe gebruik je hetzelfde formaat voor de klantcode en het nummer boekhouding per eigen bedrijf?
- Werken met interne facturatie: configuratie en gebruik
- FAQ - Kan ik een eigen bedrijf verwijderen of inactief maken?