Het Registraties-scherm (Registratie > Overzicht) biedt een helder overzicht van al je registraties. Het scherm bestaat uit twee hoofdonderdelen:
- Filters bovenaan: Hiermee kan je specifieke registraties selecteren die je wilt bekijken.
- Registratielijst onderaan: Een overzicht van de gefilterde registraties, waar je verschillende acties kunt uitvoeren, zowel individueel als globaal.
Met deze handleiding leer je alles over het gebruik van filters, de informatie in de lijst en het uitvoeren van acties.
Bovenste deel: filters
De filters bovenaan het registratiescherm helpen je om specifieke registraties te vinden. Je kan de volgende filters instellen:
- Gebruiker: Kies van wie je de registraties wilt zien.
- Relatie: Selecteer een specifieke relatie.
- Periode: Selecteer een periode, zoals "Vandaag", "Deze maand" of stel een aangepaste periode in met begin- en einddatums.
- Type prijslijstitem: Filter op het type prijslijstitem.
- Taaksjabloon: Filter registraties op basis van een specifiek taaksjabloon.
- Prospect/Klant/Eigen bedrijf: Kies of de registraties betrekking hebben op een prospect, een klant of interne activiteiten binnen je eigen bedrijf.
De resultaten kan je sorteren en verder filteren, direct binnen de kolommen van de registratielijst:
- Op Type: Tijd, Product/Kost, Afstand, Afwezigheid of Recup.
- Op facturatie eigenschap: Factureerbaar, Binnen forfait, Nooit factureren of Factuur.
Wanneer een extra filter is toegepast op een kolom, kleurt het kleine filtericoontje naast de kolomnaam rood. Hierdoor zie je snel welke extra filters momenteel actief zijn.
Om de gegevens in een kolom te sorteren, klik je op de kolomnaam. Je kan de gegevens oplopend of aflopend sorteren. Een klein driehoekje naast de kolomnaam toont dat er een sortering actief is en geeft de richting van de sortering aan.
Geavanceerde filters
Als de gewenste filteroptie niet zichtbaar is, klik op 'Geavanceerde filters' om extra filtermogelijkheden te activeren, zoals labels, factuurdatum, relatiegroep, opdrachtsjabloon en meer.
Direct beschikbare informatie
Bovenaan het scherm worden, op basis van de ingestelde filters, automatisch de volgende waarden weergegeven:
- Totale tijd: Het totale aantal uren en minuten van de gefilterde registraties.
- Gemiddeld bedrag per uur: Het berekende gemiddelde uurtarief, berekend als het factureerbare bedrag gedeeld door het totale aantal uren.
- Geregistreerd bedrag: Het bedrag dat oorspronkelijk geregistreerd is, ongeacht eventuele wijzigingen tijdens de facturatie.
- Factureerbaar bedrag: Het bedrag dat gefactureerd kan worden, berekend op basis van uitsluitend de factureerbare registraties in de lijst.
- Totaal: De som van de facturatiebedragen voor de geselecteerde registraties. Voor niet-aangepaste registraties is dit gelijk aan het geregistreerde bedrag.
Onderste deel: Registratielijst
De registratielijst toont alle registraties die voldoen aan de ingestelde filters. Per registratie krijg je de volgende details te zien:
- Datum: De datum waarop de registratie betrekking heeft.
- Gebruiker: De persoon die de registratie heeft ingevoerd.
- Relatie: De relatie waarvoor de registratie gemaakt is.
- Registratiedetails: Informatie zoals het type registratie (tijd, kosten, afstand), begin- en eindtijd, hoeveelheid (uren, producten of kilometers), opdracht, taak en andere relevante gegevens.
- Factureerbaar: Geeft aan of de registratie gefactureerd kan worden.
- Binnen forfait: Toont of de registratie binnen het forfaitair valt.
- Nooit factureren: Voor registraties die niet op een factuur mogen verschijnen (ook niet op een factuurvoorstel).
- Factuur: Geeft aan of een registratie is gefactureerd op een genummerde factuur of op een factuurvoorstel staat (met een klikbare link).
- Opmerking: Een tekstballon verschijnt als er opmerkingen zijn ingevuld.
Kolommen aanpassen
Via de knop "Kolommen aanpassen" bovenaan de lijst kan je zelf bepalen welke informatie je zichtbaar wilt maken.
Actiemogelijkheden in het Registraties-scherm
Acties per registratie
Met individuele acties kan je een enkele registratie aanpassen. Klik op de bijbehorende knop in de "Acties"kolom om:
- Niet-gefactureerde registraties: Toevoegen aan een nieuw factuurvoorstel, bewerken of verwijderen.
- Registraties op een factuurvoorstel: Terugzetten als "te factureren" of bekijken.
- Gefactureerde registraties: Alleen bekijken (maar niet aanpassen).
Globale acties
Door één of meerdere registraties te selecteren, kan je globale acties uitvoeren:
- Veld aanpassen: Pas meerdere registraties in één keer aan, bijvoorbeeld naar "Nooit factureren," "Binnen forfait," of "Factureerbaar."
- Toevoegen aan factuurvoorstel: Selecteer meerdere registraties en voeg ze in één klik toe aan een factuurvoorstel.
Registratie/Afwezigheid/Recup toevoegen
In het Registraties-scherm kan je een nieuwe registratie of afwezigheid toevoegen, zowel voor jezelf als voor een andere gebruiker. Volg de onderstaande stappen afhankelijk van de situatie.
Registratie/Afwezigheid/Recup toevoegen voor jezelf
- Klik op 'Toevoegen': Rechtsboven in het scherm vind je de groene knop 'Toevoegen'.
- Wil je een Afwezigheid of Recup toevoegen? Klik dan op de driehoek naast 'Toevoegen' en selecteer de gewenste optie in het dropdownmenu.
- Vul de details in: Vul alle benodigde informatie in, zoals het type, begin- en eindtijd, hoeveelheid, omschrijving, communicatieverslag en andere relevante gegevens.
- Opslaan: Klik op 'Registreren' of 'Opslaan' om de registratie of afwezigheid vast te leggen. De nieuwe registratie wordt toegevoegd.
Registratie/Afwezigheid/Recup toevoegen voor een andere gebruiker
- Selecteer de gebruiker: Gebruik de filter 'Gebruiker' bovenaan het scherm en kies de gebruiker waarvoor je een registratie of afwezigheid wilt toevoegen.
- Klik op de driehoek naast 'Toevoegen': Zodra je de juiste gebruiker hebt geselecteerd, klik je rechtsboven op de driehoek naast de groene knop 'Toevoegen.' Je ziet opties om een registratie, afwezigheid of recup-tijd toe te voegen.
- Vul de details in: Voer de nodige gegevens in, zoals type, tijdsduur, opdracht of reden van de afwezigheid.
- Opslaan: Klik op 'Registreren' of 'Opslaan' om de registratie vast te leggen.
Exporteren naar Excel
Exporteer de lijst met registraties naar Excel, gebaseerd op de ingestelde filters. Bij het exporteren worden extra kolommen toegevoegd, zoals:
- Creatiedatum: Wanneer de registratie is aangemaakt.
- Gemaakt door: De gebruiker die de registratie heeft ingevoerd.
- Laatst aangepast: De datum waarop de registratie als laatste werd aangepast.
- Laatst aangepast door: Wie de aanpassing heeft gedaan.
Registraties die automatisch door AdminPulse worden gegenereerd, tonen "no-reply@syneton.be" als gebruiker.