Het relatiedossier

In het relatiedossier bewaar je alle gegevens betreffende de klant.

Open een relatiedossier door een relatie te kiezen uit de lijst (Relatiedossiers > Relaties), een naam in te geven in de zoekbox linksboven of te klikken op een van de recent geopende relaties daaronder. Hoe je een relatiedossier opent vanuit andere pagina's in AdminPulse lees je hier.

 

Tip: Gebruik je het relatiedossier om gegevens met je klant te overlopen, dan kan je ervoor kiezen om de Recent geopende relaties te verbergen. Zo kan hij niet zien voor welke andere klanten je recent gewerkt hebt. 

 

 

Als het relatiedossier opent, zie je bovenaan een blauwe balk met enkele relevante gegevens.

Klik op het telefoonicoon om de relatie meteen via Skype (of een andere VoIP app) te bellen. Je kan ze ook meteen een e-mail sturen via het enveloppe-icoon. Als dit niet werkt, vind je gedetailleerde instructies over hoe je dit kan instellen in de  Tips & Tricks.
De communicatiegegevens die hier worden getoond, zijn de gegevens in het vak Communicatie > Communicatiekanalen die gemarkeerd zijn met een zwart sterretje.

Een klik op Onbetaalde facturen brengt je rechtstreeks naar de openstaande facturen van die klant. Volledigheid dossier geeft aan welke gegevens nog ontbreken om het dossier te vervolledigen. Klikken op Aantal documenten brengt je naar de documenten van die relatie die zich reeds in AdminPulse bevinden.

Via de knop openklappen maak je meteen alle secties zichtbaar. Zo kan je gemakkelijk via het zoekveld in je browser (via CTRL+F) een bepaald veld zoeken.

 

Het relatiedossier kan uit een verschillende aantal vakken bestaan, afhankelijk van de status en het type van de relatie. Deze vakken zijn:

• Identificatie
• Gelinkte relaties
• Communicatie
• Facturatie
• Accountant info
• Brieven
• Legaal
• Fiscaal
• Anti-witwas
• UBO
• Taakbeheer

Identificatie

In het vak Identificatie vind je een aantal algemene gegevens over de relatie terug.

Enkele specifieke velden:

• Status: De status geeft het soort relatie aan. Je hebt hier keuze tussen een Prospect, een Klant, een Eigen bedrijf of Andere. Relaties waar je gegevens van bijhoudt omdat ze contactpersonen voor andere dossiers zijn zet je best op Andere.

• Type relatie: Bedrijf / Eenmanszaak / Persoon.

• Dossierverantwoordelijke / Dossiermedewerker: Hier kan je aangeven wie voor dit dossier deze profielen invult. Taken kunnen dan ook automatisch aan deze mensen toegekend worden vanuit de Taaksjablonen.

• Teams: Deze instelling laat je toe om medewerkers toegang te geven tot bepaalde relaties door ze onder te brengen in de juiste teams. Meer over teams.

• Unieke ID code: AdminPulse geeft aan elke relatie automatisch een unieke code die technisch nodig is om de relatie te kunnen herkennen
• Klantcode: hier kan je een interne code voor deze klant ingeven

• Korte / commerciële naam: De "onofficiële" naam die je zelf aan je klanten kan geven.

• Taal: Taal van de relatie.
• Einddatum relatie: Als er niet langer prestaties geleverd mogen worden voor een relatie, stel je de einddatum in. Vanaf...

• Nr. Boekhouding: De referentie naar dit dossier in je boekhoudpakket. Dit nummer is belangrijk bij het exporteren van facturen.

• Labels: door het toekennen van labels kan je een relatie indelen in groepen.

• Opmerking: Hier kan je vrije opmerkingen noteren.

• Externe links: Via deze links kan je de gegevens van die relatie in de KBO, het Staatsblad, de NBB en Companyweb opzoeken.

Gelinkte relaties

In dit vak link je andere relatiedossiers aan deze relatie. Om een relatie te linken, klik je op het +-icoon onderaan. De aard van de link kan zijn: contact, partner, controle door andere middelen, begunstigde, lasthebber, bedrijfsleider, aandeelhouder of auditeur. Voor een contact kan je aangeven dat het het belangrijkste contact is met het zwarte sterretje. Dit contact wordt ook bovenaan in de blauwe balk getoond. Aandeelhouders, bedrijfsleiders en controle door andere middelen spelen ook een rol bij de UBO-berekening.

 

     

 

Communicatie

Communicatiekanalen

Hier zet je alle manieren waarop je deze relatie kan bereiken. Mogelijke communicatiekanalen die je kan toevoegen zijn adres, e-mail, telefoon, sociale media, mobiel en postbus.

 

Merk op: de gegevens met een gemarkeerd sterretje worden ook bovenaan getoond in de hoofding van de relatie. Wens je dit niet, dan kan je op het sterretje klikken zodat dit uitgevinkt staat. 

 

Communicatie-instellingen

Als er communicatiekanalen zijn ingegeven, kan je hier instellen welk kanaal waarvoor wordt gebruikt. Stel hier in naar welk adres de facturen moeten verzonden worden. Dit adres wordt dan standaard gebruikt maar kan altijd nog gewijzigd worden. Ook voor taakbeheer kan je hier een e-mailadres opgeven. Dit zal dan gebruikt worden bij deeltaken van het type e-mail. Voor andere communicaties kies je hier eveneens de standaard communicatie-instelling.

Facturatie

Dit vak is alleen zichtbaar bij relaties met de status Klant.

Bovenaan zie je een samenvatting van wat je nog kan factureren.

Daaronder zie je het vak voor de factuurgegevens en instellingen van deze klant. Gegevens die hier worden meegegeven gelden enkel voor deze relatie. Enkele waarden kan je instellen op Gebruik de algemene instelling. Hiervoor wordt dan de waarde gebruikt zoals ingesteld in de Algemene instellingen.

Maak je voor deze relatie steeds facturen met een ander BTW transactietype dan kan je dit al meteen op de relatie instellen. (Is het maar uitzonderlijk, dan kan je dit beter enkel aanpassen op het desbetreffende factuurvoorstel). 

Ook de klantkorting kan hier ingesteld worden. Lees hier meer over deze klantkorting. Tijdens het maken van een factuur kan je die nog wijzigen.

Bij prijstabel kan je een label instellen. Zo koppel je deze relatie aan een bepaalde prijstabel zoals ingesteld onder Registratie > Prijstabellen.

Als je een tekst op elke factuur voor deze klant wil zetten, vul je Tekst op factuur in. Bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van BTW overeenkomstig art. 39bis W. BTW”.
Een tekst die je op al je facturen wil zetten voor al je klanten (bijvoorbeeld "Prettige feestdagen!"), vul je in onder Algemene instellingen > Factuur PDF creatie > Tekst op factuur.

In het vak eronder kan je de facturatieplanning instellen voor deze relatie. Meer info hierover vind je in dit artikel.

Maak je voor een klant geregeld dezelfde registratie (abonnementskosten,...) dan kan je deze in het vak Geplande registraties instellen.

Een geplande registratie toevoegen kan via de +-knop. In het schermpje dat opent kies je een schema en de gewenste data van de planning. Kies een Prijslijst item type en vul de gegevens in. Klik op Opslaan en de registratie zal automatisch op het gegeven tijdstip worden uitgevoerd. Via het info-icoontje kunnen de volgende data geraadpleegd worden waarop deze geplande registratie zal uitgevoerd worden. Hier kan je ze ook wissen.

Via het potloodje kan je al de gegevens van de geplande registratie bekijken en eventueel aanpassen.

 

Accountant info

In dit vak kan je alle informatie invullen betreffende de fiscaliteit en BTW. Hier kan je ook volmachten  toevoegen of een volmachtbrief uploaden. Ook opdrachtbrieven kunnen hier opgesteld of geüpload worden. Meer over opdrachtbrieven vind je hier. De documenten die je hier toevoegt, worden bewaard in het DMS (document management system) van AdminPulse

Einde Boekjaar: je kan hier het Einde Boekjaar aanpassen. Via Boekjaren tonen krijg je een mooi overzichtje van de afgelopen en toekomstige boekjaren en kan je een boekjaar verlengen of verkorten. 

Volgende algemene vergadering: louter ter info. Dit veld kan je aanpassen in de sectie "Legaal". 

Bijberoep: vink dit veldje aan indien het in de relatie gaat om een bijberoep

Kastnummer: hier kan je het referentienummer van een fysiek archief meegeven dat gebruikt wordt om fysieke documenten te raadplegen

Boekhoudsoftware: hier kan je aanduiden welke boekhoudsoftware deze relatie gebruikt

Boekhouding mailbox: hier kan je de mailbox van de boekhouding van deze relatie bijhouden

Boekhouding toegangscode: hier kan je de toegangscode in noteren

Volmachten 

Hier houd je bij over welke volmachten je beschikt voor deze relatie. Je kan deze uiteraard manueel toevoegen en bewerken. Het is ook mogelijk om een mandatenlijst (CSAM-lijst) op te laden die dan door AdminPulse verwerkt wordt. Meer info hierover vind je hier. 

 

 

BTW

Hier vul je alle informatie omtrent de BTW in voor de relatie. 

Fiscaal

In deze sectie kan je aanduiden of er voor deze relatie een voorafbetaling gebeurt. Verder wordt de gestructureerde mededeling voor bij de voorafbetaling automatisch gegenereerd door AdminPulse. 

 

Financieel 

Duid hier aan of deze relatie betaalt via een domiciliëring.  Je kan deze informatie later gebruiken om je bericht in je e-mailsjablonen of  facturatiesjablonen aan te passen als het gaat om een domiciliëring. Klik hier voor meer info. 

Bankrekeningen

Hier kan je de IBAN-nummers van de relatie registreren. Merk op dat AdminPulse bij het invoeren van een Belgisch IBAN-nummer automatisch de BIC en de naam van de bank zal aanvullen. 

Kies je voor een rekening van type "Andere", dan geef je niet langer een IBAN-nummer in, maar kan je in het invuldveld "Bankrekening" de juiste gegevens aanvullen. Hier kan je dan bijvoorbeeld een buitenlands rekeningnummer of een cryptorekening ingeven.

Je kan meerdere bankrekeningen bijhouden. Via het sterretje geef je dan aan welke de standaardrekening is.  

Brieven

In dit vak kan je een brief opstellen om deze achteraf te versturen ter ondertekening. Om je brief aan te maken dien je eerst een briefsjabloon aangemaakt te hebben in de instellingen van je briefsjablonen. 

Legaal

In dit vak kan je alle legale gegevens invullen betreffende de klant. Over de oprichting van zijn bedrijf, zijn missie, over de jaarrekening en de algemene vergadering. De datum van de volgende algemene vergadering kan je automatisch laten berekenen.

 

Oprichting

Hier geef je de gegevens in over de oprichting van de relatie. Deze gegevens zijn louter informatief. 

Datum oprichting: datum waarop de akte van oprichting is geregistreerd

Datum neerlegging oprichting: datum van de neerlegging van de oprichtingsakte

Datum publicatie oprichting:  datum van de publicatie van de oprichting

Oprichting: publicatienr.: het nummer waaronder de oprichting gepubliceerd werd

Munteenheid: hier selecteer je de correcte munteenheid

Geplaatst kapitaal: het bedrag waartoe de aandeelhouders zich verbinden bij de oprichting

Volstort kapitaal: het deel van het geplaatste kapitaal dat het bedrijf effectief heeft ontvangen

Inbreng: de inbreng van de vennoten bij de oprichting 

Sector : hier selecteer je de sector waarin de relatie actief is

 

 

Aandelen 

In de sectie van de Gelinkte relaties geef je in wie de aandeelhouders zijn en over hoeveel aandelen en stemrechten ze beschikken. 

 

Totaal aantal aandelen: geef hier het totaal aantal aandelen in

Aantal onbekende aandelen: AdminPulse berekent automatisch dit veld (het totaal aantal aandelen - de ingegeven aandelen bij de gelinkte relaties)

Totaal aantal stemrechten: geef hier het totaal aantal stemrechten in

Aantal onbekende stemrechten: AdminPulse berekent automatisch dit veld (het totaal aantal stemrechten - de ingegeven stemrechten bij de gelinkte relaties)

Aandelenregister: geef in hoe de aandelen geregistreerd staan. Opmerking: je kan dit veld aanpassen voor meerdere relaties tegelijk via de globale actie > veld aanpassen.

 

Missie

Hier kan je verduidelijken wat de missie is. 

 

Financieel 

Duidt hier wat voor type schema het jaarrekening is en kan je ook andere financiele gegevens aanvullen die tot deze categorie behoren. 

 

Algemene vergadering

Hier kan je de gegevens aanduiden van de algemene vergadering en zal automatisch de volgende algemene vergadering berekend worden. 

Fiscaal

In deze sectie kan je de fiscale gegevens voor de relatie op een gestructureerde manier bijhouden. Met deze informatie worden er geen berekeningen gedaan, dit is louter informatief.

Een nieuwe rij gegevens toevoegen doe je door op het plus-teken te klikken. De rij verwijderen kan door op het vuilbakje te klikken. 

In het overzicht zie je meteen de belangrijkste informatie. Alle velden kan je bekijken door op de "i" te klikken. Indien er opmerkingen werden ingevuld, kan je deze ook meteen raadplegen door met de muis over het tekstballonnetje te gaan. 

Je kan hier ook meteen de bijhorende documenten opladen. Laad je een document op in het scherm, dan kan je kiezen of je AdminPulse het document automatisch laat herkennen of duid je zelf al meteen het juiste documenttype aan.

Opmerking: de documenten die je hier oplaadt zijn uiteraard ook beschikbaar in het documentenscherm. 

Opgelet: als je een document hier verwijdert, zal AdminPulse vragen of je het document enkel uit dit overzicht wilt verwijderen (en het dus nog in het documentenscherm beschikbaar is) of dat je het document overal wilt verwijderen. 

Ook in het overzichtsscherm kan je snel een document toevoegen: 

De velden werden nooit verplicht gemaakt, zo kan je enkel de relevante velden invullen. 

Opmerking: de gegevens die je invult in de fiscale secties kan je via het relatie-overzicht ook exporteren naar excel. 

De volgende velden zijn beschikbaar: 

Wagenpark

Type: keuze uit:  Personenwagen, Vrachtwagen, Lichte vracht, Aanhangwagen, Brommer, Fiets, Step
Merk en type: vul hier het merk en type van het voertuig in
Brandstof: keuze uit: Diesel, Benzine, Hybride diesel, Hybride benzine, Elektrisch, LPG, Spierkracht, Andere
Aankoopdatum: de datum van aankoop van het voertuig
Eerste inschrijving: de datum waarop de eerste inschrijving van het voertuig is gebeurd
Verkoopdatum: de datum waarop het voertuig verkocht werd
Merk op: als deze datum ingevuld is, worden de gegevens van het voertuig doorstreept in het overzicht

Nummerplaat: de nummerplaat van het voertuig
Chassisnummer: het chassisnummer van het voertuig
Tankkaart: hier vul je de gegevens van de tankkaart in
CO2 - NEDC: hier kan je de CO2-NEDC waarde meegeven
CO2 - WLTP: hier kan je de CO2 - WLTP waarde meegeven
Cataloguswaarde: de cataloguswaarde van het voertuig
Aankoopwaarde: het effectief betaalde bedrag bij de aankoop
Bestuurder: Selecteer hier een al bestaande relatie of maak meteen een nieuwe relatie aan door op het plusteken te klikken. Merk op dat de nieuwe relatie standaard een Persoon met als status Andere is. Dit kan je aanpassen indien gewenst. 
Beroepsgebruik: vul hier het percentage beroepsgebruik in
BTW-aftrek: vul hier het percentage BTW-aftrek in
Aftrekpercentage: vult hier het aftrekpercentage in
Type finaciering: kies hier uit Eigendom - leasing - lening- renting
Maatschappij: hier kan je de bijvoorbeeld de leasing maatschappy meegeven
Opmerking: hier kan je zelf nog bijkomende informatie meegeven

Leningen

Kredietinstelling: de instelling van wie er geleend wordt
Referentie: de referentie van de lening
Datum: de startdatum van de lening
Doel: het doel van de lening
Bedrag: het bedrag van de lening
Aflossing: het bedrag van de terugbetaling
Looptijd in maanden: de looptijd van de lening
Opmerking: hier kan je zelf nog bijkomende informatie meegeven

Aftrekbare kosten

Type: keuze uit: Verwarming, Elektriciteit, Water, Telefoon, GSM, Internet, Fax, TV, Andere
Referentie: het referentienummer
Eindgebruiker: Selecteer hier een al bestaande relatie of maak meteen een nieuwe relatie aan door op het plusteken te klikken. Merk op dat de nieuwe relatie standaard een Persoon met als status Andere is. Dit kan je aanpassen indien gewenst. 
Beroepsgebruik: het percentage beroepsgebruik
BTW-aftrek: vul hier het percentage BTW-aftrek in
Opmerking: hier kan je zelf nog bijkomende informatie meegeven

Verzekering

Type: keuze uit: Brand, Gewaarborgd inkomen, Diefstal, Burgerlijke aansprakelijkheid, Hospitalisatie, IPT, VAPZ, Wagen, Vrachtwagen, Fiets, Speedpedelec, Rechtsbijstand, Arbeidsongevallenverzekering, Andere
Maatschappij: de maatschappij waar de verzekering afgesloten werd
Referentie: referentienummer van de verzekering
Datum: de startdaum van de verzekering
Opmerking: hier kan je zelf nog bijkomende informatie meegeven

Onroerend goed

Adres: het adres van het onroerend goed
Perceelnummer: het perceelnummer van het onroerend goed
Eigenaar(s): geef hier de eigenaar mee
Aard: keuze uit: Andere, Appartement, Appartementsblok, Bos, Bouwgrond, Bouwland, Garage, Handelshuis, Hooiland, Huis, Industrieel gebouw, Landbouwexploitatie, Magazijn, Serre, Terrein, Tuin, Vakantieverblijf, Weg, Weiland
Type: keuze uit: Volle eigendom, Naakte eigendom, Vruchtgebruik, Opstal, Erfpacht
Beroepsgebruik: het percentage beroepsgebruik
Kadastraal inkomen: geef hier het kadastraal inkomen in
Maandelijkse huur: geef hier de maandelijkse huur in
Opmerking: hier kan je zelf nog bijkomende informatie meegeven

Anti-witwas

In dit vak kan je een anti-witwasprofiel laten opstellen voor de klant en de documenten laten opmaken en downloaden.

Meer info over de uitgebreide risicoanalyse vind je hier. 

 

 

 

UBO

In dit vak kan je de UBO berekening laten uitvoeren. Meer info hierover in dit artikel.

Taakbeheer

In dit vak kan je voor deze relatie verschillende taakschema's toevoegen in één keer. Klik op de knop Gebruikelijke taakschema's toevoegen. In de modal die verschijnt, zie je een lijst van de taaksjablonen. Verwijder diegene die je niet nodig hebt en klik op Opslaan. De taken zullen aangemaakt worden voor deze relatie en op het taakbord verschijnen. Meer over taakbeheer vind je in deze sectie.