Indien je kantoor gebruikmaakt van Opdrachten, raden we je aan om ook steeds te werken via Opdrachtsjablonen. Zo kan je deze instellingen niet alleen hergebruiken voor meerdere relaties, maar zorg je er ook voor dat het steeds duidelijk is dat het om een extra opdracht gaat en er bovendien geen wildgroei aan benamingen voor de verschillende opdrachten in je AdminPulse-omgeving ontstaat.
- Opdrachtsjablonen toevoegen
- Taaksjablonen toevoegen aan een opdrachtsjabloon
- Per opdrachtsjabloon instellen welk prijslijstitem toegelaten is en binnen forfait is
- Opdrachtsjabloon bij het aanmaken van een nieuwe opdracht
- Opdrachtsjabloon verwijderen
Opdrachtsjablonen toevoegen
Om een nieuw opdrachtsjabloon aan te maken, ga je naar Instellingen > Opdrachtsjablonen en klik je op '+Toevoegen'.
Hier kan je nu een gepaste naam ingeven en aanduiden of dit sjabloon van toepassing is voor een Persoon, Eenmanszaak en/of een Bedrijf. Je kan ook aanduiden of dit opdrachtsjabloon meer dan eenmaal mag toegevoegd worden op dezelfde relatie via het vinkje "Meerdere toelaten per relatie". Klik hierna op "Toevoegen" om dit sjabloon te bewaren.
Taaksjablonen toevoegen aan een opdrachtsjabloon
Om een taaksjabloon aan een opdrachtsjabloon te kunnen koppelen, moet het taaksjabloon over minstens 1 planningsschema bevatten, én dit schema moet minstens 1 geldige planningslijn bevatten.
Per opdrachtsjabloon instellen welk prijslijstitem toegelaten is en binnen forfait is
Indien bepaalde prijslijsitems enkel maar gebruikt mogen worden bij een bepaalde opdracht, dan kan je dit ook zo instellen. Bij het relevante opdrachtsjabloon klik je hiervoor op het "tandwieltje" en kan je de kolom "toegelaten" aanvinken indien dit prijslijstitem gebruikt mag worden voor deze opdracht.
In de kolom "binnen forfait" kan je bovendien bepalen of een prijslijstitem voor deze specifieke opdracht al dan niet binnen forfait of voorschot valt. Indien je afwijkt van hoe de binnen forfait in de prijslijst staat, dan krijgt dit een gele kleur. Je kan voor een prijslijstitem de wijziging ook weer terugzetten naar hoe het in de prijslijst staat door te klikken op het pijltje.
Indien je in een opdrachtsjabloon het vinkje van het binnen forfait nog aanpast terwijl dit sjabloon al gebruikt wordt, dan heb je onderaan via de schuiver "herbereken binnen forfait voor alle openstaande registraties" de mogelijkheid om de wijziging door te voeren in de al bestaande registraties die nog niet aan een factuur(voorstel) hangen.
Ook voor de standaardopdracht kan je de toegelaten prijslijstitems instellen en aanduiden of deze binnen het forfait vallen. Dit doe je bovenaan via de knop "toegelaten prijslijstitems instellen voor standaard opdracht".
💡Je kunt bepalen of een prijslijstitem binnen het forfait valt op verschillende niveaus:
- Prijslijst: Hier bepaal je algemeen of het prijslijsitem binnen het forfait valt
- Opdrachtsjabloon: Pas de instelling aan voor een specifiek opdrachtsjabloon, indien nodig.
- Relatiefiche: Je kan nog eens afwijken voor een specifieke relatie bij de instellingen van het facturatieschema op de relatiefiche.
In AdminPulse worden wijzigingen op een hoger niveau automatisch doorgevoerd naar een lager niveau, tenzij al afgeweken werd op het lagere niveau. Dus als je bvb. de 'binnen forfait' wijzigt in de prijslijst, wordt dit ook aangepast in het opdrachtsjabloon en de relatiefiche, tenzij er op die niveaus al aanpassingen waren gemaakt (wat het geval is als deze een gele kleur hebben).
Opdrachtsjabloon bij het aanmaken van een nieuwe opdracht
Wanneer je een nieuwe opdracht wilt toevoegen bij een relatie, klik je bij de Facturatieplanning (Relatiedossier > Facturatie > Facturatieplanning) op het plusteken.
Hier kies je nu voor het relevante Opdrachtsjabloon en klik je dan op "Opslaan".
💡 Nadat je de opdracht hebt aangemaakt, krijgt de opdracht automatisch een unieke ID-code. Die code vind je terug door de facturatie-instellingen van de opdracht te openen.
De unieke ID-code bestaat uit de APR-code van de relatie, gevolgd door een volgnummer van de opdracht. De standaardopdracht krijgt altijd het volgnummer -001. Extra opdrachten krijgen daarna automatisch een volgend volgnummer, zoals -002, -003, enzovoort.
Deze ID-code kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor communicatie met externe systemen.
Indien "Meerdere toelaten per relatie" aangevinkt werd
Indien het vinkje "meerdere toelaten per relatie" aanstaat, dan kan je voor dezelfde relatie het opdrachtsjabloon meerdere keren toevoegen. Omdat elke opdracht toch uniek moet zijn, geef je dan zelf nog een unieke naam mee voor de specifieke opdracht. Zo kan je bijvoorbeeld de maand en het jaartal toevoegen om een onderscheid te maken tussen de verschillende opdrachten.
Indien de opdracht afgewerkt werd, kan je de einddatum bij het facturatieschema zetten, zodat de opdracht inactief wordt. Onderaan rechts kan je via de schuiver "Toon inactieve" aangeven om enkel de actieve opdrachten zichtbaar te zetten. Zo kan je gemakkelijk het overzicht bewaren als er al veel inactieve opdrachten voor deze relatie zijn.
Opdrachtsjabloon verwijderen
Een opdrachtsjabloon kan je ook weer verwijderen. Dit doe je door op het vuilbakje te klikken:
AdminPulse vraagt je dan eerst nog om dit te bevestigen alvorens het sjabloon effectief te verwijderen.