Wil je klanten automatisch een verjaardagsmail sturen? Maak hiervoor een taaksjabloon aan met een jaarlijks taakschema op basis van de geboortedatum. Daarna voeg je een automatische e-maildeeltaak toe en koppel je daaraan een e-mailsjabloon.
Zodra de taakplanning voor een relatie is ingesteld, maakt AdminPulse elk jaar automatisch een verjaardagstaak aan. De verjaardagsmail wordt verstuurd op de deadline van die taak.
👉 Dit werkt alleen voor relaties waarbij de geboortedatum is ingevuld (Relatiedossier > Accountant info > Geboortedatum).
Een taaksjabloon en taakschema aanmaken
-
Maak een nieuw taaksjabloon (Instellingen > Taaksjablonen) aan, bijvoorbeeld met de naam Verjaardag wensen.
-
Klik na het aanmaken van het sjabloon op Taakschema's openen en voeg een nieuw taakschema toe.
-
Kies als planningslijn Jaarlijks - ten opzichte van geboortedatum. Stel Deadline in op 0 dagen, zodat de deadline op de verjaardag van de relatie valt.
Wil je de taak ook pas op de verjaardag zelf laten aanmaken? Stel dan ook Plannen in op 0 dagen.
De automatische verjaardagsmail instellen
-
Ga naar de e-mailsjablonen (Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen) en maak een e-mailsjabloon aan met het onderwerp en de inhoud van de verjaardagsmail.
Wil je de e-mail vanuit een specifiek e-mailadres versturen? Vink dan in het e-mailsjabloon Gebruik e-mailopties uit de algemene instellingen uit. Daarna kan je voor dit sjabloon eigen e-mailopties instellen, zoals een ander afzenderadres.
-
Ga terug naar de taaksjablonen. Voeg aan het taaksjabloon een deeltaak van het type E-mail - Automatisch toe en koppel hieraan het e-mailsjabloon. AdminPulse verstuurt de e-mail automatisch op de deadline van de deeltaak.
Je taaksjabloon en taakschema zijn nu klaar voor gebruik.
De taakplanning aan relaties toevoegen
Voeg de taakplanning toe aan de gewenste relaties. Dat kan via een globale actie vanuit:
- het overzicht van de taakplanningen (Relatiedossiers > Taakplanningen);
- het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties).
Selecteer de gewenste relaties en kies Globale acties > Taakplanning instellen/verwijderen. Selecteer vervolgens het taaksjabloon en het taakschema voor de verjaardagsmail.
Zodra de taakplanning voor een relatie is ingesteld, maakt AdminPulse elk jaar automatisch een verjaardagstaak aan. Op de verjaardag van de relatie wordt de automatische e-mail zonder verdere tussenkomst verstuurd. Je hoeft jarige relaties dus niet elke dag handmatig te selecteren.
💡 Goed om te lezen
De onderstaande artikelen helpen je verder met de verschillende onderdelen van deze configuratie.