Wanneer er iets belangrijks gebeurt in je omgeving – zoals een nieuwe to-do, een gedeeld document of een deadline nadert (buiten het taakbeheer) – ontvang je een melding in AdminPulse.

Nieuwe meldingen worden aangeduid met een groen bolletje bij het belicoon rechtsboven in de menubalk. Via het belicoon open je het meldingenpaneel. Klik op 'Open overzicht' om ook eerdere meldingen te bekijken.

2025-05-14 14_14_59-AdminPulse.png

Hieronder vind je een volledige lijst van de gebeurtenissen waarvoor AdminPulse meldingen kan tonen. Je kiest zelf welke types meldingen je wel of niet wilt ontvangen. Dat stel je eenvoudig in via Mijn profiel > knop 'Configureer' bij ‘Meldingen configureren’.

Het systeem stuurt meldingen op twee momenten:

Automatisch – elke nacht vroeg in de ochtend (bijvoorbeeld voor verjaardagen, vervaldagen, verlopen API-sleutels, …)
Onmiddellijk bij gebeurtenissen (zoals toegewezen of voltooide to-do's, documenten die ondertekend worden, e-mailproblemen, …)

💡 Meer weten over het instellen van meldingen? Bekijk hiervoor dit artikel: Meldingen op maat: bepaal zelf welke meldingen je ontvangt

💡 Meer weten over het bekijken en beheren van meldingen? Lees dan: Overzicht: het Meldingenpaneel en het Meldingen-scherm uitgelegd

Lijst van meldingen die je kunt in- of uitschakelen

Meldingscategorie: Relatie

Identiteitskaart-gerelateerde meldingen

Heeft betrekking op: Relatiedossier > sectie Accountant info

Schakelaar naam	Wanneer /Vanaf	Frequentie	Voorwaarden
Identiteitskaart gaat vervallen	30 dagen voor vervaldatum	Dagelijks	Er moet een vervaldatum zijn De vervaldatum moet binnen 30 dagen zijn
Identiteitskaart is vervallen	Op de vervaldatum	Eenmalig	Er moet een vervaldatum zijn De vervaldatum is verstreken

De notificaties met betrekking tot de identiteitskaart gelden voor de velden 'Vervaldatum ID-kaart' en 'Vervaldatum paspoort'.

💡Als je het kwaliteitstoetsingscriterium 'Identiteitskaart' in het relatielint op 'Niet van toepassing' zet, heeft dit geen invloed op het ontvangen van meldingen rond het vervallen van de identiteitskaart.

Opdrachtbrief-gerelateerde meldingen

Heeft betrekking op: Relatiedossier > Brieven

Schakelaar naam	Wanneer	Frequentie	Voorwaarden
Opdrachtbrief gaat vervallen	Binnen 30 dagen voor de vervaldatum	Dagelijks	Er moet een opdrachtbrief aanwezig zijn De opdrachtbrief moet ondertekend zijn De vervaldatum van de opdrachtbrief moet binnen 30 dagen vallen
Opdrachtbrief is vervallen	Op de vervaldatum	Eenmalig	Er moet een opdrachtbrief aanwezig zijn De opdrachtbrief moet ondertekend zijn De vervaldatum is verstreken

Volmachten & Mandaten-gerelateerde meldingen

Heeft betrekking op: Relatiedossier > Accountant info > Volmachten en Relatiedossier > Gelinkte relaties

Schakelaar naam	Wanneer	Frequentie	Voorwaarden
Volmacht gaat vervallen	30 dagen voor vervaldatum	Dagelijks	De machtiging moet een vervaldatum hebben De vervaldatum moet binnen 30 dagen zijn De machtiging moet nog geldig zijn
Volmacht is vervallen	Op de vervaldatum	Eenmalig	De machtiging moet een vervaldatum hebben De vervaldatum is verstreken
Mandaat bedrijfsleider gaat vervallen	30 dagen voor vervaldatum	Dagelijks	Het veld 'Herbenoeming vervaldatum' is ingevuld voor een bedrijfsleider Deze datum nadert binnenkort
Mandaat bedrijfsleider is vervallen	Op of net na vervaldatum	Eenmalig	De 'Herbenoeming vervaldatum' voor een bedrijfsleider is verstreken

Anti-witwas – Risicobeoordeling-gerelateerde meldingen

Heeft betrekking op: Relatiedossier > Anti-witwas

Schakelaar naam	Wanneer	Frequentie	Voorwaarden
Risicobeoordeling gaat vervallen	20 dagen voor vervaldatum	Dagelijks	De verificatie moet binnen 20 dagen verlopen De verificatie moet nog geldig zijn
Risicobeoordeling is vervallen	30 dagen na vervaldatum	Eenmalig	De verificatie is meer dan 30 dagen geleden verlopen

Wanneer de risicobeoordeling wordt gefinaliseerd, wordt er een vervaldatum berekend. Deze vervaldatum is afhankelijk van het risiconiveau van de eindbeoordeling.

Bij een hoog risico, moet de risicobeoordeling elk jaar gecontroleerd worden.
Bij een laag & standaard risico, moet de risicobeoordeling elke 3 jaar gecontroleerd worden.

AdminPulse stuurt hiervoor een bericht wanneer de vervaldatum nadert en de vervaldatum in het verleden ligt.

UBO-gerelateerde meldingen

Heeft betrekking op: Relatiedossier > UBO

Schakelaar naam	Wanneer	Frequentie	Voorwaarden
Datum ingave toestand in het UBO register is niet ingevuld	Wanneer het systeem een taak probeert te plannen op basis van het ingave toestand datum	Dagelijks, totdat de datum is ingevuld en de taak succesvol gepland kon worden	Er is een taakplanning actief die gebruikmaakt van de "Datum ingave toestand in het register", maar dit veld is nog leeg bij de betreffende relatie
Deadline van 1 maand na wijziging UBO structuur bijna voorbij	20 dagen na de datum waarop de UBO-structuur is gewijzigd (10 dagen voor de deadline)	Dagelijks	Er is een recente wijziging in de UBO-structuur en de deadline om deze door te voeren nadert
Deadline van 1 maand na wijziging UBO structuur voorbij	30 dagen na de datum waarop de UBO-structuur is gewijzigd	Eenmalig	De wettelijke termijn voor melding van een UBO-wijziging is verstreken
Jaarlijkse UBO-controle gaat vervallen	11 maanden na laatste verificatie	Dagelijks	Er moet een UBO structuur zijn De verificatie moet binnen 1 maand verlopen De verificatie moet nog geldig zijn
Jaarlijkse UBO controle is vervallen	365 dagen na laatste verificatie	Eenmalig	Er moet een UBO structuur zijn De verificatie is meer dan 365 dagen geleden

De UBO-structuur moet ieder jaar opnieuw worden doorgegeven aan de overheidsinstantie. AdminPulse stuurt geeft een melding wanneer de deadline voor deze nieuwe controle binnen 1 maand nadert en wanneer de deadline verstreken is.

Naast de jaarlijkse controle, kan er ook een tussentijdse wijziging gebeuren. Wanneer dit het geval is, moet deze nieuwe UBO-structuur binnen de maand worden doorgegeven aan de overheidsinstantie. AdminPulse waarschuwt de gebruiker door het verschijnen van een gevarendriehoek () in het relatielint dat deze nieuwe controle misschien nodig is, wanneer een gebruiker de volgende acties doet op het bedrijf:

toevoegen/bewerken/verwijderen van gelinkte relatie van type "controle door andere middelen", "Aandeelhouder" en "Bedrijfsleider"
bewerken van aantal onbekende aandelen
bewerken van aantal onbekende stemrechten

De gebruiker kan aanduiden of de UBO-structuur inderdaad gewijzigd is, en indien dit het geval is, moet deze nieuwe UBO-structuur binnen de maand doorgegeven worden aan de overheid. Er komt een melding wanneer de deadline voor deze nieuwe UBO-controle in te geven binnen 10 dagen nadert en wanneer ze verstreken is.

Structuur / Boekjaar / AV / Basisinfo-gerelateerde meldingen

Heeft betrekking op: Relatiedossier > Accountant info

Schakelaar naam	Wanneer	Frequentie	Voorwaarden
Datum volgende AV niet correct	AdminPulse probeert een taak te plannen die afhankelijk is van de datum van de algemene vergadering	Bij elke poging tot plannen	De relatie is een bedrijf De datum van de AV valt vóór de einddatum van het boekjaar De datum van de AV valt meer dan 6 maanden na de einddatum van het boekjaar
Einddatum boekjaar of einde eerste boekjaar niet ingevuld	Bij het plannen van een taak die afhankelijk is van de einddatum van het boekjaar Herhaling: Elke maand opnieuw gecontroleerd	Bij elke poging tot plannen	De relatie is een bedrijf De einddatum van het (eerste) boekjaar is niet ingevuld
Einde boekjaar in combinatie met de formule voor de AV is ongeldig	Bij het wijzigen van het einde van het boekjaar of de formule voor de algemene vergadering	Bij elke wijziging	De relatie is een bedrijf De formule voor de algemene vergadering is niet correct ingevuld: - Bij vaste datum: datum is niet ingevuld - Bij formule: maand, dag of week is niet ingevuld - De formule is niet correct voor het land van de relatie
Geboortedatum niet ingevuld	Het systeem probeert een taak te plannen die afhankelijk is van de geboortedatum Herhaling: Elke 1-3 dagen opnieuw gecontroleerd	Bij elke poging tot plannen	De relatie is een natuurlijk persoon (geen bedrijf) De geboortedatum is niet ingevuld
Lege deadline op taakschema in relatiedossier	Bij het plannen van een taak die afhankelijk is van de deadline van het taakschema Herhaling: Elke 1-3 dagen opnieuw gecontroleerd	Bij elke poging tot plannen	De relatie is een bedrijf Er is een taakschema geconfigureerd voor de relatie Het taakschema heeft een periodiek type dat een deadline vereist De deadline van het taakschema is niet ingevuld

Meldingscategorie: Document

Document-gerelateerde meldingen

Schakelaar naam	Wanneer	Frequentie	Voorwaarden
Document ondertekend	Wanneer een document succesvol is ondertekend via een digitale ondertekeningsprovider	Eenmalig	Het document moet succesvol zijn getekend
Jouw bestand is klaar om gedownload te worden	Na generatie van een rapport (Excel/PDF) Na export van documenten als ZIP Na verwerking van een document	Onmiddellijk na voltooiing	Document moet succesvol zijn aangemaakt Het document moet succesvol zijn opgeslagen en beschikbaar zijn om te downloaden.

Meldingscategorie: Delen

Delen-gerelateerde meldingen

Schakelaar naam	Wanneer	Frequentie	Voorwaarden
Document werd met je gedeeld	Wanneer een andere gebruiker een document met je deelt - onmiddellijk na het delen	Eenmalig	Een andere gebruiker deelt een document met je Je hebt de juiste rechten om het document te zien
Een interactie werd met je gedeeld	Wanneer een andere gebruiker een interactie met je deelt - onmiddellijk na het delen	Eenmalig	Een andere gebruiker deelt een interactie met je Je hebt de juiste rechten om de interactie te zien
Een to-do werd met je gedeeld	Wanneer een andere gebruiker een to-do met je deelt - onmiddellijk na het delen	Eenmalig	Een andere gebruiker deelt een to-do met je Je hebt de juiste rechten om het to-do item te zien
Relatie werd met je gedeeld	Wanneer een andere gebruiker een relatie met je deelt - onmiddellijk na het delen	Eenmalig	Een andere gebruiker deelt een relatie met je Je hebt de juiste rechten om de relatie te zien
Taak werd met je gedeeld	Wanneer een andere gebruiker een taak met je deelt - onmiddellijk na het delen	Eenmalig	Een andere gebruiker deelt een taak met je Je hebt de juiste rechten om de taak te zien

Meldingscategorie: To-do

To-do-gerelateerde meldingen

Schakelaar naam	Wanneer	Frequentie	Voorwaarden
To-do aan jou toegewezen	Wanneer een to-do aan je wordt toegewezen - onmiddellijk na toewijzing	Eenmalig	Een andere gebruiker wijst een to-do item aan je toe Je hebt de juiste rechten om het to-do item te zien
To-do afgewerkt	Wanneer iemand anders een to-do die je hebt aangemaakt afrondt - onmiddellijk na voltooiing	Eenmalig	Je moet de maker zijn van de taak De taak moet door iemand anders worden afgerond

Meldingscategorie: API Sleutel

API-sleutel-gerelateerde meldingen

Schakelaar naam	Wanneer	Frequentie	Voorwaarden
Een API-sleutel zal morgen vervallen	Precies 1 dag voor de vervaldatum	Eenmalig per sleutel	De API-sleutel moet een vervaldatum hebben De vervaldatum is precies 1 dag in de toekomst
Een API-sleutel zal over één week vervallen	Precies 7 dagen voor de vervaldatum	Eenmalig per sleutel	De API-sleutel moet een vervaldatum hebben De vervaldatum is precies 7 dagen in de toekomst
Een API-sleutel zal over twee dagen vervallen	Precies 2 dagen voor de vervaldatum	Eenmalig per sleutel	De API-sleutel moet een vervaldatum hebben De vervaldatum is precies 2 dagen in de toekomst

Meldingscategorie: Andere

Admin-Connect-gerelateerde meldingen

Schakelaar naam

Wanneer

Frequentie

Voorwaarden

Admin-Connect: bericht van de externe provider

Onmiddellijk na ontvangst

Onvoldoende credits in OkSign voor documentondertekening
Mislukte documentondertekening met specifieke foutmelding
Problemen met externe provider verbinding

Eenmalig

Er is een bericht ontvangen van een externe provider

Admin-Connect: configuratie is niet meer actief

Onmiddellijk na de fout

De verbinding met de externe dienst is verlopen
De inloggegevens zijn niet meer geldig
De verbinding moet opnieuw worden geautoriseerd