Wil je een grote hoeveelheid documenten overzetten naar AdminPulse? Neem dan contact met ons op. We begeleiden je in dit proces en zorgen ervoor dat je bestanden correct worden overgezet.
Voorbereiding v贸贸r de migratie
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de migratie vlot en probleemloos verloopt. Lees daarom het volgende artikel: Voorbereidingen voor de migratie van Admin-IS/Admin-Consult naar AdminPulse
Stappenplan van de migratie
1. Contacteer AdminPulse
Mail naar planning@adminpulse.be om een afspraak te maken voor de migratie. Na je aanvraag wordt de migratie ingepland en uitgevoerd zodra er beschikbaarheid is. Je ontvangt alle details per e-mail.
2. Exporteer jouw bestanden
Migreer je vanuit Admin-IS/Consult?
Een Admin-IS administrator moet een export maken van de DMS-bestanden. Volg de gedetailleerde exportinstructies in: Admin-DMS export voor migratie naar AdminPulse. In dit artikel vind je:
- Stap-voor-stap instructies over hoe je correct een DMS-export uitvoert voor een vlotte migratie.
- Hoe je 7zip gebruikt voor het comprimeren van bestanden.
- Welke bestandsgroottevereisten je moet respecteren tijdens de export.
馃憠 Belangrijk: De export moet tijdig worden gestart, want dit proces kan enkele uren duren. Het exportbestand moet op de ochtend van de migratie beschikbaar zijn.
Migreer je vanuit een ander DMS?
Om een vlotte import mogelijk te maken, moeten de bestanden een duidelijke structuur volgen:
- Een aparte map per relatie: De naam van de hoofdmap moet exact overeenkomen met de relatienaam of de APR-code in AdminPulse.
-
Subfolders per soort documenten: Binnen elke relatiefolder moeten submappen worden aangemaakt waarin documenten worden geordend op basis van hun soort. De namen van deze submappen worden in AdminPulse omgezet naar documentlabels en blijven behouden in een herkenbare boomstructuur in AdminPulse.
Meer info over de mappenstructuur lees je hier: Documenten ordenen
馃挕Twijfel je over de juiste structuur? Neem gerust contact met ons op voor begeleiding.
馃憠 Belangrijk: De export moet tijdig worden gestart, want dit proces kan enkele uren duren. Het exportbestand moet op de ochtend van de migratie beschikbaar zijn.
3. Verzend je het/de zip-bestand(en)
Bezorg ons het zip-bestand of de zip-bestanden (max. 50 GB per bestand) via adminpulse.wetransfer.com, zodat ze beschikbaar zijn op de ochtend van de migratie.
4. AdminPulse voert de migratie uit
Ons team zet de ge毛xporteerde documenten over naar AdminPulse. De verwerkingstijd varieert afhankelijk van het aantal documenten dat gemigreerd wordt.
5. Live opvolging van de migratie
Je kunt in AdminPulse live meevolgen welke documenten al verwerkt zijn. Je kunt AdminPulse ondertussen blijven gebruiken.
6. Afronding van de migratie
Als bepaalde documenten niet automatisch konden worden gemigreerd, ontvang je een bestand met meer details. Meer informatie over niet-gemigreerde documenten en mogelijke oplossingen vind je verderop in dit artikel.
Hoe worden documenten georganiseerd en gekoppeld bij de migratie?
Relaties worden herkend op basis van de foldernaam
AdminPulse koppelt documenten aan relaties door te kijken naar de foldernaam van de hoofdmap. Deze moet exact overeenkomen met de relatienaam of APR-code in AdminPulse.
馃憠 Let op:
- Als een foldernaam afwijkt van de relatienaam in AdminPulse, wordt de koppeling niet automatisch gemaakt.
- Controleer v贸贸r de migratie of relatiebenamingen overeenkomen.
Omzetting van foldernamen naar documentlabels
De namen van de subfolders uit het DMS worden in AdminPulse omgezet naar documentlabels. Deze labels worden vervolgens op documenten toegepast om ze te organiseren. De structuur van je folders in Verkenner blijft dus behouden en wordt in AdminPulse weergegeven als een boomstructuur.
Na de migratie zijn deze labels terug te vinden in de Mappenstructuur (Instellingen > Mappenstructuur), waar je ze verder kunt beheren en organiseren.
馃挕 Meer info over de mappenstructuren lees je hier: Documenten ordenen
Beperkingen en mogelijke problemen bij de migratie
Niet-gemigreerde documenten: mogelijke oorzaken en oplossingen
Na de migratie ontvang je een Excel-bestand met documenten en folders die niet automatisch konden worden overgezet.
Mogelijke oorzaken:
- De relatie heeft een andere schrijfwijze in AdminPulse (relatienaam) dan in DMS (foldernaam).
- De foldernaam bevat een rechtsvorm (bv. "XYZ BV"), maar in AdminPulse staat enkel "XYZ".
- De relatie is niet actief in AdminPulse.
- Niet-ondersteunde bestandstypes (zoals .exe-bestanden).
Wil je ontbrekende mappen alsnog migreren?
- Open het door AdminPulse aangeleverde Excel-bestand.
- Vul de Unieke ID-code (APR_____) in van de relatie waaraan de documenten gekoppeld moeten worden.
- Bezorg het ingevulde bestand terug.
- Ons team migreert de resterende mappen met de correcte relatiekoppeling.
Geen automatische documentherkenning tijdens migratie
Tijdens het importeren wordt geen automatische documentherkenning uitgevoerd en wordt er niet gecontroleerd of ze ondertekend zijn.
- Documenten krijgen een type toegewezen op basis van woorden in de bestandsnaam.
- De lijst met herkende woorden staat in het document DocumentNameMapping.xlsx (onderaan dit artikel).
- Wil je andere documentnamen toevoegen? Meld dit v贸贸r de migratie aan ons.
馃挕Uitzondering: EID-documenten (.EID of .pdf) worden automatisch herkend, correct toegewezen aan de juiste relaties en de gegevens worden bijgewerkt in AdminPulse, inclusief identiteitsfoto鈥檚.
聽