Documenten overzetten naar AdminPulse - DMS-migratie uitgelegd

Wil je een grote hoeveelheid documenten overzetten naar AdminPulse? Neem dan contact met ons op. We begeleiden je in dit proces en zorgen ervoor dat je bestanden correct worden overgezet.

Voorbereiding vóór de migratie

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de migratie vlot en probleemloos verloopt. Lees daarom het volgende artikel: Voorbereidingen voor de migratie van Admin-IS/Admin-Consult naar AdminPulse

Stappenplan van de migratie

1. Contacteer AdminPulse

Mail naar [e-mail] om een afspraak te maken voor de migratie. Na je aanvraag wordt de migratie ingepland en uitgevoerd zodra er beschikbaarheid is. Je ontvangt alle details per e-mail.

2. Exporteer jouw bestanden

Migreer je vanuit Admin-IS/Consult?

Een Admin-IS administrator moet een export maken van de DMS-bestanden. Volg de gedetailleerde exportinstructies in: Admin-DMS export voor migratie naar AdminPulse. In dit artikel vind je:

• Stap-voor-stap instructies over hoe je correct een DMS-export uitvoert voor een vlotte migratie.
• Hoe je 7zip gebruikt voor het comprimeren van bestanden.
• Welke bestandsgroottevereisten je moet respecteren tijdens de export.

👉 Belangrijk: De export moet tijdig worden gestart, want dit proces kan enkele uren duren. Het exportbestand moet op de ochtend van de migratie beschikbaar zijn.

Migreer je vanuit een ander DMS?

Documenten kunnen ook vanuit een ander DMS of een externe mappenstructuur, zoals Google Drive, naar AdminPulse worden overgezet.

Om een vlotte import mogelijk te maken, moeten de bestanden een duidelijke structuur volgen:

• Een aparte map per relatie: De naam van de hoofdmap moet exact overeenkomen met de relatienaam of de APR-code in AdminPulse.
• Subfolders per soort documenten: Binnen elke relatiefolder moeten submappen worden aangemaakt waarin documenten worden geordend op basis van hun soort. De namen van deze submappen worden in AdminPulse omgezet naar documentlabels en blijven behouden in een herkenbare boomstructuur in AdminPulse. 
  Meer info over de mappenstructuur lees je hier: Documenten ordenen

💡 Twijfel je over de juiste structuur? Neem gerust contact met ons op voor begeleiding.

👉 Belangrijk: De export of voorbereiding van de bestanden moet tijdig worden gestart, want dit proces kan enkele uren duren. De bestanden moeten op de ochtend van de migratie beschikbaar zijn.

3. Bezorg je bestanden aan AdminPulse

Bezorg ons het zip-bestand of de zip-bestanden (max. 50 GB per bestand) via adminpulse.wetransfer.com, zodat ze beschikbaar zijn op de ochtend van de migratie.

Werk je vanuit een gedeelde cloudomgeving, zoals Google Drive? Dan kan je de juiste mappen ook met ons delen, zodat we de bestanden kunnen downloaden voor de migratie.

4. AdminPulse voert de migratie uit

Ons team zet de geëxporteerde of aangeleverde documenten over naar AdminPulse. De verwerkingstijd varieert afhankelijk van het aantal documenten dat gemigreerd wordt.

5. Live opvolging van de migratie

Je kunt in AdminPulse live meevolgen welke documenten al verwerkt zijn. Je kunt AdminPulse ondertussen blijven gebruiken.

6. Afronding van de migratie

Als bepaalde documenten niet automatisch konden worden gemigreerd, ontvang je een bestand met meer details. Meer informatie over niet-gemigreerde documenten en mogelijke oplossingen vind je verderop in dit artikel.

Hoe worden documenten georganiseerd en gekoppeld bij de migratie?

Relaties worden herkend op basis van de foldernaam

AdminPulse koppelt documenten aan relaties door te kijken naar de foldernaam van de hoofdmap. Deze moet exact overeenkomen met de relatienaam of APR-code in AdminPulse. Dat geldt zowel voor documenten uit een DMS als voor documenten uit een externe mappenstructuur.

👉 Let op:

• Als een foldernaam afwijkt van de relatienaam in AdminPulse, wordt de koppeling niet automatisch gemaakt.
• Controleer vóór de migratie of relatiebenamingen overeenkomen.

Omzetting van foldernamen naar documentlabels

De namen van de subfolders uit het DMS of de externe mappenstructuur worden in AdminPulse omgezet naar documentlabels. Deze labels worden vervolgens op documenten toegepast om ze te organiseren. De structuur van je folders blijft dus herkenbaar en wordt in AdminPulse weergegeven als een boomstructuur.

Na de migratie zijn deze labels terug te vinden in de Mappenstructuur (Instellingen > Mappenstructuur), waar je ze verder kunt beheren en organiseren.

💡 Meer info over de mappenstructuren lees je hier: Documenten ordenen

Beperkingen en mogelijke problemen bij de migratie

Niet-gemigreerde documenten: mogelijke oorzaken en oplossingen

Na de migratie ontvang je een Excel-bestand met documenten en folders die niet automatisch konden worden overgezet.

Mogelijke oorzaken:

• De relatie heeft een andere schrijfwijze in AdminPulse (relatienaam) dan in DMS (foldernaam).
• De foldernaam bevat een rechtsvorm (bv. "XYZ BV"), maar in AdminPulse staat enkel "XYZ".
• De relatie is niet actief in AdminPulse.
• Niet-ondersteunde bestandstypes (zoals .exe-bestanden).

Wil je ontbrekende mappen alsnog migreren?

1. Open het door AdminPulse aangeleverde Excel-bestand.
2. Vul de Unieke ID-code (APR_____) in van de relatie waaraan de documenten gekoppeld moeten worden.
3. Bezorg het ingevulde bestand terug.
4. Ons team migreert de resterende mappen met de correcte relatiekoppeling.

Hoe documenttypes en datums worden ingevuld tijdens de migratie

Tijdens de migratie gebeurt geen automatische documentherkenning zoals je die in AdminPulse kent. Er wordt ook niet gecontroleerd of documenten effectief ondertekend zijn.

Documenttypes worden bepaald op basis van de bestandsnaam

Documenten krijgen tijdens de migratie een type toegewezen op basis van woorden in de bestandsnaam.

• De lijst met herkende woorden staat in het bestand DocumentNameMapping.xlsx onderaan dit artikel.
• Wil je extra documentnamen laten herkennen? Geef dat dan vóór de migratie aan ons door.

💡 Uitzondering: EID-documenten (.EID of .pdf) worden automatisch herkend, correct toegewezen aan de juiste relaties en de gegevens worden bijgewerkt in AdminPulse, inclusief identiteitsfoto’s.

Documenten worden niet inhoudelijk gecontroleerd op ondertekening

AdminPulse controleert tijdens de migratie niet of een document werkelijk ondertekend is. Er gebeurt dus geen inhoudelijke controle van het bestand zelf.

Tijdens het intakegesprek kun je wel kiezen om bepaalde documenttypes die op basis van de bestandsnaam herkend worden automatisch als getekend te laten markeren voor de kwaliteitstoetsing.

Denk bijvoorbeeld aan een herkend documenttype zoals een opdrachtbrief.

👉 Opgelet: Als je voor deze optie kiest, worden alle documenten van dat herkende type als getekend gemarkeerd in AdminPulse, ook als een document in werkelijkheid niet ondertekend is.

💡 Vul in het document DocumentNameMapping.xlsx onderaan dit artikel duidelijk in welke documenttypes automatisch als getekend mogen worden aangeduid. 

Welke datum krijgt een gemigreerd document?

• Creatiedatum: dit is de datum van import.
• Documentdatum:
  • bij een migratie vanuit Admin-DMS is dit de datum laatst aangepast;
  • bij migraties vanuit andere systemen gebruiken we, als die beschikbaar is, de nuttige documentdatum;
  • is die datum niet beschikbaar, dan wordt de datum van import gebruikt.