Migratie DMS (documenten)

Inleiding

Indien u een grote hoeveelheid documenten wenst over te zetten raden we aan hiervoor contact op te nemen met onze support dienst. Op basis van een aantal stappen kan u zeer eenvoudig deze documenten overbrengen naar je AdminPulse omgeving.

We raden voor het aanmaken van het zip bestaand aan om gebruik te maken van 7zip (gratis).

• Stappenplan
• Documentherkenning
• Overname gegevens
• Niet herkende documenten / folders

Stappenplan

1. Alvorens van start te gaan neemt u contact op met [e-mail] . Zij zullen met jou een datum afspreken om de documenten effectief over te zetten.
2. De DMS bestanden exporteren start je best tijdig, dit kan niet de ochtend zelf gebeuren van de migratie, want het kan wel even duren vooraleer het export bestand klaar is. Bedoeling is dat wij jullie DMS bestanden de ochtend van de migratie op onze locatie mogen ontvangen.
3. Hiervoor vragen wij vriendelijk om ons de DMS documenten via één zip bestand te bezorgen op een dropbox link die u zal ontvangen van onze installatie medewerker. 
   
   Noot : Hou er rekening mee dat 1 zip bestand maximum 50GB groot kan zijn. Indien de bestanden samen groter zijn dan 50GB (zip) raden we aan om meerdere zip bestanden te maken en deze apart op te laden op onze dropbox omgeving. Dit kan eenvoudig door gebruik te maken van 7zip en bij het aanmaken van het archief bestand, aan te geven om te splitsen op bv 45GB
   
   1. 7-Zip > Add to archive...
   
   2. Split to volumes, bytes :
   
   
   
4. Het overzetten van documenten kan wel even tijd in beslag nemen. U zal dit merken in Adminpulse en kan live volgen welke documenten reeds ingelezen zijn. Uiteraard kan u AdminPulse reeds gebruiken terwijl het opladen van de documenten aan de gang is.
5. Daar we binnen AdminPulse werken met Document labels zullen alle folders worden omgezet in een Document label.
6. Hierna kan u deze labels zoals gewenst in een Mappenstructuur definiëren. Meer informatie hierover kan u hier terugvinden : /hc/articles/5434863900050
   De mappenstructuur zal exact worden nagemaakt in AdminPulse op basis van de folderstructuur in je verkenner.
7. De relatie zal worden herkend op basis van de foldernaam, die overeen dient te komen met de relatienaam (of de APR code in AdminPulse)
8. Zodra de migratie is afgerond zal u een lijst ontvangen van documenten (en folders) die niet konden worden overgezet. Mogelijke redenen hiervoor :
   
   • Het was niet mogelijk om een éxacte match te maken tussen de foldernaam en de relatienaam. Hierbij vragen we of het inactieve relaties betreft, danwel een anders geschreven naam. Deze folders kunnen naderhand worden aangepast om de documenten toch te importeren.
   • Niet ondersteunde extentie (vb .exe)

Hoe gaat u te werk indien u wenst te exporteren vanuit Admin-DMS ?

1. De administrator binnen Admin-Is kan via DMS een export laten gebeuren van alle bestanden – Dit artikel kan u als leidraad hiervoor gebruiken.
2. Ondervindt u problemen met het zippen van de bestanden vragen wij in eerste instantie uw ICT beheerder te contacteren. Wanneer deze persoon hier eveneens problemen mocht mee ondervinden is het mogelijk Syneton te contacteren.
3. De DMS bestanden zip je best met 7-zip daar ervaring ons leert dat deze vlotter werkt en minder foutmeldingen geeft.
4. Het gezipte bestand laadt u op via bovenvermelde drop box link.

Documentherkenning

Tijdens het importeren zal er geen documentherkenning plaatsvinden. 

Overname gegevens

1. Voor iedere folder die zal worden overgezet zal een Label worden aangemaakt binnen AdminPulse
2. De volledige folderstructuur zal worden nagemaakt als Boomstructuur binnen AdminPulse. Deze kunnen uiteraard naderhand worden aangepast indien nodig (nadat de migratie volledig is afgerond.)

Niet gemigreerde mappen

Indien de mapnaam in het aangeleverde bestand niet exact overeenkomt met de naam van de relatie in AdminPulse, zal deze map niet worden gemigreerd. Redenen die kunnen verklaren waarom de relatie niet werd gevonden op basis van de DMS foldernaam :

• Mogelijk een andere schrijfwijze van de relatie in DMS tov AdminPulse.
• In bepaalde gevallen bevat de DMS foldernaam ook de rechtsvorm, en in AdminPulse niet.
• Relatie werd niet overgenomen naar AdminPulse (of inactief gemaakt)
• ...

Na de migratie ontvang je van ons een Excel-bestand met de mappen die niet gemigreerd konden worden. Als je in dit bestand de "Unieke ID-code" (APR______) van de relatie aan wie de betreffende mappen toebehoren manueel invult, kunnen wij op basis van dit document de niet gemigreerde mappen alsnog migreren en aan de correcte relatie koppelen.