Wil je een grote hoeveelheid documenten overzetten naar AdminPulse? Neem dan contact op met ons. We begeleiden je in dit proces en zorgen ervoor dat je bestanden correct worden overgezet.
Voorbereiding v贸贸r de migratie
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de migratie vlot en probleemloos verloopt. Lees daarom het volgende artikel: Voorbereidingen voor de migratie van Admin-IS/Admin-Consult naar AdminPulse
Stappenplan van de migratie
1. Contacteer AdminPulse
Mail naar planning@adminpulse.be om een afspraak te maken voor de migratie.
2. Exporteer je bestanden
Klanten die migreren vanaf Admin-IS/Consult
Een Admin-IS administrator moet een export maken van de DMS-bestanden. Volg de gedetailleerde exportinstructies in: Admin-DMS export voor migratie naar AdminPulse. In dit artikel vind je:
- Stap-voor-stap instructies over hoe je correct een DMS-export uitvoert voor een vlotte migratie.
- Hoe je 7zip gebruikt voor het comprimeren van bestanden.
- Welke bestandsgroottevereisten je moet respecteren tijdens de export.
馃憠 Belangrijk: De export moet tijdig worden gestart, want dit proces kan enkele uren duren. Het exportbestand moet op de ochtend van de migratie beschikbaar zijn.
Klanten die migreren vanaf een ander DMS
Om een vlotte import mogelijk te maken, moeten de bestanden een duidelijke structuur volgen:
- Een aparte map per relatie: De hoofdmap moet de naam van de relatie bevatten. Deze naam moet exact overeenkomen met de relatienaam of APR-code in AdminPulse.
-
Subfolders per soort documenten: Binnen elke relatiefolder moeten submappen worden aangemaakt waarin documenten worden geordend op basis van hun soort. De namen van deze submappen worden in AdminPulse omgezet naar documentlabels en blijven behouden in een herkenbare boomstructuur in AdminPulse.
Meer info over de documentenstructuur lees je hier: Documenten ordenen
馃挕Twijfel je over de juiste structuur? Neem gerust contact met ons op voor begeleiding.
馃憠 Belangrijk: De export moet tijdig worden gestart, want dit proces kan enkele uren duren. Het exportbestand moet op de ochtend van de migratie beschikbaar zijn.
3. Verzend je het/de zip-bestand(en)
Bezorg ons het zip-bestand of de zip-bestanden (max. 50 GB per bestand) via adminpulse.wetransfer.com, zodat ze beschikbaar zijn op de ochtend van de migratie.
4. AdminPulse voert de migratie uit
Ons team zet de ge毛xporteerde documenten over naar AdminPulse. Dit proces kan enige tijd duren.
5. Live opvolging van de migratie
Je kunt in AdminPulse live meevolgen welke documenten al verwerkt zijn. Je kunt AdminPulse ondertussen blijven gebruiken.
Hoe worden documenten georganiseerd en gekoppeld bij de migratie?
Omzetting van foldernamen naar documentlabels
Foldernamen uit DMS worden in AdminPulse omgezet naar documentlabels. Deze labels worden vervolgens op documenten toegepast om ze te organiseren. De structuur van je folders in Verkenner blijft dus behouden en wordt in AdminPulse weergegeven als een boomstructuur.
Na de migratie zijn deze labels terug te vinden in de Mappenstructuur (Instellingen > Mappenstructuur), waar je ze verder kunt beheren en organiseren.
馃挕 Meer info over documentstructuren lees je hier: Documenten ordenen
Relaties worden herkend op basis van de foldernaam
AdminPulse koppelt documenten aan relaties door te kijken naar de foldernaam. Deze moet exact overeenkomen met de relatienaam of APR-code in AdminPulse.
馃憠 Let op:
- Als een foldernaam afwijkt van de relatienaam in AdminPulse, wordt de koppeling niet automatisch gemaakt.
- Controleer v贸贸r de migratie of relatiebenamingen overeenkomen.
Beperkingen en mogelijke problemen bij de migratie
Niet-gemigreerde documenten: oorzaken en oplossingen
Na de migratie ontvang je een Excel-bestand met documenten en folders die niet automatisch konden worden overgezet.
Mogelijke oorzaken:
- De relatie heeft een andere schrijfwijze in AdminPulse (relatienaam) dan in DMS (foldernaam).
- De foldernaam bevat een rechtsvorm (bv. "XYZ BV"), maar in AdminPulse staat enkel "XYZ".
- De relatie is niet actief in AdminPulse.
- Niet-ondersteunde bestandstypes (zoals .exe-bestanden).
Wil je ontbrekende mappen alsnog migreren?
- Open het door AdminPulse aangeleverde Excel-bestand.
- Vul de Unieke ID-code (APR_____) in van de relatie waaraan de documenten gekoppeld moeten worden.
- Bezorg het ingevulde bestand terug.
- Ons team migreert de resterende mappen met de correcte relatiekoppeling.
Geen automatische documentherkenning tijdens migratie
Tijdens het importeren wordt geen automatische documentherkenning uitgevoerd en wordt er niet gecontroleerd of ze ondertekend zijn.
- Documenten krijgen een type toegewezen op basis van woorden in de bestandsnaam.
- De lijst met herkende woorden staat in het document DocumentNameMapping.xlsx (onderaan dit artikel).
- Wil je andere documentnamen toevoegen? Meld dit v贸贸r de migratie aan ons.
馃挕Uitzondering: EID-documenten (.EID of .pdf) worden automatisch herkend, correct toegewezen aan de juiste relaties en de gegevens worden bijgewerkt in AdminPulse, inclusief identiteitsfoto鈥檚.