Relatie inactief maken, herstellen of verwijderen

In AdminPulse kan je een relatie inactief maken of definitief verwijderen. Het verschil tussen beide acties is belangrijk:

• Inactief maken: De relatie blijft bewaard in het systeem, samen met alle bijbehorende gegevens zoals taken, tijdregistraties, documenten en facturen. Actieve taken en facturatieplanningen worden stopgezet. Je kan de relatie later opnieuw activeren.
• Definitief verwijderen: De relatie en alle gelinkte gegevens worden permanent uit het systeem verwijderd.

Relatie inactief maken of verwijderen

Je kan een relatie op twee manieren inactief maken of verwijderen:

• Via het Relatie-overzicht (Relatiedossiers > Relaties): klik op het vuilbak-icoon aan het einde van de regel van de relatie. AdminPulse maakt de relatie inactief, tenzij aan de voorwaarden voor definitieve verwijdering is voldaan. In dat geval wordt de relatie permanent verwijderd.
  
• Via het relatiedossier: vul een einddatum in binnen het relatiedossier.
  

Wat gebeurt er bij het inactief maken?

• Taken en facturatie: alle actieve taken en facturatieplanningen worden stopgezet. Geplande taken en factuurvoorstellen moet je handmatig verwijderen.
• Visuele indicatie: het icoon naast de relatie wordt rood. Zo zie je dat de relatie inactief is.

💡 Tip: Inactieve relaties tellen niet mee voor het AdminPulse-abonnement. Bekijk dit artikel voor meer details over abonnementskosten.

Relatie opnieuw activeren

Je kan een inactieve relatie opnieuw activeren. Alle gegevens, zoals taken, tijdregistraties en documenten, blijven daarbij bewaard.

1. Ga naar het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties).
2. Klik op Meer filters en selecteer Filteren op inactieve relaties.
3. Kies de filteroptie Enkel inactieve.
4. Zoek de inactieve relatie in de lijst.
5. Open het relatiedossier en verwijder de datum in Einddatum relatie. Je kan de relatie ook opnieuw activeren via de herstelknop in het Relatie-overzicht.
   

👉 Controleer de relatie grondig na de reactivatie. Bij het inactief maken kregen alle taakplanningen een einddatum, en die blijft behouden. De facturatieplanning herneemt wel automatisch zodra de relatie opnieuw actief is.

💡 Tip: We raden aan om na reactivatie nieuwe taakplanningen aan te maken in plaats van bestaande taakplanningen verder te gebruiken door de einddatum te verwijderen. Dat is vooral belangrijk als er een langere periode zit tussen het inactief maken en opnieuw activeren.

Informatie van inactieve relaties bekijken

Ook wanneer een relatie inactief is, blijft de historische informatie toegankelijk. Zo kan je bijvoorbeeld gegevens van een voormalige klant bekijken, zoals tijdregistraties, documenten en facturen.

1. Ga naar het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties).
2. Klik op Meer filters en selecteer Filteren op inactieve relaties.
3. Kies de filteroptie Enkel inactieve.
4. Open het relatiedossier van de inactieve relatie.
5. Gebruik het lint bovenaan in het relatiedossier om snel naar de gekoppelde gegevens te gaan, zoals tijdregistraties, documenten, facturen en andere relevante informatie.

💡 Voorbeeld: Wil je de tijdregistraties van een vroegere klant bekijken? Toon dan eerst de inactieve relaties via de filter. Daarna open je het relatiedossier en ga je via het lint bovenaan naar de registraties.

Relatie definitief verwijderen

Een relatie kan pas definitief worden verwijderd als aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan:

• Geen gekoppelde relaties: de relatie mag geen andere relaties hebben die eraan gelinkt zijn.
• Geen documenten: er mogen geen documenten aan de relatie gekoppeld zijn.
• Geen registraties: er mogen geen tijdregistraties, activiteiten of notities aan de relatie verbonden zijn.
• Geen facturen of verrichtingen: er mogen geen facturen, verrichtingen of andere financiële documenten aan de relatie gekoppeld zijn.
• Geen actieve taken: er mogen geen actieve taken aan de relatie gekoppeld zijn.

Als aan al deze voorwaarden is voldaan, kan je de relatie definitief verwijderen via het vuilbak-icoon aan het einde van de regel van de relatie in het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties).

👉 Let op: Als niet aan alle voorwaarden is voldaan, kan je de relatie alleen inactief maken door een einddatum in te vullen.