In AdminPulse kies je zelf op welke datum een factuurvoorstel genummerd wordt. Dat kan onmiddellijk of op een specifieke datum — per stuk of in bulk.
Dit artikel legt uit hoe je een specifieke datum vastlegt, wat er gebeurt bij een gekozen datum en welke regels daarbij gelden.
Waarom een specifieke factuurdatum kiezen?
Een specifieke factuurdatum is handig in situaties zoals:
- Je wil de laatste dag van de gefactureerde periode gebruiken als factuurdatum.
- Je factureert op een specifiek moment, bijvoorbeeld aan het begin van de maand.
- Je wil facturen een nummer toekennen in het vorige boekjaar.
- Je wil de timing van de facturatie beter afstemmen op je rapportering.
Hoe stel je een factuurdatum in?
Je kan op twee manieren een specifieke factuurdatum instellen: per stuk of via een globale actie.
Factuurdatum instellen met een globale actie
- Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
- Selecteer de gewenste voorstellen via het selectievakje aan het begin van de rij of bovenaan de tabel (
)
- Klik op Globale acties en kies Factuur nummeren.
- In het pop-upvenster dat verschijnt:
- Kies de gewenste factuurdatum (en het vorige boekjaar indien gewenst).
- Gebruik de schuivers om aan te geven of de facturen ook meteen verstuurd moeten worden (indien de datum vandaag is) en of facturen met een bedrag van 0 meegenomen worden.
- Onderaan toont het systeem extra informatie over de status en validatie van de gekozen datum voor de geselecteerde voorstellen.
Factuurdatum instellen per individueel factuurvoorstel
- Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
- In de overzichtstabel, klik op het potloodicoon in de kolom Gewenste factuurdatum voor het voorstel waarvan je de datum wil wijzigen.
- Kies een factuurdatum of wijzig de bestaande datum.
Wat gebeurt er na het instellen van een gewenste factuurdatum?
Zodra je een factuurdatum instelt en die gevalideerd is, werkt het systeem automatisch alle bijhorende gegevens bij — zoals factuurnummering, vervaldatum en rapporteringsperiode. Afhankelijk van de gekozen datum voert AdminPulse dan volgende acties uit:
-
Bij een datum van vandaag of in het verleden:
- De factuur wordt onmiddellijk genummerd.
- Het systeem genereert de PDF en XML en bereidt de verzending voor.
-
Bij een toekomstige datum:
- De factuur wordt pas op die datum automatisch genummerd.
Daarnaast bepaalt de gekozen datum ook automatisch:
- De vervaldatum volgens de ingestelde betalingstermijn
- In welke periode de factuur wordt gerapporteerd
👉 Let op: facturen kunnen pas genummerd worden als er geen andere facturen meer in verwerking zijn in hetzelfde boekjaar.
Regels en beperkingen voor factuurdatums
Bij het instellen van een gewenste datum controleert AdminPulse automatisch of die voldoet aan de onderstaande regels.
- De gekozen factuurdatum moet altijd binnen het huidige of vorige boekjaar vallen. Binnen elk boekjaar bewaart AdminPulse automatisch de chronologische nummering van facturen.
- Voor facturen in het huidige boekjaar geldt dat de datum niet vóór vandaag mag liggen, en dat ze minstens gelijk moet zijn aan de datum van de laatst genummerde factuur.
- Voor facturen in het vorige boekjaar mag je elke datum binnen dat boekjaar gebruiken, zolang die niet vóór de laatst genummerde factuur in dat jaar ligt.
💡Tip: Kies je een datum in het vorige boekjaar? Dan komt de factuur automatisch in de juiste administratie en rapporten terecht.
Factuurdatum voor creditnota’s
Creditnota’s volgen dezelfde datum- en validatieregels als gewone facturen. AdminPulse bewaakt dus ook hier de chronologische volgorde binnen het boekjaar.
Net als bij facturen geldt: een creditnota kan pas genummerd worden als er geen andere facturen meer in verwerking zijn binnen dat jaar.
De gekozen datum bepaalt bovendien automatisch de vervaldatum van de creditnota, die gelijk is aan de factuurdatum.
Goed om te lezen
- Wil je meer weten over factuurvoorstellen en de beschikbare globale acties? Lees dan: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden