Je kan in AdminPulse bijlagen toevoegen aan facturatie-e-mails. Dat is handig als je bijvoorbeeld factuurvoorwaarden, algemene voorwaarden of extra documentatie wil meesturen met je factuur naar de klant. Er zijn drie manieren waarop je dat kan doen:
- Via een e-mailsjabloon: de bijlage wordt standaard meegestuurd met elke factuurmail.
- Ad-hoc: je voegt een bijlage toe bij het versturen van een specifieke factuur.
- Via het factuurvoorstel: de bijlage blijft gekoppeld aan het voorstel en wordt automatisch meegestuurd zodra de factuur verzonden wordt.
👉 Goed om te weten:
- Elke bijlage mag maximaal 50 MB zijn, met een totaallimiet van 200 MB per e-mail.
- Ondersteunde bestandsformaten zijn: PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), RTF en gewone tekstbestanden (.txt).
💡 Tip: Stuur je vaak dezelfde documenten mee? Voeg ze toe aan het e-mailsjabloon, dan worden ze automatisch meegestuurd bij elke factuur.
Bijlage automatisch meesturen via het e-mailsjabloon om facturen te verzenden
Wil je dat een bepaalde bijlage altijd meegestuurd wordt met al je facturen? Voeg het bestand dan toe aan het e-mailsjabloon dat voor facturen gebruikt wordt.
- Ga naar Instellingen > E-mailsjablonen.
- Klik op het potloodicoon bij het e-mailsjabloon om facturen te verzenden. Dit heet standaard "Factuur verzenden".
- Klik op de knop + Bijlage toevoegen en selecteer het bestand dat je wil meesturen.
💡 Werk je met verschillende talen? Voeg dan de bijlage afzonderlijk toe aan elk talig sjabloon (bijvoorbeeld Frans én Engels), zodat elke klant het document ontvangt.
Ad-hoc bijlage toevoegen aan een specifieke factuur
Wil je een eenmalig document meesturen met een factuur? Voeg dan een bijlage toe op het moment dat je de factuur mailt.
- Ga naar Facturatie > Facturen.
- Zoek de factuur of creditnota in de tabel en klik op het uitklapmenu aan het einde van de lijn (
).
- Kies E-mail factuur.
- In het e-mailvenster versleep je het document naar het uploadvak, of klik je op bladeren om een bestand van je computer te kiezen.
Bijlage koppelen aan een factuurvoorstel
Je kan ook vóór het verzenden al een bijlage koppelen aan een factuur via het voorstel. Wanneer je de definitieve factuur verzendt, wordt de bijlage automatisch toegevoegd aan de e-mail.
- Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
- Klik op een voorstellijn om het voorstel te openen.
- Klik op + Bijlage toevoegen en kies een bestand vanop je computer.
Goed om te lezen
- Wil je meer weten over hoe je werkt met e-mailsjablonen? Lees dan het artikel E-mailsjablonen.