Nieuwe registratie

Inhoud

Navigatie

Ingave

Tijd 

Afstand

Product/Kost

Omschrijving

Communicatieverslag

Actieknoppen onderaan

 

Navigatie

Klik op Nieuwe Registratie in het menu Registratie.

Ingave

Vul eerst de datum in waarvoor je de registratie wilt maken. Van bestaande registraties kan de datum gewijzigd worden, zolang ze niet gefactureerd zijn. Repetitieve registraties (abonnementskosten, administratieve kosten, onkosten,...) kan je per relatie aanmaken als geplande registraties in zijn relatiedossier. Hoe je dat doet, lees je hier. 

In het veld Relatie typ je een deel van de naam van de klant in. AdminPulse zal je dan namen voorstellen en de velden om de registratie in te geven worden actief. Indien het gaat om een nieuwe relatie kan je deze meteen aanmaken door op het plusteken te klikken. 

Zodra je de relatie gekozen hebt, verschijnt er ook de mogelijkheid om te registreren op een openstaande taak of to-do voor deze relatie. We raden aan om steeds te werken met taken om je tijd te registreren.  Zo bekom je een betere rapportering en krijg je een zicht hoelang er gespendeerd wordt aan een bepaalde taak. Verder voorkom je ook ellenlange prijslijstitems omdat de opsplitsigen in de prijslijstitems niet meer nodig is. Ook op je factuursabjoon kan je  beslissen om de taken te laten oplijsten. Je kan hier ook meteen de status van de (deel)taak aanpassen indien gewenst. 

Tijd

In de dropdown Wat kan je een item uit de prijslijst kiezen. Lees hier hoe je de prijslijst kan aanpassen.

De informatie die ingesteld staat in de prijslijst (zoals tarief, factureerbaar etc) wordt automatisch ingevuld door AdminPulse. Indien gewenst kan je hiervan afwijken voor een specifieke registratie. 

Om je tijd te regsitreren kan je gebruik maken van "van" en "tot" of je kan ook meteen een "duur" invullen. 

Ook kan je gebruik maken van deze snelknoppen  om meteen 5, 10 of 15 minuten toe te voegen:

Deze snelknoppen ronden de duur af op het dichtstbijzijnde tiental minuten of het dichtstbijzijnde kwartier:

 

Tarief: dit wordt overgenomen uit de prijslijst, maar kan hier aangepast worden

Korting: je kan ervoor kiezen om ook nog een korting toe te voegen

BTW%: je kan het BTW-percentage aanpassen

Totaal excl: hier zie je het totaalbedrag exclusief BTW

Factureerbaar: duid aan of deze registratie al dan niet factureerbaar is

Binnen forfait: beschikbaar indien in de relatie een forfaitplanning staat ingesteld, dit wordt ook overgenomen vanuit de prijslijst en kan hier nog aangepast worden.  

 

Opmerking: afhankelijk van de rol van de gebruiker zijn niet al deze velden beschikbaar. Zo kan bijvoorbeeld de rol "enkel registreren" niet aanduiden of de registratie binnen forfait valt. 

 

Afstand

Als je het adres van de klant hebt ingegeven in zijn relatiedossier kan AdminPulse het aantal km uitrekenen. Klik op het rekenmachine icoontje in het veld Afstand:

Product/Kost

Kosten die je voor de klant gemaakt hebt kan je hier registreren.

 

Omschrijving

Facturatieopmerking: hier kan je optioneel een opmerking ingeven. Op je factuursjabloon kan je er dan voor kiezen om de facturatieopmerking toe te voegen. 

Interne opmerking: een opmerking die niet voor de klant bedoeld is. Deze opmerking kan je niet op het factuursjabloon plaatsen. 

Communicatieverslag

Samen met je registratie kan je ook meteen een interactie toevoegen. Dit wordt dan bewaard in het interactiescherm van de relatie. 

Duid eerst aan of je een telefoongesprek, notitie of vergaderverslag wilt toevoegen. 

Dan kan je een titel of een omschrijving ingeven. 

Actieknoppen onderaan

Klik op Annuleren om de gegevens weer te wissen of op Registreren om de registratie te bewaren. 

Je kan ook een Recup of een Afwezigheid toevoegen. Meer info hierover vind je hier.