In AdminPulse kun je via Registratie > Nieuwe Registratie efficiënt tijd, afstand en producten/kosten registreren. Het toevoegen van afwezigheden en recup is hier ook mogelijk.
Het scherm ‘Nieuwe registratie’ bestaat uit twee delen: een overzicht van de geregistreerde tijd aan de linkerzijde en een formulier voor nieuwe registraties aan de rechterzijde.
Schermindeling
Linkerzijde: Overzicht van registraties
Aan de linkerzijde zie je een overzicht van al jouw registraties voor de geselecteerde dag. Gebruik de groene pijlen naar links of rechts om van dag te wisselen.
Deze sectie toont onder andere de volgende informatie:
- Starttijd, eindtijd en duur van elke tijdregistratie
- Het gekoppelde prijslijstitem
- De geregistreerde afstand en kwantiteit voor afstanden en producten/kosten
- Het bijbehorende totaalbedrag
Het totaal aan geregistreerde tijd voor deze dag wordt bovenaan de lijst weergegeven. Extra details kunnen aan het overzicht worden toegevoegd door op Toon details te klikken.
Indien er een uurrooster is ingesteld, kun je ook de ontbrekende uren zien. Aan de rechterkant kun je via de schuifknop aangeven of je thuis of op kantoor hebt gewerkt.
Door op een specifieke registratie te klikken, wordt deze geopend aan de rechterzijde van de pagina. Hier kun je de detailinformatie controleren, aanpassen of verwijderen, zolang de registratie nog niet op een factuurvoorstel (en daarna op een factuur) geplaatst is.
Rechterzijde: Nieuwe registratie invoeren
Aan de rechterzijde van de pagina bevindt zich het formulier waarmee je een nieuwe registratie kunt aanmaken. Hier voer je onder andere de datum, relatie, tijd, afstand, kosten en opmerkingen in. De verschillende onderdelen worden hieronder verder toegelicht.
💡Repetitieve registraties, zoals abonnementskosten, administratieve kosten of onkosten, kun je per relatie aanmaken als geplande registraties in het relatiedossier. Lees hier hoe je dat doet: Overzicht: Het beheren van geplande registraties
Een nieuwe registratie invoeren
1. Datum instellen
Stel eerst de gewenste datum in bovenaan het registratieformulier. Je kunt de datum aanpassen door deze handmatig in te voeren of via de kalender te selecteren. De registratie wordt automatisch gekoppeld aan de geselecteerde dag.
2. Relatie selecteren
Vul in het veld Relatie een deel van de relatienaam in. AdminPulse zal suggesties tonen op basis van je input. Selecteer de juiste relatie om verder te gaan.
Nadat je een relatie hebt gekozen, kun je registreren op een openstaande taak of to-do die aan deze relatie is gekoppeld. Het is aanbevolen om steeds te werken met taken wanneer je tijd registreert omdat dit:
- Betere rapporten oplevert voor inzicht in tijdsbesteding per taak
- Overzichtelijke facturen genereert, met opsomming van taken per klant (indien gewenst)
- Opsplitsingen in prijslijstitems overbodig maakt
Indien gewenst kun je hier ook de status van de taak of to-do bijwerken door op het gekleurde bolletje te klikken.
Tijd registreren
In de sectie Tijd kun je eenvoudig een periode of duur registreren. Kies in het veld Wat een prijslijstitem uit de dropdownlijst. De standaardinformatie vanuit de prijslijst, zoals tarief en factureerbaarheid, wordt automatisch ingevuld. Je kunt deze indien nodig aanpassen.
Hoe tijd registreren?
- Voer een begin- en eindtijd in via de velden Van en Tot.
- Of vul direct een duur in minuten in als je de begin- of eindtijd niet exact weet.
Daarnaast kun je snel tijd toevoegen via knoppen waarmee je direct 5, 10 of 15 minuten kunt registreren.
De knoppen met verticale lijnen ronden je invoer automatisch naar het dichtstbijzijnde vijftal minuten, tiental minuten of kwartier.
Afstand en kosten registreren
Afstand
Is het klantenadres ingevoerd in het relatiedossier? Dan kan AdminPulse het aantal kilometers automatisch berekenen door op het rekenmachine-icoontje te klikken. Als alternatief kun je de afstand handmatig invullen.
Product/Kost
In de sectie Product/Kost kun je kosten invoeren die je voor de klant hebt gemaakt. Selecteer een prijslijstitem en pas het aantal, bijbehorend tarief en BTW aan indien nodig.
Beschikbare velden voor tijd-, afstand- en product/kost-registraties
Naast de specifieke velden die bij elk type registratie horen, zijn er ook algemene velden die voor alle registraties beschikbaar zijn:
- Tarief: Wordt overgenomen uit de prijslijst, maar is aanpasbaar per registratie.
- Korting: Voeg een korting toe indien gewenst.
- BTW: Pas het Btw-percentage aan indien nodig.
- Totaal excl.: Hier zie je het totaalbedrag exclusief BTW.
- Factureerbaar: Geef aan of de registratie factureerbaar is.
- Binnen forfait: Wordt automatisch ingevuld indien een forfaitplanning voor de relatie is ingesteld.
👉Let op: de beschikbaarheid van velden hangt af van de rol van de gebruiker. Zo heeft de rol "enkel registreren" bijvoorbeeld geen toegang tot het veld waarmee kan worden aangegeven of een registratie binnen forfait valt.
💡Bekijk hier hoe je de prijslijst kunt aanpassen.
Toevoegen van opmerkingen
Onderin het registratieformulier kun je bij Omschrijving twee soorten opmerkingen toevoegen:
- Facturatieopmerking: Een optionele boodschap die, afhankelijk van je factuursjabloon, zichtbaar kan zijn op de factuur.
- Interne opmerking: Een interne notitie die niet zichtbaar is voor de klant of op de factuur.
Communicatieverslag
Bij het aanmaken van een registratie kun je direct een communicatieverslag toevoegen. Kies uit een van de volgende typen interacties:
- Telefoongesprek
- Notitie
- Vergaderverslag
Vul vervolgens een titel en beschrijving in. Wanneer nodig, kun je ook bijlagen toevoegen ter ondersteuning van je verslag.
Communicatieverslagen zijn terug te vinden in het relatie tijdslijn van een relatiedossier: Relatie tijdslijn: overzicht en gebruik.
Actieknoppen
Tot slot bieden de actieknoppen onderaan het formulier de volgende mogelijkheden:
- Annuleren: Wis alle ingevoerde gegevens en herstel het formulier naar de oorspronkelijke status.
- Registreren: Sla de gegevens op en maak de registratie definitief.
- Recup of Afwezigheid toevoegen: Gebruik deze opties om tijd te recupereren of afwezigheid te registreren. Lees hier meer: HRM