Heb je een fout opgemerkt in een net genummerde factuur? In AdminPulse kan je de meest recente factuur opnieuw omzetten naar een voorstel door ze te ontnummeren.
Dit artikel legt uit wanneer ontnummeren mogelijk is, welke voorwaarden gelden en hoe je deze actie correct uitvoert.
Wanneer gebruik je de functie 'Ontnummeren'?
Je gebruikt de functie Ontnummeren wanneer je een fout hebt ontdekt in de laatst genummerde factuur. Door de factuur te ontnummeren, maak je ze opnieuw bewerkbaar zodat je ze kan corrigeren of verwijderen.
AdminPulse laat enkel toe om de meest recent genummerde factuur te ontnummeren. Op die manier blijft de factuurnummering correct en chronologisch opgebouwd.
👉 Let op: gebruik deze functie alleen wanneer strikt noodzakelijk. Als een factuur al verzonden of verwerkt is (bijvoorbeeld naar de klant of naar een boekhoudpakket), kan ontnummeren leiden tot fouten in de administratie of synchronisatieproblemen.
Voorwaarden om een factuur te kunnen ontnummeren
Een factuur ontnummeren is alleen mogelijk wanneer aan alle volgende voorwaarden is voldaan:
- De factuur is de meest recente genummerde factuur.
- Er zijn geen betalingen geregistreerd op deze factuur (ook geen creditnota’s).
- De factuur is niet geëxporteerd naar een extern systeem.
- Er is geen facturatieverwerking bezig.
- Als Twikey als betalingsprovider wordt gebruikt, moet de factuur eerst verwijderd worden uit Twikey.
Hoe ontnummer je een factuur?
- Ga naar het scherm Facturen (Facturatie > Facturen).
Standaard staat de meest recente factuur bovenaan, tenzij er filters actief zijn. - Open het menu Meer acties via het pijltje aan het einde van de lijn (
).
- Kies voor de actie Ontnummeren.
- Bevestig je keuze in het dialoogvenster.
Wat gebeurt er na het ontnummeren?
Zodra je het ontnummeren bevestigt:
- Wordt de factuur ontnummert.
- Verdwijnt ze uit de lijst van definitieve facturen.
- Komt ze opnieuw terecht bij de Factuurvoorstellen (Facturatie > Factuurvoorstellen), waar je ze kan aanpassen of verwijderen.
💡 De actie 'Ontnummeren' wordt automatisch gelogd in de Gebeurtenissen van de factuur. Je opent dit overzicht via het pijltje () aan het einde van de lijn van een factuur of factuurvoorstel.
Wat als ontnummeren niet mogelijk of wenselijk is?
👉 Een factuur ontnummeren is bedoeld om fouten recht te zetten in de meest recente factuur.
Is de factuur al verzonden, betaald of verwerkt? Dan is ontnummeren niet mogelijk of administratief risicovol.
💡 In dat geval gebruik je beter een alternatieve oplossing, zoals:
- een creditnota om een fout te corrigeren;
- een aangepaste opvolgfactuur met de juiste gegevens.