In dit artikel wordt beschreven hoe je BTW-saldo's snel en efficiënt naar je klanten kan communiceren door gebruik te maken van voorwaardelijke invulvelden.
Het eerste deel bespreekt de instellingen en sjablonen, het tweede deel de werkwijze die je elke BTW-periode hanteert.
Instellingen en sjablonen
1. Taaksjabloon
- In het sjabloon BTW-aangifte klik je op "Velden openen".
- Je verwijdert eventuele bestaande velden, en voegt 4 nieuwe toe.
Naam Type Te betalen Ja/nee Terugbetaling Ja/nee Overdracht Ja/nee Saldo Getal
Door op de pijltjes te klikken kan je de volgorde van de invulvelden juist zetten.
2. E-mailsjabloon
Maak een nieuw e-mailsjabloon aan.
- Bij "Sjabloon voor" selecteer je "Taakbeheer". (1)
- Voeg eventuele labels toe (2), zodat je e-mail binnen de documenten in AdminPulse onmiddellijk geordend wordt. Dit is echter geen vereiste voor deze werkwijze.
- Bij "Documenten van dit type..." kan je ervoor kiezen om het BTW ontvangstbewijs automatisch mee te sturen. (3) Ook dit is echter geen vereiste voor deze werkwijze.
- In de tekst van het e-mailsjabloon maak je gebruik van de invulvelden die zonet gecreëerd zijn.
Een mogelijke tekst:
Beste {relationOrContact.firstName} {relationOrContact.lastName}
Hierbij bevestigen we het indienen van de BTW-aangifte van de voorbije periode. Het ontvangtbewijs van de aangifte zit in bijlage.
Het openstaande saldo bedraagt op dit moment {Saldo} euro.
Het betreft voor deze periode een {IF_Te betalen}te betalen saldo.{ENDIF_Te betalen}{IF_Terugbetaling}terug te trekken saldo.{ENDIF_Terugbetaling}{IF_Overdracht}overdracht naar de volgende periode.{ENDIF_Overdracht}
{IF_Te betalen}Gelieve dit te voldoen op IBAN BE22 6792 0030 0047 van de dienst BTW-ontvangsten,
met volgende mededeling: {relation.vatStructuredMessage}
Om nalatigheidsintresten te vermijden moet deze betaling voldaan worden ten laatste op {task.deadline}.{ENDIF_Te betalen}
Met vriendelijke groet,
{relation.responsible.fullname}
Belangrijk hierbij is dat de voorwaardelijke tekst, tussen de juiste invulvelden staat.
De tekst die tussen {IF_Te betalen} en {ENDIF_Te betalen} staat, zal enkel weergegeven als het "Ja/nee"-veld "Te betalen" de waarde "Ja" heeft.
{IF_Te betalen}te betalen saldo.{ENDIF_Te betalen}
{IF_Terugbetaling}terug te trekken saldo.{ENDIF_Terugbetaling}
{IF_Overdracht}overdracht naar de volgende periode.{ENDIF_Overdracht}
3. Taaksjabloon
Voor de laatste stap van de voorbereiding keer je terug naar het taaksjabloon.
Bij de deeltaak "Saldo en kopie naar klant" kies je voor:
- Deeltaaktype: "Geautomatiseerde mail" (1)
- E-mailsjabloon: kies het net aangemaakte sjabloon (bijvoorbeeld "Saldo BTW naar klant") (2)
Werkwijze
In het taakoverzicht:
- Activeer de knop "Velden tonen".
- Zet een vinkje in de juiste kolom.
- Vul het BTW-saldo in.
- Selecteer de klanten waarvoor je de mail wil versturen
- Ga via "Globale acties" naar "Status deeltaak wijzigen"
- Het venster opent. Kies voor de deeltaak "Saldo & kopie naar klant.
- Selecteer de status "Klaar".
- Vink "E-mail verzenden" aan.
- Als er automatisch een bestand wordt meegestuurd, wordt dit hier aangegeven.
Als je hier op "Verzenden" klikt, zal AdminPulse de invulvelden invullen, de juiste tekst weergeven volgens de voorwaardelijke invulvelden, en de mail verzenden.
Tip: eerste keer? controle!
Wanneer je deze werkwijze voor de eerste keer toepast, wil je uiteraard zeker zijn dat alle invulvelden juist worden weergegeven en dat het juiste bestand wordt gekoppeld, vóór je de mail naar alle klanten stuurt.
Dit kan makkelijk via het taakbord:
- Ga naar de taak van een relatie die je wil controleren
- Sleep de deeltaak "Saldo en kopie naar klant" naar "in uitvoering".
Omdat dit slechts 1 relatie betreft, vult AdminPulse in het voorbeeld alle waarden in de invulvelden in.
Indien na verificatie blijkt dat de mail correct wordt opgesteld, kan je deze via het taak overzicht naar meerdere klanten tegelijk sturen.