Betaalmethode opnemen op facturen aan de hand van factuursjablonen

Voor elke klant kan je in AdminPulse aangeven hoe facturen betaald zullen worden: manueel of via domiciliëring. Deze betaalmethode kan daarna automatisch op de factuur worden weergegeven, met een aangepaste tekst, door gebruik te maken van conditionele invulvelden in je factuursjabloon. In dit artikel tonen we je hoe je dat instelt.

💡Wil je de betaalmethode ook weergeven in facturatie-e-mails? Lees dan dit aanvullende artikel: E-mailsjablonen - Conditionele invulvelden.

Betaalmethode instellen per klant

1. Open het relatiedossier van de klant.
2. Ga naar Facturatie > Factuurgegevens en instellingen.
3. Selecteer bij Betaalmethode één van de volgende opties:
   • Manueel
   • Domiciliëring

💡 De gekozen methode bepaalt welke tekst op de factuur verschijnt wanneer je de juiste conditionele velden toevoegt in je sjabloon.

Factuursjabloon aanpassen met conditionele betaaltekst

Bij domiciliëring wil je vermijden dat de klant de betaalreferentie gebruikt en toch nog manueel overschrijft. Geef daarom op de factuur duidelijk aan dat de betaling automatisch zal verlopen. Gaat het om manuele betaling, dan vermeld je net wél de betaalreferentie. Zo krijgt de klant geen tegenstrijdige informatie en voorkom je foutieve of dubbele betalingen.
Hieronder tonen we hoe je die conditionele tekst toevoegt aan het factuursjabloon.

💡 Werk je voor het eerst met factuursjablonen of invulvelden? Lees dan zeker dit artikel: Factuur lay-out.

Het factuursjabloon bewerken

1. Ga naar Instellingen > Factuursjablonen.
2. Download het sjabloon dat je wil bewerken via het downloadicoon (hou er rekening mee dat er per taal een apart sjabloon kan bestaan).
3. Open het Word-document en ga naar het gedeelte waar je normaal de betaalinstructies plaatst.
4. Vervang of vul de bestaande tekst aan met het onderstaande codeblok.
5. Sla het document op nadat je de wijzigingen hebt gemaakt.
6. Upload het aangepaste sjabloon opnieuw via de knop met de twee pijlen.
7. Bekijk een voorbeeldfactuur met nepgegevens via de knop met het oogicoon en controleer of de betaaltekst correct wordt weergegeven. Pas indien nodig het sjabloon opnieuw aan.

Codeblok voor conditionele betaaltekst

{IF RelationPaymentMethodDirectDebit} De betaling zal automatisch via domiciliëring van uw bankrekening verlopen.{ENDIF RelationPaymentMethodDirectDebit}
{IF RelationPaymentMethodManual} Gelieve de overschrijving te voldoen met mededeling {PaymentReference}. {ENDIF RelationPaymentMethodManual} 

👉 De tekst binnen de conditionele velden is slechts een voorbeeld. Je mag deze vervangen door een eigen boodschap. Laat wel altijd het {IF ...}en {ENDIF ...} gedeeltes ongewijzigd staan.

Gebruik IF-velden ook afzonderlijk

Je hoeft het volledige voorbeeld hierboven niet te gebruiken. Je kan de {IF RelationPaymentMethodDirectDebit} en {IF RelationPaymentMethodManual} velden ook afzonderlijk toepassen. Zo bepaal je zelf wanneer bepaalde informatie op de factuur verschijnt, afhankelijk van de gekozen betaalmethode.

💡 Voorbeeld: wil je klanten die manueel betalen aanmoedigen om over te stappen naar domiciliëring? Toon dan een aangepaste boodschap bij manuele betaling:

{IF RelationPaymentMethodManual} Kies voor domiciliëring en ontvang 2% korting op je volgende factuur. {ENDIF RelationPaymentMethodManual} 

Facturen in meerdere talen

Voor elke factuur selecteert AdminPulse automatisch het sjabloon in de taal van de klant. Zorg er dus voor dat je alle taalversies van elk sjabloon aanpast met de conditionele velden en de juiste vertaling van de tekst.

Voorbeeldsjablonen in AdminPulse

Wil je snel zien hoe je de invulvelden kan gebruiken? In het scherm Instellingen > Factuursjablonen vind je enkele voorbeeldsjablonen waarin de conditionele velden al verwerkt zijn.
Gebruik deze sjablonen gerust als inspiratie of als startpunt voor het opbouwen van jouw eigen aangepaste factuursjabloon.

Hieronder zie je twee voorbeeldfacturen: één met de boodschap bij domiciliëring en één met de boodschap voor manuele betaling: