In AdminPulse wordt de berekening van de UBO-structuur eerst uitgevoerd in de UBO-sectie van een relatie. Zodra de berekening is afgerond, kun je de berekende structuur delen via e-mail, afdrukken, of bewaren voor later gebruik. Hiervoor heb je een sjabloon nodig dat automatisch wordt ingevuld met de gegevens van de relatie.

Heb je meer informatie nodig over hoe een UBO-structuur wordt berekend? Raadpleeg dan ons artikel: UBO-berekening door AdminPulse: een stapsgewijze gids

Stap 1: Een briefsjabloon toevoegen (eenmalige actie)

Om een UBO-structuurdocument aan te maken, moet je eerst een briefsjabloon toevoegen. Dit kan op de volgende manieren:

Optie 1: Een voorbeeldsjabloon gebruiken

Ga naar Instellingen > Briefsjablonen
Zoek in de voorbeeldsjablonen onder de categorie 'Andere' naar het sjabloon ‘UBO overzicht’
Download het voorbeeldsjabloon en pas het aan naar jouw voorkeuren
Voeg het aangepaste sjabloon toe als een briefsjabloon met behulp van de knop 'Toevoegen'

Optie 2: Een nieuw sjabloon maken

Open een nieuw Word-document en creëer een volledig gepersonaliseerd sjabloon
Voeg invulvelden toe aan het document om de UBO-structuur automatisch te laten invullen door AdminPulse. Bekijk de beschikbare velden in ons artikel: Briefsjablonen - Lijsten.
Voeg dit nieuwe sjabloon toe via Instellingen > Briefsjablonen door de knop 'Toevoegen' te gebruiken

💡 Tip: Als je snel aan de slag wilt, kun je het standaard voorbeeldsjabloon aanpassen in plaats van een nieuw sjabloon vanaf nul te maken.

Stap 2: Een document opstellen met het UBO-sjabloon

Ga naar de sectie 'Brieven'
Open het relatiedossier waarvoor je een UBO-structuurdocument wilt maken. Klik vervolgens op Brieven.
Maak een nieuw document aan
Klik op 'Brief opstellen' en kies in het veld 'Sjabloon' onder het type 'Andere' het UBO-structuursjabloon. AdminPulse vult het document automatisch in met de UBO-gegevens van de relatie.
Controleer de inhoud via het voorbeeld
Gebruik de knop 'Voorbeeld' om een preview van het document te bekijken. Controleer of alle gegevens correct en volledig zijn voordat je verdergaat.

💡 Tip: Zorg ervoor dat de UBO-berekening al is voltooid in de UBO-sectie van de relatie voordat je een document opstelt.

Stap 3: Het document delen of opslaan

Na het opstellen van het document kun je een van de volgende opties kiezen:

'Downloaden': Download het document om het lokaal op te slaan, te bewerken en eventueel te printen.
'Download PDF': Genereer een pdf die direct klaar is om te printen of digitaal te delen.
'Enkel via e-mail versturen': Verstuur het document rechtstreeks per e-mail vanuit AdminPulse zonder het lokaal op te slaan.
'Opslaan': Bewaar het document in de sectie ‘Brieven’ om het later te openen of delen.

💡 Tip: Controleer altijd de gegevens in het voorbeeld om fouten te vermijden.