In dit artikel lees je stap voor stap hoe je de relaties en taken van een (ex-)medewerker overdraagt aan een vervanger wanneer een medewerker het kantoor verlaat.
Voorbereiding
Voor een goed beheerde omgeving zet je medewerkers die niet meer actief zijn inactief.
(Ex-)medewerker inactief zetten
- Ga naar Instellingen > Medewerkers om de lijst van medewerkers te raadplegen. Verwijder eventueel toegepaste filters.
- Klik in de overzichtstabel op het vuilbak-icoon helemaal rechts in de rij van de medewerker die je wilt verwijderen.
- Bevestig de actie en kies of de medewerker verder zichtbaar mag blijven.
💡 We raden aan om de medewerker zichtbaar te houden, totdat je alle relaties en taken aan een andere medewerker hebt toegewezen. Dat maakt de overdracht vlotter. - Na bevestiging voegt AdminPulse automatisch een einddatum toe aan de medewerkersfiche.
Alternatief: klik in de overzichtstabel op de medewerkernaam om de medewerkersfiche te openen. Klik onderaan op Medewerker verwijderen. Ook dan vult AdminPulse automatisch de einddatum in.
Nieuwe medewerker aanmaken (indien nodig)
Staat de vervanger van de vertrekkende medewerker nog niet in AdminPulse? Maak dan een nieuwe medewerker aan.
- Ga naar Instellingen > Medewerkers en klik op + Medewerker toevoegen.
- Vul de basisgegevens in, zoals voornaam, achternaam, e-mailadres, rol en prijsprofiel.
- Klik op Toevoegen om de medewerker aan te maken.
💡 Bestaat de vervanger al als medewerker in AdminPulse? Dan kun je deze stap overslaan en meteen verdergaan met het overdragen van de relaties en taken.
Relaties en taken overdragen aan een andere medewerker
Wijs de relaties en taken van de vertrekkende medewerker toe aan een andere medewerker.
Relaties overdragen aan een andere medewerker
Volg deze stappen om de relaties van een vertrekkende medewerker toe te wijzen aan een vervanger.
- Ga naar Relatiedossiers > Relaties.
- Voeg via Meer filters de volgende extra filters toe:
- de relevante medewerkersprofielen (Medewerker, Medewerker facturatie, Medewerker senior...)
- Toegewezen aan
- Selecteer bij de profielfilters (bijv. Medewerker verantwoordelijke) de medewerker die vervangen moet worden.
- Selecteer in de relatielijst de gewenste relaties:
- Klik op het selectievakje bovenaan de tabel om alle relaties te selecteren, of
- Vink enkel de gewenste relaties aan.
- Klik op Globale acties en kies Medewerker aanpassen.
- Selecteer in het venster eerst het juiste veld (medewerkersprofiel) en kies dan in het tweede veld de nieuwe medewerker die je wilt toewijzen of ‘Niet toegewezen’ als de rol tijdelijk open mag blijven zonder vervanger.
- Herhaal deze stappen voor elk relevant profiel.
👉 Als taken en deeltaken gekoppeld zijn aan het geselecteerde profiel, zet dan het vinkje aan bij “Wenst u ook de toegewezen gebruiker aan te passen in de bestaande taken?” Zo wijzig je de medewerker niet alleen in de relaties, maar ook meteen in alle gekoppelde taken en deeltaken die nog relevant zijn (niet-voltooide taken en voltooide taken met een toekomstige deadline).
💡Gebruik de filter Toegewezen aan om te controleren of de medewerker nog aan relaties is gekoppeld in een van de profielen.
Taken overdragen aan een andere medewerker
Na het overdragen van de relaties kun je op een gelijkaardige manier ook de taken aan een vervanger toewijzen.
- Ga naar Taken > Taaklijst.
- Gebruik de filter Taak toegewezen aan en selecteer de medewerker.
- Selecteer de gewenste taken:
- Klik op het selectievakje bovenaan de tabel om alle taken in één keer te selecteren, of
- Vink enkel de gewenste taken aan.
- Kies via Globale acties voor Toegewezen gebruiker wijzigen.
- Kies in het venster ofwel een medewerkersprofiel of een specifieke gebruiker.
💡 Gebruik extra filters om een beter overzicht te krijgen, bijvoorbeeld:
- Alleen Hoofdtaken of alleen Deeltaken tonen.
- Een periode kiezen: Deze maand, Dit kwartaal, Dit jaar of Alle.
💡Goed om te lezen
- Meer info over gebruikersbeheer: Medewerkers