Om de opvolging van voorafbetalingen vlot te organiseren, kan je gebruikmaken van het taaksjabloon Voorafbetalingen dat onderaan dit artikel beschikbaar is.
Het taaksjabloon is bedoeld voor jaarlijkse opvolging en werkt met planningsschema’s op basis van de afsluitdatum van het boekjaar van de relatie.
Planningsschema’s voor voorafbetalingen
De afsluitdatum van het boekjaar bepaalt welke deadlines van toepassing zijn. Daarom werkt dit taaksjabloon met vaste planningsschema’s, telkens één per veelgebruikte afsluitdatum.
Voor elke afsluitdatum bevat het schema vier jaarlijkse deadlines.
Voorziene planningsschema’s
-
Afsluit 31/12
Deadlines: 10/04 – 10/07 – 10/10 – 20/12 -
Afsluit 31/03
Deadlines: 10/07 – 10/10 – 10/01 – 20/03 -
Afsluit 30/06
Deadlines: 10/10 – 10/01 – 10/04 – 20/06 -
Afsluit 30/09
Deadlines: 10/01 – 10/04 – 10/07 – 20/09
Elk schema maakt de taken automatisch 35 dagen vóór de deadlines aan, zodat je voldoende tijd hebt om alles voor te bereiden.
Bij het instellen van taken voor een relatie (relatiedossier van de relatie > sectie Taakbeheer > Taakplanning) kies je expliciet het planningsschema dat overeenkomt met de afsluitdatum van het boekjaar. AdminPulse past dit niet automatisch aan.
💡 De voorziene schema’s dekken de meest voorkomende afsluitdata. Komt de situatie van je klant niet overeen met deze schema’s, dan kan je eenvoudig een extra planningsschema toevoegen of een bestaand schema kopiëren en aanpassen aan je eigen noden.
👉 Pas je een planningsschema aan dat al in gebruik is? Maak dan eerst een kopie van het schema of een nieuw schema aan. Zo vermijd je dubbele of ongewenste taken. In het Taak overzicht kan je filteren op planningsschema om eventuele dubbels op te schonen.
Deeltaken binnen het taaksjabloon voor voorafbetalingen
De taak bestaat uit meerdere deeltaken, die samen de volledige opvolging ondersteunen:
- Documenten opvragen
- Berekening (en eventueel simulatie of controle)
- Mail naar klant met het te betalen bedrag
De e-mailtaak maakt gebruik van een e-mailsjabloon en wordt automatisch verzonden wanneer je de deeltaak op Klaar zet.
Voorbeeld e-mail:
Beste {relationOrContact.firstName},
{task.name}: {relation.name} {relation.firstname}
Wij verzoeken je volgende voorafbetaling uit te voeren:Bedrag: {Bedrag} EUR
Mededeling: {relation.structuredMessagePrepayment}
Uiterlijk: {task.deadline}
BE61 6792 0022 9117
Inningscentrum – Dienst Voorafbetalingen
Koning Albert II-laan 33, bus 42
B-1030 Schaarbeek
Meer info: https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen/vennootschapsbelasting/voorafbetalingen
Met vriendelijke groeten,
{task.assignedto_OR_user.name}
Invulvelden in de taak voor voorafbetalingen
In de taak zijn extra invulvelden voorzien om informatie gestructureerd vast te leggen en te hergebruiken in e-mails.
- Einde boekjaar is beschikbaar als voorgedefinieerd relatieveld en toegevoegd, zodat je dit meteen ziet in het Taak overzicht.
- Bedrag is een invulveld waarin je het te betalen bedrag noteert. Dit veld kan automatisch worden opgenomen in de e-mail naar de klant.
Taak overzicht gebruiken voor voorafbetalingen
In het Taak overzicht (Taken > Taak overzicht) kan je filteren op het taaksjabloon Voorafbetalingen. Je kan daar ook de relevante invulvelden tonen door de schuiver Velden tonen aan te zetten.
Taaksjabloon voor voorafbetalingen importeren
Onderaan dit artikel kan je het taaksjabloon downloaden en importeren in je eigen AdminPulse-omgeving (Instellingen > Taaksjablonen > knop ‘+ Toevoegen’).
- de hoofdtaak en deeltaken
- het e-mailsjabloon
- de vaste planningsschema’s
- de bijbehorende invulvelden
Na import kan je het sjabloon nog verder aanpassen aan je eigen werkwijze.
💡 Goed om te lezen
- Meer informatie over voorafbetalingen vind je op: https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen/vennootschapsbelasting/voorafbetalingen