Voor je kantoor wil je graag kunnen nagaan of de vooropgestelde budgetten voor je relaties niet in gevaar komen.
Via het scherm Budgetten stel je eerst voor je relaties de budgetten in. Dit kan met de hulp van globale acties waarbij je het bedrag bijvoorbeeld kan baseren op het forfaitbedrag of de registraties van het vorige jaar.
AdminPulse gaat dan het bedrag berekenen van de effectieve prestaties. Gedurende het jaar kan je dan gemakkelijk opvolgen hoeveel percent een relatie al van het budget opgebruikt heeft zodat je snel ziet welke relaties mogelijks het budget zullen overschrijden.
Budgetten in het relatiedossier
Scherm Budgetten
Filters
Naast de standaardfilters die je ook op andere schermen terugvindt, zijn er nog extra's filters specifiek voor het budgetscherm:
Met budget: toon enkel de relaties waarvoor een budget werd ingesteld
Zonder budget: toon de relaties waarvoor nog geen budget werd ingesteld
Via deze speciale filters kan je aangeven met welke registraties AdminPulse rekening moet houden bij de berekening.
Overzicht
Budget (bedrag): Het vooropgestelde budget voor het gehele jaar voor deze relatie. Zie Budget bedrag aanpassen hoe dit bedrag toegevoegd kan worden.
Bedrag: Het al gefactureerde bedrag aan registraties tot op de dag van vandaag.
Opmerking: Gaat het over een forfaitklant, dan kan je bij het budgetbedrag het jaarlijkse bedrag van de forfait zetten. Bij "bedrag" zal AdminPulse het bedrag berekenen van de gefactureerde registraties (het forfaitbedrag wordt hier dus niet meegerekend) Zo kan je zien of je forfaitbedrag hoger of lager is dan de gemaakte prestaties.
Gebruikt % bedrag: Het percentage van het gefactureerde bedrag ten opzichte van het vooropgestelde budget.
Budget (uren): Het vooropgestelde aantal uren dat verwacht wordt te werken voor deze relatie gedurende het gehele jaar. Zie Budget uren aanpassen hoe dit bedrag toegevoegd kan worden.
Uren: het aantal uren die dit jaar al geregistreerd werden voor deze relatie.
Gebruikt % uren: Het percentage van de gepresteerde uren ten opzichte van het vooropgestelde aantal uren.
Legende kleuren
Bij het Gebruikt % bedrag en Gebruikt % uren worden de volgende kleuren gehanteerd:
Globale acties
Budget (bedrag) aanpassen
Er zijn verschillende methodes om een budgetbedrag toe te kennen. Je kan zelf een bedrag instellen of je kan je baseren op bv het registratiebedrag van vorig jaar.
Budget (uren) aanpassen
Er zijn verschillende methodes om een budgeturen toe te kennen. Je kan zelf een aantal instellen of je kan je baseren op bv het aatal uren van vorig jaar.
Budget kopiëren
Je kan via deze globale actie het huidige budget kopiëren naar volgend jaar.
Opmerking: je kan ook het budget van een ander jaar kopiëren, dit doe je door bovenaan in de filters geen jaar te selecteren maar te kiezen voor "alle". Zo kan je dan zelf een specifiek jaar aanduiden.
Toegang
Alle gebruikers in AdminPulse hebben ook toegang tot het scherm van de budgetten.
De gebruikers met de rol "enkel registreren" en "relatiebeheerder" kunnen wel geen bedragen zien, enkel de uren.
Budgetten in het relatiedossier
Hoofding
Voor een relatie waarvoor een budget werd ingesteld zie je in de hoofding ook meteen de status.
Ga hier met je muis naartoe om ook de details voor het budgetbedrag en het budget in uren te zien.
Via je het potloodje kan je ook meteen het budget aanpassen mocht dit nodig zijn.
Facturatieplanning
Hier zie je het huidige budget. Klik je op de weegschaal dan krijg je het overzichtje van de budgetten: