Het aanpassen van gegevens voor een bestaande relatie kan op verschillende manieren, afhankelijk van de beschikbare applicaties in je AdminPulse-configuratie. In dit artikel leggen we uit hoe je dit proces eenvoudig uitvoert, met de focus op het automatisch ophalen van gegevens uit externe systemen.
Relatiegegevens handmatig aanpassen
Wil je gegevens zelf bijwerken? Ga naar de gewenste relatie in AdminPulse en pas de informatie in de beschikbare velden aan. Hoewel dit snel en simpel kan, raden we aan de automatische opties te gebruiken. Zo bespaar je tijd en verklein je de kans op fouten.
Relatiegegevens automatisch updaten
AdminPulse maakt het mogelijk om relatiegegevens te synchroniseren met externe databronnen zoals KBO, Companyweb en eStox.
Dit zorgt ervoor dat de opgeslagen informatie altijd actueel en nauwkeurig blijft.
Hoe gegevens automatisch synchroniseren?
- Open de relatie waarvan de gegevens geüpdatet moeten worden
- Klik op de knop "Meer acties" in het relatie-lint
- Selecteer "Informatie ophalen uit [naam applicatie]" (bijvoorbeeld "Informatie ophalen uit KBO")
- AdminPulse haalt nu automatisch de nieuwste gegevens op uit de gekozen databron en verwerkt deze in het relatiedossier
- Deze actie moet telkens wanneer nodig worden herhaald
👉 Opgelet: Je gebruiker moet uiteraard over de nodige rechten beschikken. Kan je gebruiker bv. manueel geen nieuwe relaties aanmaken, dan zal bij het klikken op 'Informatie ophalen uit KBO' ook geen nieuwe gelinkte relaties worden aangemaakt.
💡 Indien bepaalde informatie al handmatig is ingevuld in AdminPulse en niet voorkomt in het KBO, eStox of Companyweb, wordt deze niet automatisch verwijderd bij een synchronisatie.
👉 Als je bestuurders ophaalt via KBO, hou er dan rekening mee dat deze databron geen rijksregisternummer aanlevert. AdminPulse probeert dan op basis van de naam een bestaande relatie te matchen. Als de ingevulde voornaam in AdminPulse afwijkt (bijvoorbeeld omdat een tweede voornaam is toegevoegd), zal de bestaande relatie misschien niet worden herkend en wordt er een nieuwe aangemaakt. Zo kunnen onbedoeld dubbele relaties ontstaan
Noteer daarom de volledige officiële voornaam (incl. tweede naam) in het veld 'Officiële voornaam' in de sectie 'Accountant info' van het relatiedossier. Zo vergroot je de kans op een correcte match.
Velden die automatisch kunnen worden bijgewerkt
| KBO | eStox | Companyweb | |
| Naam | x | x | x |
| Taal | x | x | x |
| Adres | x | x | x |
| Telefoon | x | ||
| x | x | ||
| Website | x | ||
| Einde-boekjaar | x | ||
| Datum oprichting | x | ||
| Bedrijfsleider(s) (diverse functies) | x | x | |
| Aandeelhouders | x | ||
| NACE | x |
Wijzigingsgeschiedenis controleren
Na een update kan het nuttig zijn om te controleren welke veranderingen toegepast zijn. Dit doe je via de optie "Wijzigingsgeschiedenis" onder de knop "Meer acties" in het relatie-lint.
Lees ook ons volledige artikel over Wijzigingsgeschiedenis raadplegen om meer te ontdekken.