Bestaande relatiegegevens aanpassen en updaten

Je kan de gegevens van een bestaande relatie zelf aanpassen, of ze automatisch laten bijwerken vanuit een externe databron zoals de KBO, Companyweb of eStox. Je kan Companyweb en eStox gebruiken als de koppeling voor een van je eigen bedrijven is ingesteld.

In dit artikel lees je hoe je relatiegegevens handmatig of automatisch bijwerkt, welke velden elke databron bijwerkt en hoe je wijzigingen nakijkt.

Relatiegegevens handmatig aanpassen

Open de relatie in AdminPulse en pas de gegevens aan in de beschikbare velden. Wil je gegevens uit een externe databron overnemen? Gebruik dan een van de opties hieronder.

Relatiegegevens automatisch bijwerken

AdminPulse kan relatiegegevens synchroniseren met externe databronnen zoals de KBO, Companyweb en eStox. Zo blijft de informatie in het relatiedossier actueel.

Hoe werk je relatiegegevens automatisch bij?

1. Open de relatie waarvan je de gegevens wil bijwerken.
2. Klik bovenaan in het relatiedossier op de knop Meer acties.

3. Selecteer de optie voor de databron die je wil gebruiken, bijvoorbeeld Informatie ophalen uit KBO, Informatie ophalen uit Companyweb of Informatie ophalen uit eStox.

   

AdminPulse haalt de gegevens uit de gekozen databron op en verwerkt ze in het relatiedossier. Wil je later nieuwe gegevens ophalen? Herhaal dan deze stappen.

👉 Bij een relatie van het type Persoon zie je deze opties niet. Informatie ophalen uit KBO zie je bovendien enkel bij een relatie met België als Land en zonder verstreken Einddatum relatie.

👉 De opties Informatie ophalen uit … zie je enkel als je de rechten hebt om relaties te bewerken. Kan je geen nieuwe relaties aanmaken? Dan maakt AdminPulse bij een synchronisatie ook geen nieuwe gelinkte relaties aan, zoals bestuurders die nog niet in AdminPulse staan.

💡 Handmatig ingevulde gegevens blijven meestal staan als de gekozen databron daarvoor geen gegevens aanlevert. Er zijn uitzonderingen:

• NACE-codes bij een KBO-update. AdminPulse vervangt de NACE-codes door de opgehaalde codes en verwijdert codes die niet in de opgehaalde gegevens staan, ook als je ze handmatig hebt toegevoegd. Levert de KBO-update geen enkele NACE-code op? Dan blijven de bestaande codes ongewijzigd. Lees meer in FAQ - Hoe beheer en gebruik je NACE-codes in AdminPulse?
• Aandeelhouders bij een synchronisatie met eStox. Levert eStox aandeelhouders aan? Dan verwijdert AdminPulse de aandeelhouders die niet in eStox staan, ook handmatig toegevoegde.
• Geplaatst kapitaal, Volstort kapitaal en Inbreng bij een synchronisatie met eStox voor een bedrijf. AdminPulse overschrijft deze velden altijd met de gegevens uit eStox, volgens de rechtsvorm in eStox. Bij een BV, CV, VOF of CommV vult AdminPulse Inbreng in en maakt AdminPulse de velden Geplaatst kapitaal en Volstort kapitaal leeg. Bij andere rechtsvormen is het omgekeerd. Heeft eStox geen bedrag? Dan vult AdminPulse 0 in.

👉 Haal je bestuurders op via de KBO? Dan krijgt AdminPulse van de KBO geen rijksregisternummer. AdminPulse zoekt dan op basis van de naam naar een bestaande relatie. Wijkt de naam in AdminPulse af van de naam in de KBO? Dan herkent AdminPulse de bestaande relatie misschien niet en maakt het een nieuwe relatie aan. Zo kunnen onbedoeld dubbele relaties ontstaan.

Vul daarom het veld Officiële voornaam in de sectie Accountant info van het relatiedossier in met de voornamen precies zoals ze in de KBO staan. Zo vergroot je de kans op een correcte match.

💡 Vindt AdminPulse meerdere relaties met dezelfde naam? Dan koppelt AdminPulse die bestuurder niet, om te vermijden dat de verkeerde relatie gekoppeld wordt.

Welke velden werkt elke databron bij?

	KBO	eStox	Companyweb
Naam	x
Taal	x*
Adres	x		x
Telefoon	x
E-mail	x
Website	x
Einde boekjaar	x
Datum neerlegging oprichting	x
Rechtsvorm	x*	x*	x*
Bedrijfsleider(s) (diverse functies)	x		x
Aandeelhouders		x
Geplaatst kapitaal, Volstort kapitaal en Inbreng		x
NACE	x

* Enkel als het veld nog leeg is.

💡 Een telefoonnummer of e-mailadres uit de KBO voegt AdminPulse toe aan de relatie. Telefoonnummers en e-mailadressen die al op de relatie staan, blijven behouden.

💡 Maakt AdminPulse bij een synchronisatie met eStox een nieuwe relatie aan voor een aandeelhouder? Dan neemt AdminPulse ook het e-mailadres van die aandeelhouder uit eStox over.

Wijzigingsgeschiedenis controleren

Na een update kan het nuttig zijn om na te kijken welke wijzigingen AdminPulse heeft doorgevoerd. Dat doe je via Meer acties > Wijzigingsgeschiedenis bovenaan in het relatiedossier.

Meer info vind je in De wijzigingsgeschiedenis: overzicht van aanpassingen in relatiedossiers.