Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd netwerk voor de digitale verzending van facturen en creditnota’s. AdminPulse maakt gebruik van het gecertificeerde Codabox Access Point om facturen en creditnota’s via Peppol te verzenden. Hoe je Peppol moet configureren, lees je in dit artikel.
Het gebruik van de Peppol-integratie in AdminPulse is volledig gratis. Er zijn geen extra kosten verbonden aan het versturen van facturen via Peppol.
👉 Belangrijk: AdminPulse ondersteunt alleen het verzenden van facturen via Peppol. Wil je facturen ontvangen, dan moet je dit apart regelen via een ander Peppol Access Point. Dit kan bijvoorbeeld via je (pre-)accountingsoftwarepakket.
Registreren op het Peppol-netwerk
Om facturen en creditnota’s via Peppol te versturen met AdminPulse, moet je jouw bedrijf als Supplier laten registreren op het Peppol-netwerk. Volg hiervoor deze stappen:
1. Start de onboarding
- Ga in AdminPulse naar Instellingen > Geconnecteerde applicaties
- Klik op 'Connect' bij de Peppol-integratie.
- Klik op 'Start onboarding'.
2. Vul de bedrijfsgegevens in
Codabox verifieert de bedrijfsgegevens aan de hand van de informatie uit het Belgisch Staatsblad. Controleer en vul de verplichte gegevens correct in voordat je de aanvraag verstuurt:
- Company name: Naam van het 'Eigen bedrijf' dat je wilt registreren (aanpasbaar in Instellingen > Eigen bedrijf).
- Company number: Enkel geldige Belgische ondernemingsnummers worden aanvaard.
- Company e-mail: Het e-mailadres van het 'Eigen bedrijf'.
- Contact e-mail: Wordt gebruikt door Codabox bij een afwijzing.
- Phone: Het telefoonnummer van het 'Eigen bedrijf'.
- Website: De website van het 'Eigen bedrijf'.
- IBAN(s): Rekeningnummer(s) zoals ingesteld voor het 'Eigen bedrijf'.
- Address: Moet overeenkomen met de gegevens in de KBO.
- Scan of front side ID-card: Upload een scan (pdf, jpg of png, max. 1MB) van de voorzijde van de ID-kaart van de wettelijke vertegenwoordiger van het 'Eigen bedrijf'.
Klik op ‘Send’ om de aanvraag in te dienen bij Codabox.
Mogelijke statussen van de Peppol-onboarding
Tijdens het onboardingsproces krijgt je aanvraag een bepaalde status. Hieronder vind je een overzicht van de mogelijke statussen en hun betekenis:
- Created: De aanvraag is ingediend en wordt door Codabox verwerkt. Dit kan enkele dagen duren.
- Onboarded: Bij een geslaagde validatie wordt de status op 'onboarded' gezet en wordt de supplier-ID ingevuld op de Peppol-integratiepagina. Dit betekent dat je als Supplier bent goedgekeurd en je vanaf dat moment facturen en creditnota’s met AdminPulse kunt versturen naar klanten die op het Peppol-netwerk zijn aangemeld.
- Rejected: De aanvraag is afgewezen. De contactpersoon ontvangt een melding via e-mail met de reden van afwijzing door Codabox.
Wat als mijn aanvraag om Supplier op Peppol te worden, wordt afgewezen?
Als je aanvraag wordt afgewezen (status: Rejected), kan dit verschillende oorzaken hebben. De meest voorkomende redenen zijn:
- Adresafwijking: Het adres van het 'Eigen bedrijf' komt niet overeen met de gegevens in de KBO.
- Identiteitscontrole mislukt: De identiteitskaart behoort niet toe aan een wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf (zoals vermeld in het Belgisch Staatsblad).
Wat te doen bij afwijzing?
Controleer de gegevens, corrigeer eventuele fouten en start de onboarding opnieuw in AdminPulse.
💡Goed om te lezen
- Een factuur kan alleen succesvol verstuurd worden naar een klant die geregistreerd is op het Peppol-netwerk en in AdminPulse was opgezocht. Lees er meer over in: Hoe een relatie opzoeken op het Peppol-netwerk?
- Leer hoe je facturen via Peppol verstuurt en hoe je de status van verzonden facturen opvolgt:
Hoe facturen via Peppol verzenden en de verzendstatus opvolgen? - Vind antwoorden op veelgestelde vragen over Peppol en hoe de integratie werkt in AdminPulse.
Peppol - FAQ - Bekijk hoe je de verzendmethode van facturen configureert:
FAQ - Facturen verzenden: Hoe stel ik de verzendmethode in en wat zijn de gevolgen?