Zapier is een tool die verschillende systemen met elkaar kan koppelen. Op een eenvoudige manier kan je workflows gaan automatiseren door een zap in te stellen. Voor AdminPulse bestaan er enkele standaard gedefinieerde zaps of workflows die Outlook, Dropbox, Toggl, Google Sheets, Gmail, Google Drive, Clockify,... met AdminPulse verbinden. Via https://zapier.com/apps/adminpulse/integrations kan je deze zaps ontdekken.

Termen

Zap: Een zap of een workflow is een template die automatisch wordt uitgevoerd. Je dient deze één keer in te stellen. Je kan in Zapier verschillende zaps instellen.
Trigger: Een trigger is altijd de eerste stap die je dient in te stellen. Het is een gebeurtenis die er voor zorgt dat de zap wordt aangeroepen. Bijvoorbeeld: er wordt een document in een folder van Dropbox geplaatst.
Acties: Een actie is de reactie op een ingestelde trigger. Je bepaalt wat er moet gebeuren nadat de trigger werd geactiveerd. Bijvoorbeeld: maak een document aan in AdminPulse.

Werking

Account aanmaken

Maak een account aan via zapier.com. Voordat je zaps wil aanmaken, connecteer je met AdminPulse. Ga hiervoor in jouw account naar 'My apps' en zoek AdminPulse om te connecteren. Via de Popup geef je toegang aan Zapier om te verbinden met AdminPulse. Zorg ervoor dat je voor zowel Login URL als de Api URL 'Production' kiest. Hierna kan je inloggen in AdminPulse op de vertrouwde manier.

Zaps instellen

Via https://zapier.com/apps/adminpulse/integrations krijg je een overzicht van de zaps die al voorgedefinieerd zijn. Voor AdminPulse zijn volgende zaps reeds beschikbaar:

Add new Google Drive files to AdminPulse: Wanneer je een document toevoegt in jouw Google Drive, dan wordt dit document ook automatisch in AdminPulse geplaatst (en het document wordt eventueel verplaatst naar een andere Google Drive folder).
Upload new files in Dropbox folders as documents in AdminPulse: Wanneer je een document in een bepaalde Dropbox-folder plaatst, dan wordt dit document ook automatisch in AdminPulse geplaatst.
Add newly labeled Gmail emails to AdminPulse: Wanneer een e-mail in jouw Gmail een bepaalde label krijgt, dan wordt deze e-mail automatisch in AdminPulse geplaatst.
Add new emails in Outlook to AdminPulse: Wanneer er een nieuwe e-mail in jouw Outlook binnenkomt, dan wordt deze e-mail automatisch in AdminPulse geplaatst.
Upload new Box files to AdminPulse: Wanneer er een nieuwe file in Box wordt geplaatst, dan wordt dit document ook automatisch in AdminPulse geplaatst.
Create work registrations in AdminPulse from new Google Sheets rows: Wanneer er een nieuwe rij wordt aangemaakt in een Google Sheet, dan wordt er met deze gegevens ook automatisch een registratie aangemaakt in AdminPulse.
Create work registrations in AdminPulse from new time entries added in Toggle: Wanneer er in Toggle een nieuwe tijdsregistratie wordt aangemaakt, wordt deze ook automatisch in AdminPulse aangemaakt.
Create task or update task status: Laat op basis van een bepaalde trigger een taak aanmaken in AdminPulse of een deeltaak een nieuwe status krijgen.
Create relation in AdminPulse: Laat op basis van een bepaalde trigger een relatie aanmaken of updaten in AdminPulse
Add tag to relation in AdminPulse: Laat op basis van een bepaalde trigger een label toevoegen aan een relatie

Algemene werking

Je kan zelf een nieuwe zap aanmaken of je kan één van bovenstaande zaps kiezen door op 'Use this zap' te klikken:

In een volgende stap dien je in te loggen in jouw account van jouw geconnecteerde applicatie en kan je de zap eventueel aanpassen. De trigger en de action kan je vervolledigen en testen. Klik 'Publish' om jouw workflow automatisatie af te ronden.

Create task or update task

Een van de actions die je in Zapier kan kiezen is een subtaak te laten veranderen van status.

Om dit in te stellen, kies je bij de Actions eerst de correcte hoofdtaak. Zapier zal steeds al je bestaande taken vanuit AdminPulse gaan ophalen.

In de volgende stap kan je dan van deze hoofdtaak de gewenste subtaak selecteren. Hier duid je ook aan wat de nieuwe status voor deze subtaak moet zijn.