Met Zapier kan je AdminPulse verbinden met heel wat andere softwarepakketten, zonder dat je moet programmeren. Zo kan je repetitieve handelingen automatiseren en gegevens automatisch laten doorstromen tussen systemen.

In dit artikel ontdek je hoe je Zapier met AdminPulse gebruikt, welke mogelijkheden er zijn en hoe je zelf automatisaties kan opzetten.

Wat is Zapier?

Zapier laat toe om automatische workflows tussen softwarepakketten in te stellen. Zodra een Trigger zich voordoet, voert Zapier een ingestelde Action uit. Zo kan je bijvoorbeeld documenten, e-mails, registraties of relaties automatisch laten doorstromen tussen AdminPulse en een ander softwarepakket.

Belangrijke Zapier-termen

Zap: een Zap is een automatische workflow. Je stelt die één keer in en Zapier voert die vanaf dan automatisch uit. Je kan meerdere Zaps naast elkaar gebruiken.
Trigger: de trigger is altijd de eerste stap. Het is de gebeurtenis die de Zap start.
Voorbeeld: er wordt een document in een bepaalde Dropbox-map geplaatst.
Action: een action is wat er moet gebeuren nadat de trigger is geactiveerd.
Voorbeeld: maak een document aan in AdminPulse.

Kosten van Zapier

Zapier is een betalende dienst (kost per uitgevoerde actie). Voor meer informatie over de prijzen, ga naar: https://zapier.com/pricing

Wanneer Zapier gebruiken met AdminPulse?

Gebruik Zapier wanneer je AdminPulse wil koppelen met een softwarepakket waarvoor er geen standaardintegratie bestaat (controleer dit in AdminPulse via Instellingen > Geconnecteerde applicaties). Veel tools hebben al een Zapier-koppeling, waardoor je zelf een workflow kan bouwen tussen AdminPulse en die toepassing.

De Zapier-integratie vervangt de bestaande rechtstreekse integraties van AdminPulse niet, maar vult die aan.

💡 Werk je met meerdere pakketten? Dan kan je met Zapier één centrale workflow opzetten die AdminPulse met al die tools verbindt.

AdminPulse met Zapier gebruiken

Stap 1: een Zapier-account aanmaken

Ga naar https://zapier.com.
Maak een nieuw account aan of log in met je bestaand profiel.

Stap 2: AdminPulse verbinden met Zapier

Voor je Zaps kan maken, moet je AdminPulse eerst verbinden met Zapier.

Ga in Zapier naar App Connections.
Klik op + Add connection.
Zoek AdminPulse in de lijst.
Kies in het pop-upvenster bij zowel Login als API de optie Production.
Bevestig dat Zapier toegang mag krijgen tot AdminPulse.

💡 Heb je AdminPulse openstaan? Dan wordt de verbinding meestal binnen enkele seconden automatisch opgezet. Indien niet, dan krijg je eerst het aanmeldscherm van AdminPulse. Na het aanmelden wordt de verbinding opgezet.

Stap 3: een Zap opzetten met AdminPulse

Je kan een workflow op twee manieren opzetten: je vertrekt van een bestaande Zap of je bouwt zelf een nieuwe Zap.

Bestaande AdminPulse-Zaps gebruiken

Je vindt de voorgedefinieerde AdminPulse-Zaps via: https://zapier.com/apps/adminpulse/integrations (scroll een beetje naar beneden op de pagina)

Om een bestaande Zap te gebruiken:

Klik naast de Zap op Try it. De editor opent.
Kies een trigger event.
Log in bij de andere betrokken applicatie (bijv. Google Drive, Dropbox, Gmail…).
Configureer de trigger (welke map, label, sheet…).
Configureer daarna de AdminPulse-action.
Wil je meer stappen toevoegen? Klik op + in de workflow.
Test de volledige Zap.
Klik op Publish om de workflow te activeren.

💡 Bestaande Zaps zijn een goed startpunt en kan je daarna naar wens aanpassen.

Zelf een Zap bouwen

Je kan ook volledig zelf een workflow opbouwen.

Klik in Zapier op + Create.
Kies een trigger (bijv. nieuwe e-mail, document in map, rij in Google Sheets…).
Voeg één of meerdere actions toe (bijv. Create Document, Update Relation…).
Gebruik de beschikbare Zapier-tools (waaronder AI-stappen) om de workflow nauwkeurig af te stemmen op wat je wil doen.
Test de Zap.
Publiceer de Zap.

💡 Gebruik de testfunctie van Zapier om stap voor stap te zien welke gegevens doorgestuurd worden.

Overzicht van bestaande AdminPulse-Zaps

AdminPulse heeft meerdere voorgedefinieerde workflows voor o.a. Outlook, Dropbox, Google Drive, Google Sheets, Gmail, Toggl, Clockify, Slack en Box. Een volledig overzicht vind je via: https://zapier.com/apps/adminpulse/integrations

Enkele voorbeelden:

Add new Google Drive files to AdminPulse: wanneer je een document toevoegt in je Google Drive, wordt dit document automatisch in AdminPulse geplaatst. Indien gewenst kan het document in Google Drive ook verplaatst worden naar een andere map.
Upload new files in Dropbox folders as documents in AdminPulse: wanneer je een document in een bepaalde Dropbox-map plaatst, wordt dit document automatisch in AdminPulse geplaatst.
Add newly labeled Gmail emails to AdminPulse: wanneer een e-mail in Gmail een bepaald label krijgt, wordt deze e-mail automatisch in AdminPulse geplaatst.
Add new emails in Outlook to AdminPulse: wanneer er een nieuwe e-mail binnenkomt in Outlook, wordt deze e-mail automatisch in AdminPulse geplaatst.
Upload new Box files to AdminPulse: wanneer er een nieuwe file in Box wordt geplaatst, wordt dit document automatisch in AdminPulse geplaatst.
Create work registrations in AdminPulse from new Google Sheets rows: wanneer er een nieuwe rij wordt aangemaakt in een Google Sheet, wordt er met deze gegevens automatisch een registratie in AdminPulse aangemaakt.
Create work registrations in AdminPulse from new time entries added in Toggle: wanneer er in Toggle een nieuwe tijdsregistratie wordt aangemaakt, wordt deze automatisch in AdminPulse aangemaakt.
Create task or update task status: laat op basis van een bepaalde trigger een taak aanmaken in AdminPulse of geef een (deel)taak een nieuwe status.
Create relation in AdminPulse: laat op basis van een trigger een relatie aanmaken of updaten in AdminPulse.
Add tag to relation in AdminPulse: laat op basis van een trigger een label toevoegen aan een relatie.

💡 Je kan een voorgedefinieerde Zap gebruiken als basis en verder uitbreiden of verfijnen.

Beschikbare triggers in AdminPulse

Deze gebeurtenissen in AdminPulse kunnen een Zap starten:

Document Created
Document Updated
Registration Created
Registration Updated
Relation Created
Relation Updated
Task Created
Task Updated

Triggers verfijnen voor relaties

Voor de triggers Relation Created en Relation Updated kan je bij de stap 'Configure' extra filteren:

CRM-type: Other, Prospect, Customer, Own Company. Dir zijn de waarden van het veld 'Status' in de relatiedossiers.
Relation type: Company, Sole proprietor, Person. Dit zijn de waarden van het veld 'Type relatie' in de relatiedossiers.

💡 Door te filteren beperk je de Zap tot de relevante relaties en vermijd je ongewenste kosten.

Beschikbare actions in AdminPulse

Deze acties kan Zapier uitvoeren in AdminPulse:

Create Document
Create Email
Create Interaction
Create Work Registration
Add Tag to Relation
Add Relation Address
Create Relation
Add Relation Email
Update Relation
Add Relation Web Address
Create New Task
Create New Todo
Update Task
Update Task Status

💡 Denk vooraf na welke gegevens je al in AdminPulse hebt en welke uit andere systemen moeten komen.

Velden configureren in AdminPulse-actions

In de stap Configure bepaal je welke gegevens in welke velden van AdminPulse terechtkomen.

Je kan gegevens uit de trigger (zoals een e-mailadres, bestandsnaam of kolom in Google Sheets) rechtstreeks koppelen aan AdminPulse-velden.

💡 Vul minstens de verplichte velden in en test met een concreet voorbeeld.

Voorbeeld: een deeltaak updaten via Zapier

Een van de AdminPulse-actions in Zapier laat toe om een deeltaak automatisch een nieuwe status te geven.

Kies een AdminPulse-action, zoals Update Task of Update Task Status.
Selecteer eerst de juiste hoofdtaak (sjabloon).

Selecteer vervolgens de gewenste deeltaak.
Stel de nieuwe status in.
Test de Zap en publiceer hem.

Algemene tips voor het gebruik van Zapier met AdminPulse

Begin met een eenvoudige Zap en breid later uit.
Test een Zap altijd met enkele voorbeelden.
Documenteer intern welke Zaps actief zijn.
Controleer regelmatig op foutmeldingen in Zapier.

💡 Zie je onverwachte documenten, registraties of relaties in AdminPulse verschijnen? Controleer dan eerst je actieve Zaps. Misschien komt de wijziging via een automatische workflow.

Gerelateerd aan