Inhoud
Waarom moet ik Peppol gebruiken?
Wat zijn de voordelen van Peppol?
Kan ik facturen versturen via Hermes?
Ontvangt de eindklant mijn factuur via e-mail?
Kan ik Peppol activeren als ik al bij een andere partij geregistreerd ben?
Waarom moet ik Peppol gebruiken?
In 2017 werd er een e-invoicing Business expert group opgericht op initiatief van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, het Agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid en het Verbond van Belgische Ondernemingen (VBO) om e-invoicing te sensibiliseren en om een hele reeks maatregelen te nemen om de overstap naar elektronische facturering in België te bevorderen. Zo werd er beslist dat elektronische facturatie in een Business-to-Governement (B2G) context verplicht is in België vanaf
- 1 november 2022 voor facturen naar een overheid voor opdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de Europese drempel (die bedraagt € 215.000 voor goederen en diensten).
- 1 mei 2023 voor facturen naar een overheid voor opdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan € 30.000.
- 1 november 2023 voor alle facturen naar een overheid (met uitzondering van de facturen onder de drempel van € 3000, exclusief btw)
De federale overheid zal ook elektronische facturatie implementeren in de Business-to-Business (B2B) context: vanaf 1 januari 2026 is het verplicht om e-facturen te versturen naar alle Btw-plichtigen. Met e-facturatie bedoelt men een gestructureerde elektronische factuur in UBL-formaat volgens de Europese Peppol-standaard.
Wat zijn de voordelen van Peppol?
- Je kan op een veilige manier je e-facturen versturen. Elke verzender en ontvangen wordt geïdentificeerd en elke factuur wordt versleuteld verzonden over het netwerk.
- Het gebruik van het UBL-formaat zorgt ervoor dat de documenten die je over het netwerk verstuurt door alle software op dezelfde manier geïnterpreteerd en dus verwerkt kan worden.
- Een groot deel van het facturatieproces kan geautomatiseerd worden. Dat zorgt niet alleen voor veel tijdwinst, maar verkleint ook de kans op fouten in het facturatieproces, omdat bestanden wereldwijd door facturatiesoftware correct uitgelezen kunnen worden.
- Versturen over het Peppol-netwerk gaat snel: binnen 10 minuten na het versturen krijgt de ontvanger de factuur al.
- Factuurfraude wordt ingeperkt: een factuur kan niet onderschept, gewijzigd of doorgezonden worden.
- Facturen kunnen niet kwijtraken en komen altijd bij de juiste instanties terecht. Je hebt de zekerheid dat de factuur aankomt bij de ontvanger doordat de overdracht technisch betrouwbaar geregeld is. Er kan dus geen sprake zijn van een datalek.
Hoe werkt Peppol?
Peppol is een netwerk dat bestaat uit erkende Access Points waartussen je digitale bestanden, zoals elektronisch facturen volgens de UBL-standaard, verstuurt. Deze Acces Points versleutelen de data en sturen deze door naar elkaar.
Je bedrijf (de verzender) moet zich aanmelden bij zo een Access Point om facturen te kunnen versturen. Via AdminPulse kan je dit via de Peppol-integratie. Eens je bent geregistreerd op het Peppol-netwerk kan je volgens het ‘connect one, connect to all’- principe alle Peppol-gebruikers bereiken.
De ontvanger van facturen moet zich ook connecteren op het Peppol-netwerk via een Access Point. Vandaag zijn er een 10-tal officiële PEPPOL-Access Point geregistreerd in België. Als de ontvanger geregistreerd is, dan kunnen facturen rechtstreeks in de boekhoudsoftware terecht komen. Om er zeker van te zijn dat de ontvanger geen factuur mist, ontvangt hij of zij ook steeds een e-mail met de vertrouwde pdf in bijlage. (De werking is afhankelijk van het gekozen Acces Point.)
(Bron: 4 corner model - https://peppol.eu)
Hoe start ik met Peppol?
Als je wil starten met het verzenden van facturen vanuit AdminPulse naar het Peppol-netwerk, lees dan het artikel over de Peppol-integratie. Hier krijg je het stap voor stap uitgelegd.
Kan ik facturen versturen via Hermes?
Hermes is een portaal van de overheid met een eigen Hermes Access Point. Hermes legt extra regels op aan de inhoud van de UBL en dwingt deze af met een contract dat het verzendende Access Point moet tekenen. Het Access Point waarmee je via AdminPulse connecteert als verzender, is het Acces Point van Codabox. Zij ondersteunen echter het verzenden naar een Hermes Acces Point niet. Dit wil zeggen dat je geen facturen kan versturen vanuit AdminPulse naar ontvangers die via het Hermes Access Point zijn geconnecteerd.
Ontvangt de eindklant mijn factuur via e-mail?
De eindklant schrijft zich in op een ontvanger Access Point naar keuze. De factuur die vanuit AdminPulse vertrekt, gaat via het Peppol-netwerk naar dat Acces Point. Op deze manier komt de factuur rechtstreeks in de boekhoudsoftware van de ontvanger terecht. De eindklant krijgt via het e-mailadres waarmee hij zich registreerde op het Peppol-netwerk, ook altijd de melding dat hij een factuur heeft ontvangen. De pdf van de factuur wordt meegestuurd als bijlage in de e-mail. De inhoud van de e-mail is afhankelijk van het Acces Point waar de eindklant zich registreerde.
Om dubbele facturen te vermijden, is het dus niet nodig om de factuur die via Peppol werd verzonden, ook nog eens via e-mail te verzenden in AdminPulse.
Kan ik Peppol activeren als ik al bij een andere partij geregistreerd ben?
Om facturen te versturen via het Peppol-netwerk, kan je jouw bedrijf aanmelden op meerdere verzender Access Points. AdminPulse maakt gebruik van het Access Point van Codabox (Ibanity) om facturen te versturen.
Om facturen te kunnen ontvangen kan je jouw bedrijf slechts bij 1 Access Point registreren. AdminPulse zorgt hier niet voor. Je zal je als ontvanger op een Acces Point moeten registreren en dit kan wellicht via jouw (pre-)accounting software pakket.
Als je jouw bedrijf via AdminPulse connecteert op het Peppol-netwerk, dan registreer je dit enkel op het verzender Access Point. Dit heeft geen invloed op een elders geregistreerd ontvanger Access Point.