Om de documenten te exporteren dien je de volgende stappen te volgen.
Tot aan Admin-DMS versie 3.7 kan u via de applicatie Admin-DMS de menu "File" - "export" het export menu openen. Dan ziet het scherm er als volgt uit:
Vanaf DMS versie 4.0 kies je File - "Export All" en ziet het scherm er als volgt uit:
Maak een map (bijvoorbeeld op bureaublad, map ‘DMS export’) aan waarin u alle export bestanden zal verzamelen.
Bij het exporteren van de DMS documenten kiest u in eerste instantie of u de documenten wenst te exporteren die bewaard staan onder relations, projects, employees en/of companies.
Daarna kiest u welke categorieën u mee wenst te nemen in de export.
BELANGRIJK: Zoals eerder aangehaald raden wij aan enkel de laatste 3 boekjaren te exporteren, voor de migratie naar AdminPulse. DMS blijft, zolang deze geïnstalleerd staat op uw server, ten allen tijde consulteerbaar.
Een uitzondering wordt gemaakt voor ‘permanent dossier’. Wanneer u uit het permanent dossier alle documenten wenst te exporteren, en dus niet enkel die van de laatste 3 boekjaren, kan u volgende uitvoeren:
- Exporteer eerst alle andere documenten uit de andere categorieën EN enkel van de laatste 3 boekjaren. Laat deze allen verzamelen in de door jou aangemaakt map.
- Eens deze export klaar is start je een nieuwe export en vink je hier enkel de map ‘permanent dossier’ aan maar wijzig je niet de ‘start date’ tenzij er documenten zijn die toegevoegd werden vóór 1990. Deze documenten exporteer je in dezelfde aangemaakt verzamelmap.
Zip daarna de export map, waarin je alle documenten hebt laten verzamelen, via 7-ZIP (de standaard zip doet een controle op de documentnaam, wat meestal foutmelding geeft. Dit doet 7-zip niet, vandaar best zippen via 7-zip!).
Benoem de zip naar jouw kantoor naam en bezorg deze via adminpulse.wetransfer.com.
Weet dat, wanneer u met een oudere versie van DMS werkt dan de versie 4.x, er meer ‘klikwerk’ aan te pas komt bij het exporteren van de documenten en dit in geval u permanent dossier afzonderlijk wenst te exporteren, zonder beperking van boekjaar. Dit ook wanneer je permanent dossier niet als categorie hebt gebruikt maar eerder als keyword onder verschillende categorieën, komt er meer ‘klikwerk’ bij kijken.