Om documenten vanuit Admin-DMS te exporteren, volg je de onderstaande stappen.
Voorbereiding: Maak een exportmap aan
Maak een map aan, bijvoorbeeld op je bureaublad, met een herkenbare naam zoals "DMS export". Hierin verzamel je alle geëxporteerde bestanden.
Documenten exporteren vanuit Admin-DMS
1. Exportmenu openen in Admin-DMS
Versies tot en met 3.7
- Open de applicatie Admin-DMS.
- Ga naar File > Export.
- Het volgende scherm verschijnt:
Versie 4.0 en later
- Ga naar File > Export All.
- Het volgende scherm verschijnt:
2. Selectie van te exporteren documenten
- Kies van waar je documenten wilt exporteren (en/of):
- Relaties
- Projecten
- Personeel
- Bedrijven
- Selecteer vervolgens de categorieën die je in de export wilt opnemen.
👉 Belangrijke aanbeveling
We raden aan alleen de laatste drie boekjaren te exporteren voor de migratie naar AdminPulse.
Admin-DMS blijft consulteerbaar zolang het op je server geïnstalleerd is.
Uitzondering: Permanent dossier exporteren
Wil je het permanent dossier volledig exporteren zonder beperking van de laatste drie boekjaren? Volg dan deze aangepaste werkwijze:
Eerste export
- Exporteer eerst alle andere documenten uit de andere categorieën.
- Beperk de export tot de laatste drie boekjaren.
- Verzamel de bestanden in de eerder aangemaakte exportmap.
Tweede export voor permanent dossier
- Start een nieuwe export.
- Vink alleen de categorie 'Permanent dossier' aan.
- Pas de "Start date" niet aan, tenzij documenten ouder zijn dan 1990.
- Exporteer de bestanden opnieuw naar dezelfde exportmap.
Map zippen en verzenden
1. Zip de exportmap met 7-Zip
Gebruik 7-Zip in plaats van de standaard zipfunctie, omdat 7-Zip geen controle uitvoert op documentnamen (wat foutmeldingen kan voorkomen).
👉 Belangrijke noot over de bestandsgrootte
Hou er rekening mee dat één zipbestand maximaal 50GB groot kan zijn. Indien de totale bestanden groter zijn dan 50GB (gezipt), raden we aan om meerdere zip-bestanden te maken en deze apart te uploaden.
Dit kan eenvoudig met 7-Zip door bij het aanmaken van het bestand aan te geven dat het moet worden gesplitst, bijvoorbeeld in bestanden van 45GB.
Hoe grote bestanden splitsen met 7-Zip:
- Open 7-Zip en kies 'Add to archive...'.
- Ga naar de optie 'Split to volumes, bytes' en stel de waarde in op bijvoorbeeld 45GB.
- Start het zip-proces. Dit zal meerdere zip-bestanden genereren die apart kunnen worden geüpload.
💡Ondervind je problemen met het zippen van de bestanden?
- Neem eerst contact op met je ICT-beheerder.
- Kan je ICT-beheerder het probleem niet oplossen? Dan kan je contact opnemen met Syneton voor verdere ondersteuning.
2. Bestandsnaam aanpassen
Geef de zipfile(s) de naam van je kantoor zodat AdminPulse deze makkelijk kan identificeren.
3. Uploaden via WeTransfer
Ga naar adminpulse.wetransfer.com en upload het/de gezipte bestand(en).
Werk je met een oudere versie van Admin-DMS (<4.x)?
Houd er rekening mee dat dit extra handelingen vereist bij het exporteren van documenten en, in het geval dat je het permanent dossier wilt exporteren, dit zonder beperking van boekjaar gebeurt.
Dit geldt ook als je het permanent dossier niet als een aparte categorie hebt gebruikt, maar als een keyword onder verschillende categorieën.