Met AdminPulse kan je het facturatieproces grotendeels automatiseren. De facturatieplanning maakt automatisch factuurvoorstellen aan voor je klanten, op basis van het ingestelde facturatieschema.
In dit artikel lees je hoe je ervoor zorgt dat deze voorstellen ook automatisch worden genummerd en verzonden.
Automatische nummering en verzending instellen
Via onderstaande instelling bepaal je of AdminPulse factuurvoorstellen uit de facturatieplanning automatisch nummert en eventueel verzendt:
Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen > Factuurvoorstellen gemaakt door planning automatisch nummeren
Standaard staat deze configuratie op Niet nummeren. Je hebt keuze uit volgende opties:
-
Automatisch nummeren
De door de planning aangemaakte factuurvoorstellen worden automatisch genummerd.
De planningsdatum (de datum waarop het voorstel automatisch werd aangemaakt) wordt ingesteld als factuurdatum. -
Automatisch nummeren en mailen
Voorstellen gemaakt door de planning worden automatisch genummerd én verzonden per mail.
De planningsdatum wordt de factuurdatum. -
Automatisch nummeren, met registraties tot datum als factuurdatum
De door de planning aangemaakte factuurvoorstellen worden automatisch genummerd.
De factuurdatum is hier gelijk aan de datum "registraties tot en met" uit het facturatieschema. -
Automatisch nummeren en mailen, met registraties tot datum als factuurdatum
De voorstellen gemaakt door de planning worden automatisch genummerd én verzonden per mail.
De "registraties tot en met"-datum uit het facturatieschema wordt als factuurdatum gebruikt.
Nulfacturen automatisch nummeren
Kies je een van bovenstaande opties, dan verschijnt een bijkomende keuze: Nummer facturen met een 0-bedrag tijdens de automatische nummering
Zo bepaal je of facturen met een totaal van € 0 ook automatisch genummerd mogen worden. Denk bijvoorbeeld maar aan een afrekeningsfactuur waarbij niet afgeweken werd van het vooropgestelde voorschotbedrag.
- Aangevinkt: de factuurvoorstellen met nulbedrag worden automatisch genummerd, net zoals de andere.
- Niet aangevinkt: de factuurvoorstellen met € 0 blijven in de lijst van factuurvoorstellen staan. Je beslist zelf later of je ze wil finaliseren of niet.
Tip: Controle op waarschuwingen
Ga regelmatig na of er factuurvoorstellen of facturen zijn met waarschuwingen in de schermen Factuurvoorstellen en Facturen. Hiervoor kan je de filter 'Met fouten' gebruiken. Indien er fouten zijn, wordt een waarschuwingsicoon getoond per factuur(voorstel). Zweef met je muis over het waarschuwingsicoon om de oorzaak te bekijken.
👉 Facturen met fouten worden niet automatisch genummerd, zelfs wanneer automatische nummering is ingeschakeld.
💡 Goed om te lezen
- Wil je automatische facturatieplanning gebruiken en instellen? Ontdek hoe je dat doet: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen
- Benieuwd hoe het facturatieschema werkt en wat de "registraties tot en met"-datum precies betekent? Meer uitleg vind je hier: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
- Wil je weten waar je je afgewerkte facturen kan bekijken en opvolgen? Lees hier de handleiding: Overzicht: Beheren en opvolgen van facturen en creditnota's in het Facturen-scherm
- Hoe stel je de verzendmethoden voor facturen correct in? Alle info daarover lees je hier: Facturen verzenden: hoe werkt het en hoe stel je het in?
- Wil je voor een specifiek factuurvoorstel handmatig de factuurdatum bepalen? Zo werkt het: Nummeren op een specifieke factuurdatum: zo stel je het in