ValidSign biedt de mogelijkheid om documenten en brieven die door AdminPulse gemaakt zijn en bestemd zijn voor de eindklant, digitaal te laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen, dus zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant.

Hiermee vervang je de handtekeningen op papier door volledig geautomatiseerde elektronische workflows voor ondertekening. Met deze software kan je snel en eenvoudig documenten ter ondertekening verzenden, laten ondertekenen en bijhouden.

Er zijn geen extra kosten die aangerekend worden door AdminPulse. Elk document dat gehandtekend moet worden, kan gratis via AdminPulse verzonden worden. Er is enkel een abonnement nodig bij ValidSign. Meer informatie vind je op https://www.validsign.eu.

Integratie in AdminPulse

De integratie van ValidSign in AdminPulse laat toe om een verzoek tot handtekening van een document te versturen naar de eindklant of naar een medewerker van het kantoor. AdminPulse stuurt de nodige gegevens naar ValidSign en deze stuurt vervolgens een link naar de gebruiker. Op de omgeving van ValidSign kan de eindklant dan veilig een handtekening plaatsen.

1. ValidSign account

Voor de integratie met ValidSign heb je een ValidSign account nodig waarbij een API-sleutel inbegrepen is in het abonnement. Momenteel is dit enkel beschikbaar met het enterprise pakket van ValidSign. Dit account kan online worden aangevraagd via https://www.validsign.eu.

2. Configuratie instellen

Wanneer je een account hebt op ValidSign en deze klaar is voor het verzenden van documenten, dien je de nodige configuratie in te stellen zowel in AdminPulse als in ValidSign. Navigeer naar Admin-Connect via https://connect.adminpulse.nl. Op de startpagina van Admin-Connect vind je een knop om de integratie met ValidSign te maken.

2.1 API sleutel

Om de connectie tussen AdminPulse en ValidSign te maken heeft AdminPulse een API-sleutel van ValidSign nodig. Deze vind je terug op https://my.validsign.eu/admin/apiaccess maar is enkel raadpleegbaar via het account van de eigenaar van de ValidSign omgeving. Vul de API-sleutel in op de connectiepagina in AdminPulse, test de connectie en sla de configuratie op.

2.2 Callback

Om de getekende documenten automatisch weer in AdminPulse te krijgen moet er een callback geconfigureerd worden. Hier zijn enkele stappen voor nodig:

Ga naar https://callback.validsign.nl en maak een account of login met je bestaande account. Let op: indien je reeds een account hebt op de normale ValidSign omgeving, wil dit niet zeggen dat je met datzelfde account kan inloggen op deze callback omgeving. Je kan echter wel gewoon een account maken met hetzelfde e-mailadres.
Heb je reeds de callback manager gebruikt voor andere integraties? Dan kan je rechtstreeks naar stap 5 overgaan maar het is altijd een goed idee om onderstaande stappen te controleren.
In de callback manager: ga naar "mijn profiel" en plak de API-key die je ook in de AdminPulse connectiepagina hebt geplakt bij "Productie APIKey" en zet de standaard omgeving op "Productie"
Kopieer de Callback URL en Callback Key van de callback manager en configureer deze op https://my.validsign.eu/admin/eventnotification
Verifieer of de geselecteerde callback evenementen "Transactie verlopen", "Transactie geweigerd", "Transactie voltooid" bevatten op https://my.validsign.eu/admin/eventnotification.
Configureer een nieuwe callback in de callback manager met deze instellingen:
- Naam en Origin key: adminpulse
- Doorstuur callback URL & Beveiligings sleutel: deze waarden zijn specifiek voor jouw omgeving en kan je enkel raadplegen op de connectiepagina van AdminPulse. Kopieer ze hier en plak ze in de callback manager
- Zet callback beveiligingstype op "Basic Auth", omgeving op "Productie" en zet de callback evenementen voor "Transactie verlopen", "Transactie geweigerd", "Transactie voltooid" aan.
Sla de callback op, de configuratie is nu voltooid.

3. Sjablonen klaarmaken voor digitale handtekening

Om te weten welke en hoeveel handtekeningen in het document moeten komen, moeten er velden worden toegevoegd aan het sjabloon of het opgemaakte Word-bestand in AdminPulse. Deze moeten voldoen aan een bepaald formaat dat opgelegd wordt door ValidSign. Meer informatie hierover vind je op https://support.validsign.eu/hc/nl/articles/360037747091-Text-tags-gebruiken-binnen-documenten

Een veld toevoegen aan het sjabloon kan gewoon via normale ingave van tekst, er hoeft geen speciaal "veldtype" gekozen te worden, maar het moet wel voldoen aan de volgende vereisten:

Voorbeeld: {{esl:Signer1:Signature:size(200,50)}}

Elk handtekeningveld moet starten en eindigen met twee accolades: {{ en }}
Signer1: de benaming van het veld, deze naam zal later in AdminPulse gekoppeld moeten worden aan een medewerker of eindklant, afhankelijk van wie op die plaats moet tekenen.
Belangrijk: dezelfde benaming mag niet meer dan één keer gebruikt worden; gebruik dus signer1, signer2, ... als er meerdere ondertekenaars zijn.
Signature: zowel Signature als Capture kunnen gebruikt worden.
size(200,50): de gewenste grootte van de handtekening

Een uitgewerkt voorbeeld van een sjabloon dat klaar is voor digitale handtekening ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

4. Verstuur brief ter ondertekening

Wanneer er een document of brief werd opgesteld voor een bepaalde relatie via het sjabloon dat de velden bevat, kan je deze opsturen ter ondertekening naar de klant. Dit doe je door op het relatiedossier te kiezen voor "Verstuur aanvraag tot handtekening" onder de sectie brieven en op het gewenste document. Deze optie is enkel beschikbaar indien het document nog niet getekend werd.

In het dialoogvenster zal er voor elk handtekeningveld dat in het document gevonden werd, gevraagd worden om een medewerker of eindklant te kiezen. In geval van een onderneming, zal de lijst met relaties worden opgevuld door de gelinkte relaties van het type persoon die aan deze onderneming gekoppeld zijn. Het e-mailadres is verplicht, dit is het e-mailadres waarop de persoon een uitnodiging tot handtekening zal krijgen.

Wanneer voor alle handtekening velden een ondertekenaar werd gekozen, kan het document verzonden worden. De klant zal via mail uitgenodigd worden om een document te tekenen en het document zal "in afwachting" blijven staan tot een verdere statuswijziging.

5. Statuswijzigingen

Na het versturen tot ondertekening kan een document één van de volgende statussen krijgen:

Getekend: alle ondertekenaars hebben het document getekend.
Geweigerd: één van de ondertekenaars heeft geweigerd het document te ondertekenen.
Vervallen: het document kan niet meer ondertekend worden omdat de termijn verstreken is.
Ingetrokken: het verzoek tot handtekeningen werd ingetrokken door de aanvrager.
Gefaald: er is iets misgelopen met het document of bij het handtekenen.

Mogelijke fouten

Foutcode

Betekenis

Geen e-mail ontvangen na versturen handtekening

De e-mail wordt verzonden door ValidSign. Wanneer je geen e-mail ontvangen hebt dien je te controleren of het e-mailadres van de ondertekenaar overeenkomt met het e-mailadres waarmee de ValidSign connectie in AdminPulse gelegd is.

ValidSign stuurt namelijk standaard geen e-mail naar dit e-mailadres. Je kan wel gewoon het document gaan ondertekenen wanneer je inlogt op de ValidSign omgeving.

Je dient na te kijken of je de integratie geconfigureerd hebt. Indien je meerdere eigen bedrijven hebt, moet je erop letten om de integratie te configureren per eigen bedrijf.