In dit artikel leer je hoe je het scherm Interne facturatie gebruikt om registraties tussen je eigen bedrijven op te volgen en deze door te zetten, eerst naar factuurvoorstellen en vervolgens naar facturen.
👉 Lees ook het artikel Werken met interne facturatie: configuratie en gebruik om te ontdekken hoe interne facturatie werkt en welke instellingen daarvoor nodig zijn in AdminPulse.
Wat is het scherm 'Interne facturatie'?
Het scherm 'Interne facturatie' toont een overzicht van registraties die zijn ingevoerd door medewerkers, waarbij een andere entiteit binnen je organisatie als "klant" optreedt. Dit is bijzonder handig wanneer je kosten of prestaties moet doorberekenen tussen bijvoorbeeld twee vestigingen of juridische entiteiten. Dit scherm helpt je om interne verrekeningen op een manier te beheren die:
- Transparant is: je ziet in één oogopslag welke transacties tussen bedrijven hebben plaatsgevonden.
- Efficiënt is: je bundelt registraties en zet ze eenvoudig om in factuurvoorstellen.
- Gecontroleerd is: je kiest bewust welke transacties je factureert en welke je uitsluit.
Wat kun je doen in het scherm 'Interne facturatie'?
Het scherm 'Interne facturatie' is opgebouwd rond een combinatie van filters, een overzichtstabel en actieknoppen. Concreet kun je:
- Registraties bekijken: zie welke prestaties, hoeveelheden of middelen intern zijn uitgewisseld. Klik een regel open voor detailinformatie zoals datum, gebruiker, type registratie, oorspronkelijk en gefactureerd aantal, bedrag en of dit binnen of buiten het abonnement valt.
- Filters gebruiken en zoeken: verfijn het overzicht op basis van bedrijf, periode, gebruiker, relatie of type registratie.
- Facturatie beheren: zet registraties om in factuurvoorstellen of sluit ze uit via de actie ‘Nooit factureren’.
Filters en schakelaars gebruiken in het scherm 'Interne facturatie'
Bovenaan het scherm 'Interne facturatie' kun je filters gebruiken om snel de juiste registraties te tonen. Dit is bijzonder nuttig bij veel registraties of wanneer je meerdere bedrijven beheert.
💡 Combineer verschillende filters om tot een specifiek resultaat te komen.
Beschikbare filters in het scherm 'Interne facturatie':
- Van bedrijf / Naar bedrijf: geef aan tussen welke bedrijven de transactie plaatsvond.
- Relatie: filter op een specifieke relatie.
- Opdrachtsjabloon: kies voor een specifieke opdracht of projecttype.
- Gebruiker: filter op de medewerker die de registratie invoerde.
- Type registratie: Tijd, Product/Kost of Afstand.
- Van - Tot: geef een begin- en einddatum op om registraties uit een bepaalde periode te zien.
- Je kunt ook kiezen uit voorgedefinieerde perioden zoals vorige maand of dit kwartaal.
Beschikbare schakelaars (toggles) in het scherm 'Interne facturatie':
- Alleen gefactureerde registraties: toont alleen registraties die al verwerkt zijn in een factuur.
- Toon enkel de nooit intern te factureren registraties: toont registraties die je bewust hebt uitgesloten van interne facturatie.
- Niet-factureerbare registraties intern factureerbaar maken: hiermee neem je ook niet-factureerbare registraties op in het overzicht voor interne facturatie. Zo kun je ze intern doorbelasten, zelfs als ze niet bedoeld zijn voor externe facturatie.
Overzichtstabel in het scherm 'Interne facturatie'
De overzichtstabel toont de registraties die beschikbaar zijn voor interne facturatie op basis van de ingestelde filters. Elke regel toont essentiële informatie over de uitgewisselde prestaties.
- Van bedrijf / Naar bedrijf: welke entiteit leverde de prestatie, en welke ontving deze.
- Naar relatie interne facturatie: de relatie waaraan intern gefactureerd wordt.
- Gefactureerd bedrag: het bedrag dat aan de externe klant is aangerekend.
- Bedrag voor interne facturatie: het bedrag dat intern doorgerekend wordt tussen je eigen bedrijven.
Als je een regel uitklapt (via het pijltje ), zie je extra details zoals:
- Datum en Gebruiker: wie voerde de prestatie uit, en wanneer?
- Opdracht en Wat: het type prestatie dat is geregistreerd (bijv. advies, honoraria...)
- Hoeveelheden: het oorspronkelijke en het gefactureerde aantal, en het extern gefactureerde bedrag.
- Tarief en bedrag voor interne facturatie: het toegepaste interne tarief en het resulterende bedrag.
- Binnen abonnement: aanduiding of de prestatie binnen een abonnement (forfait) valt.
Acties in het scherm 'Interne facturatie'
Via actieknoppen per registratie, per regel of voor meerdere regels tegelijk bepaal je wat er met een registratie gebeurt. Dit zijn de beschikbare acties:
- Factuurvoorstel maken (per regel): zet de registratie(s) om in een nieuw intern factuurvoorstel.
-
Toevoegen aan interne factuur (per registratie)
: voeg de registratie toe aan een bestaand intern factuurvoorstel.
-
Registratie markeren als 'Nooit factureren' (per registratie)
: sluit registraties definitief uit van interne facturatie. Deze blijven achteraf enkel zichtbaar via de juiste filter.
- Factuurvoorstellen maken (bulkactie): selecteer meerdere regels en genereer in één keer factuurvoorstellen.
Van registratie naar interne factuur
Wanneer je registraties doorzet vanuit het scherm Interne facturatie, verschijnen deze als factuurvoorstellen in het standaardoverzicht (Facturatie > Factuurvoorstellen). Je kunt de voorstellen daar verwerken zoals gebruikelijk: nummeren, downloaden of verzenden.
Wil je alleen interne factuurvoorstellen zien? Filter dan in het scherm Factuurvoorstellen op het factuurtype 'Intern'.
💡 Goed om te weten
- Wil je gebruik gaan maken van interne facturatie of heb je vragen over de instellingen? Lees dan: Werken met interne facturatie: configuratie en gebruik
- Meer weten over het scherm voor Factuurvoorstellen? Bekijk dan dit artikel: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden
- Heb je vragen over wanneer een registratie intern factureerbaar is, of waarom deze niet zichtbaar is in het scherm? Lees dan: FAQ - Wat is het verschil tussen ‘Nooit factureren’, ‘Niet factureerbaar’ en verwante facturatie-acties?