In een taaksjabloon kun je extra instellingen toevoegen aan een hoofdtaak of deeltaak. In hetzelfde bewerkscherm kun je onder andere:
- automatisch een kost laten registreren wanneer de taak klaar is;
- taak documentatie toevoegen als vaste uitleg, draaiboek of intern handboek bij de taak.
Deze twee instellingen staan samen in hetzelfde scherm, maar werken los van elkaar. Je kunt dus alleen een kost registreren, alleen taak documentatie toevoegen, of beide combineren.
In dit artikel lees je hoe je het bewerkscherm opent, hoe automatische kostenregistratie werkt en hoe je taak documentatie toevoegt aan een taaksjabloon.
Het bewerkscherm van een taak of deeltaak openen
Je stelt de automatische kostenregistratie en de taak documentatie in via het bewerkscherm van een hoofdtaak of deeltaak in het taaksjabloon.
- Open het taaksjabloon.
- Ga naar de hoofdtaak of deeltaak die je wilt aanpassen.
- Klik achteraan op de drie puntjes.
- Kies Deeltaak bewerken of de overeenkomstige bewerkoptie voor de taak.
Taak kost registratie
Met Taak kost registratie laat je AdminPulse automatisch een kost registreren wanneer een hoofdtaak of deeltaak op klaar wordt gezet.
Wanneer wordt de kost geregistreerd?
Als je Registreer kost activeert, registreert AdminPulse de ingestelde kost automatisch zodra de taak of deeltaak op klaar wordt gezet.
Het maakt daarbij niet uit hoe de taak klaar wordt gezet. De automatische registratie gebeurt bijvoorbeeld ook wanneer:
- een medewerker de taak handmatig op klaar zet;
- de taak via een globale actie op klaar wordt gezet;
- de taak automatisch via de taskflow op klaar wordt gezet.
👉 De kost wordt maar één keer automatisch geregistreerd. Sleep je de taak daarna opnieuw naar te doen en vervolgens opnieuw naar klaar, dan registreert AdminPulse dezelfde kost niet opnieuw.
Welke gebruiker wordt gebruikt voor de registratie?
Bij Gebruiker kies je op welke gebruiker AdminPulse de kost registreert. Je kunt een specifieke medewerker selecteren of de systeemgebruiker gebruiken.
Kies hier de gebruiker die logisch is voor je interne opvolging en rapportage. De persoon die de taak effectief op klaar zet, hoeft dus niet dezelfde gebruiker te zijn als de gebruiker waarop de kost wordt geregistreerd.
Een bedrag uit een invulveld gebruiken
Bij Gebruik bedrag uit invulveld kun je een invulveld van de taak selecteren. AdminPulse gebruikt dan het bedrag uit dat invulveld als tarief voor de kost.
Dit is handig wanneer het bedrag kan verschillen per taak of dossier. In dat geval gebruikt AdminPulse niet het vaste tarief uit de prijslijst, maar het bedrag dat in het gekozen invulveld staat.
Een voorbeeld hiervan is de automatische kostenregistratie voor de jaarrekening.
Taak documentatie
Met Taak documentatie voeg je vaste uitleg toe aan een taak in een taaksjabloon. Je gebruikt dit bijvoorbeeld als intern draaiboek, korte werkinstructie of praktisch handboek voor medewerkers.
De documentatie wordt getoond bij taken die uit dit taaksjabloon ontstaan. Zo krijgt elke medewerker dezelfde basisinformatie over wat de taak inhoudt en hoe die het beste kan worden uitgevoerd.
Wanneer gebruik je taak documentatie?
Gebruik Taak documentatie voor informatie die altijd relevant is voor deze taak. Denk bijvoorbeeld aan:
- vaste stappen die medewerkers moeten volgen;
- aandachtspunten bij het uitvoeren van de taak;
- interne afspraken of kwaliteitsregels;
- uitleg over welke documenten, controles of acties nodig zijn;
- een korte verwijzing naar een intern draaiboek of handboek.
💡 Taak documentatie is vooral nuttig voor terugkerende taken waarbij je wilt dat iedereen op dezelfde manier werkt.
Verschil met opmerkingen bij taken
Taak documentatie is niet hetzelfde als een opmerking bij een taak. Gebruik taak documentatie voor vaste instructies die bij het taaksjabloon horen. Gebruik opmerkingen eerder voor tijdelijke of specifieke informatie bij één concrete taak of taakplanning.
Meer uitleg over het verschil vind je in het artikel FAQ - Wanneer gebruik je opmerkingen bij taken en wanneer taak documentatie?
Waar zien medewerkers de taak documentatie?
Bij de taak zelf verschijnt een boek-icoontje. Medewerkers zien de taak documentatie wanneer ze met hun muis over dat icoontje gaan.
Zo kunnen medewerkers de uitleg raadplegen zonder het taaksjabloon zelf te openen.