In de sectie Communicatie van het Relatiedossier beheer je alle manieren waarop je contact kunt onderhouden met relaties. Van telefoonnummers tot e-mailadressen en van fysieke adressen tot websites — deze communicatiekanalen spelen een belangrijke rol in een efficiënte interactie.
In dit artikel leer je hoe je communicatiekanalen kunt toevoegen, beheren en aanpassen om zo het contact met je relaties te optimaliseren.
Wat zijn communicatiekanalen?
Communicatiekanalen zijn specifieke manieren waarop een relatie bereikbaar is. De mogelijke communicatiekanalen die je kunt toevoegen, zijn:
- Adres
- Telefoon
- Website
- Mobiel
- Postbus
Toevoegen van communicatiekanalen
Wanneer je een communicatiekanaal wilt toevoegen, specificeer je het type kanaal, zoals:
- Het type "Telefoon" of "Mobiel" voor telefoonnummers.
- Het type "E-mail" voor een e-mailadres.
- Het type "Adres" of "Postbus" voor een locatie of fysiek postadres.
Elk kanaal dat je toevoegt, verschijnt in de lijst. Je kunt meerdere communicatiekanalen (zoals meerdere telefoonnummers of e-mailadressen) toevoegen per relatie.
💡Tip: Per type communicatiekanaal kun je slechts een favoriet markeren met een sterretje (bijvoorbeeld het belangrijkste telefoonnummer of e-mailadres). Gegevens met een sterretje worden bovenaan in het lint van het relatiedossier weergegeven. Klik nogmaals op het sterretje om dit uit te schakelen.
👉 Let op: Heeft een relatie een Contact in de Gelinkte relaties sectie staan, en zijn de contactgegevens (zoals e-mailadres, mobiel nummer of telefoonnummer) van die specifieke contactpersoon niet leeg? Dan worden deze gegevens weergegeven in het relatie-lint.
Een communicatiekanaal verwijderen
Als je een communicatiekanaal wilt verwijderen, volg je deze stappen:
- Open het 'Relatiedossier' van de betreffende relatie
- Ga naar de sectie 'Communicatie' en bekijk de lijst met communicatiekanalen
- Zoek het kanaal dat je wilt verwijderen (bijvoorbeeld een telefoonnummer, e-mailadres of postadres)
- Klik op het vuilbak-icoontje naast het specifieke communicatiekanaal
- Bevestig de verwijdering indien nodig
Let op: Als je een telefoonnummer, e-mailadres of andere contactgegevens verwijdert, kan dit niet ongedaan gemaakt worden. Voeg het kanaal opnieuw toe indien je een fout hebt gemaakt.
Voorbeelden van verwijderen:
- Als je een telefoonnummer wilt verwijderen, zoek je het betreffende nummer in de lijst en klik je op het vuilbak-icoontje.
- Als je een e-mailadres wilt verwijderen, doe je hetzelfde met het e-mailkanaal.
Functies per communicatie kanaal
- Kopiëren naar klembord: Gebruik het klembord-icoontje om gegevens, zoals telefoonnummers of e-mailadressen, eenvoudig te kopiëren.
- E-mails koppelen: Stel via het vink-icoontje in welk e-mailadres gebruikt moet worden om e-mails met deze relatie te koppelen in het DMS (Document Management System).
- E-mail verzenden: Klik op het envelop-icoon om een e-mail te sturen via je standaard e-mailprogramma (buiten AdminPulse). Zie ook Een contactpersoon e-mailen door op het envelop-icoon te klikken
- Bellen: Klik op het telefoon-icoon om direct te bellen via een gekoppeld pc-telefoonsysteem. Zie ook Een contactpersoon bellen door op het telefoon-icoon te klikken
- Locatie zoeken: Gebruik het locatie-icoon om een adres in te zien via Google Map.
- Website bezoeken: Klik op het website-icoon om naar de opgegeven URL te gaan.
💡Tip: Gegevens met het gemarkeerde sterretje worden ook bovenaan in het lint van het relatiedossier weergegeven. Wil je dit niet, klik op het sterretje om dit uit te schakelen.
Communicatie-instellingen
In het vak 'Communicatie-instellingen' geef je specifieke voorkeuren aan over welk communicatiekanaal voor welke (deel)taak gebruikt moet worden. Stel bijvoorbeeld in dat facturen altijd naar een specifiek e-mailadres worden gestuurd en aanmaningen naar een ander e-mailadres.
- Stel in dat facturen altijd naar een specifiek e-mailadres gestuurd worden.
- Pas aan welk telefoon- of mobielnummer gebruikt moet worden voor specifieke communicatie.
Zie ook: Soorten deeltaken
⏭️ Verder naar de volgende sectie van het relatiedossier: Het Relatiedossier - sectie Facturatie