Wat is een referentiejaar en hoe geef je het in?

In dit artikel leer je wat een referentiejaar is, hoe je het kunt ingeven bij het registreren en hoe je het als filter kunt gebruiken.

👉 Noot: De referentiejaar-functionaliteit is niet standaard beschikbaar in AdminPulse. Om toegang te krijgen, kun je contact opnemen met ons support door een ticket in te dienen.

Wat is een referentiejaar?

Het referentiejaar van een registratie geeft aan bij welk boekjaar een bepaalde registratie of taak hoort.

Voorbeeld:

Op 15 maart 2025 werk je aan een jaarrekening-taak die betrekking heeft op het boekjaar 2024. Hoewel de datum van je registratie 15/03/2025 is, is het referentiejaar 2024.

Door een referentiejaar bij het registreren in te geven, krijg je een helder overzicht van registraties met betrekking tot een bepaald boekjaar.

Hoe geef je het referentiejaar in?

Je kunt het referentiejaar ingeven wanneer je een registratie toevoegt in AdminPulse. Hieronder bespreken we hoe dit werkt bij eenmalige registraties, via globale acties, bij taken en wanneer je tijd registreert met de timer.

Referentiejaar ingeven bij eenmalige registraties

Bij het toevoegen van een nieuwe registratie (Registratie > Nieuwe registratie) zie je het veld 'Ref. jaar'. Hier kun je uit de lijst het referentiejaar selecteren dat hoort bij de registratie.

Voor meer gedetailleerde informatie over het aanmaken van een registratie, zie: Overzicht: Registraties toevoegen en aanpassen

Referentiejaar ingeven via de globale actie 'Nieuwe registratie'

Maak je registraties aan via een Globale actie in het relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties), dan verschijnt er ook een veld waarin je het referentiejaar kunt invullen. 

Voor meer gedetailleerde informatie over het relaties-scherm, zie: Overzicht: Werken met het Relaties-scherm

Referentiejaar ingeven bij het registreren op een taak

Als je een registratie maakt via een taak, bijvoorbeeld op het Taakbord (Taken> Taakbord), vult AdminPulse het referentiejaar automatisch in. Dit wordt bepaald op basis van het taakschema dat aan de taak is gekoppeld. Controleer altijd of het automatisch ingevulde jaar klopt.

Voor meer gedetailleerde informatie over het registreren vanuit het Taakbord, zie: Tijd of kost registreren vanuit het taakbord

Referentiejaar ingeven bij tijdregistraties via de timer

Gebruik je de timer in AdminPulse om tijd te registreren? Ook hier kun je bij het starten van de timer een referentiejaar aangeven, zodat jouw tijdregistratie aan het juiste boekjaar wordt gekoppeld.

Voor meer gedetailleerde informatie over het gebruik van de timer, zie: Hoe registreer je tijd met de timer?

Filteren op referentiejaar

Bij rapporten met betrekking tot registraties (zoals per relatie, medewerker, prijslijstitem of taaksjabloon) kun je een filter activeren op referentiejaar. Volg deze stappen om specifiek te filteren op referentiejaar:

1. Ga naar een rapport dat je wilt bekijken
2. Klik op 'Meer filters'
3. Activeer de filter 'Ref. jaar' om resultaten te tonen op basis van een specifiek referentiejaar

Daarnaast kun je ervoor kiezen om het referentiejaar toe te voegen als een groep, zodat de rapportgegevens worden gegroepeerd per referentiejaar:

1. Ga naar een rapport dat je wilt bekijken
2. Klik op 'Groep toevoegen'
3. Selecteer de groep 'Ref. jaar' om gegroepeerde resultaten te tonen op basis van een specifiek referentiejaar