Wil je tijd besparen en terugkerende taken moeiteloos beheren in AdminPulse? Met Taaksjablonen, Taakschema’s en Taakplanning kun je jouw workflows automatiseren.
In dit artikel leggen we uit wat elk van deze onderdelen inhoudt, hoe ze samenwerken en waarom ze essentieel zijn.
Wat is een Taaksjabloon?
Een taaksjabloon is een vooraf ingestelde set parameters en deeltaken die je gebruikt voor verschillende soorten taken. Het is ontworpen om repetitieve processen eenvoudiger en efficiënter te maken en zorgt voor consistente workflows. Taaksjablonen zijn nuttig in twee scenario’s:
-
Voor terugkerende taken
Taaksjablonen zijn ideaal voor taken die regelmatig herhalen, zoals btw-aangiftes of jaarlijkse audits. Deze taken hebben vaak vaste stappen, deadlines en een vergelijkbare structuur.
Praktijkvoorbeeld: Stel dat je maandelijks btw-aangiftes moet verwerken. Een Taaksjabloon kan standaard deeltaken bevatten, zoals "Documenten verzamelen," "Aangifte indienen," en "Controle uitvoeren," met een deadline op de 7e van elke maand. Door dit sjabloon in te stellen, hoef je deze taken niet elke maand opnieuw samen te stellen.
-
Voor eenmalige, maar vaker voorkomende taken
Taaksjablonen zijn ook zeer nuttig voor taken die slechts één of twee keer per relatie voorkomen, maar bij meerdere relaties kunnen voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan een vereffening of de oprichting van een nieuwe vennootschap. Door een sjabloon te maken met de benodigde stappen en parameters, kan de taak efficiënt gebruikt worden bij meerdere relaties.
Praktijkvoorbeeld: Bij de oprichting van een nieuwe vennootschap stel je een Taaksjabloon op met deeltaken zoals "Notaris coördineren," "Statuten voorbereiden," en "Registraties uitvoeren." Dit sjabloon kan eenvoudig opnieuw gebruikt worden voor andere klanten die een vennootschap willen oprichten.
Waarom een Taaksjabloon gebruiken?
- Efficiëntie: Je hoeft deeltaken niet telkens opnieuw samen te stellen.
- Uniformiteit: Werkprocessen blijven consistent, ongeacht wie de taak uitvoert.
- Automatisering: Een Taaksjabloon vormt de basis voor automatische creatie en planning van taken.
Een Taaksjabloon bepaalt dus wat er op het Taakbord komt en hoe de taak is opgebouwd.
Wat is een Taakschema?
Een Taakschema bepaalt wanneer een taak automatisch op het Taakbord verschijnt en koppelt dit aan specifieke deadlines. Het schema bestaat uit lijnen (herhalingen) die aangeven op welke momenten een taak gepland moet worden. Het is gekoppeld aan een Taaksjabloon en wordt uitgevoerd via een Taakplanning.
💡Voor eenmalige, maar vaker voorkomende taken (zie Taaksjabloon) is een Taakschema echter niet nodig. Hoewel een Taaksjabloon nog steeds erg nuttig is om gestandaardiseerde workflows te implementeren bij eenmalige taken, wordt een Taakschema alleen gebruikt voor herhalende taken.
Hoe werkt een Taakschema?
Voor iedere lijn stel je in:
- Deadline: Tegen wanneer de taak moet zijn afgerond.
- Planningsdatum: De dag waarop de taak op het Taakbord verschijnt. Dit kan berekend of vast zijn.
Planningsdatum: berekend of vast?
- Berekende datum: De datum wordt automatisch berekend op basis van de deadline en het gewenste aantal dagen vóór de deadline (veld: Plannen (aantal dagen voor deadline)). Deze datums herken je aan een cursieve weergave met een rekenmachine-icoon.
- Vaste datum: Een door jou handmatig ingevoerde datum die vaststaat en niet wijzigt bij aanpassingen in het schema. Deze datums worden weergegeven met een slot-icoon.
Praktijkvoorbeeld: Stel dat je een jaarlijkse audit uitvoert met een deadline op 31 maart. In het schema stel je in dat de taak zichtbaar moet worden 10 dagen vóór de deadline. AdminPulse berekent automatisch een planningsdatum van 21 maart. Wil je liever dat de taak altijd op 20 maart verschijnt? Dan kun je een vaste planningsdatum instellen.
Overgang naar Taakplanning: Nu we weten hoe Taaksjablonen en schema’s bepalen wat en wanneer een taak gepland wordt, bekijken we hoe deze worden toegepast via Taakplanning.
Wat is een Taakplanning?
Een Taakplanning verbindt een Taaksjabloon en Taakschema met een specifieke relatie. Deze wordt geconfigureerd in het Relatiedossier van een relatie en zorgt ervoor dat taken nauwkeurig en volledig automatisch worden aangemaakt en ingepland.
Hoe werkt je met een Taakplanning?
- Stel een Taaksjabloon op met alle deeltaken en parameters die je wilt gebruiken.
- Ontwerp een Taakschema om deadlines en planningsdatums te bepalen.
- Gebruik de Taakplanning om een sjabloon en schema te koppelen aan een specifieke relatie. Voeg ook een start- en einddatum toe als de planning slechts tijdelijk geldt.
Na opzet wordt de Taakplanning volledig door AdminPulse uitgevoerd op basis van jouw instellingen.
Praktijkvoorbeeld: Een boekhoudkantoor voert elke maand salarisberekeningen uit voor een klant. Met Taakplanning koppel je het Taaksjabloon (inclusief deeltaken, zoals "Loonbrieven controleren" en "Lonen verwerken") aan het bijbehorende schema (bijvoorbeeld: iedere maand vóór de 25e inplannen). Deze Taakplanning wordt gekoppeld aan de klant, zodat de taak met de juiste deadlines en, indien gedefinieerd, toegewezen aan de verantwoordelijke medewerker automatisch wordt aangemaakt.
Samenvatting: wat, wanneer, voor wie
- Taaksjabloon (wat): Bepaalt welke parameters, deeltaken en (indien ingesteld) uitvoerende gebruiker een taak omvat.
- Taakschema (wanneer): Geeft aan wanneer een taak op het Taakbord verschijnt en welke deadlines eraan verbonden zijn.
- Taakplanning (voor wie): Verbindt het Taaksjabloon en schema aan een specifieke relatie en, indien gespecificeerd, aan een uitvoerende gebruiker.
Door de correcte combinatie van deze drie elementen kun je:
- Tijd besparen op repetitieve taken.
- Betrouwbare workflows creëren.
- Zeker zijn dat taken tijdig en correct gekoppeld worden aan relaties en medewerkers.