Factuurfraude komt steeds vaker voor en is een vorm van oplichting waarbij criminelen facturen manipuleren om betalingen naar hun eigen rekening om te leiden. In dit artikel leggen we uit hoe deze fraude in zijn werk gaat, hoe je het risico kunt beperken, welke controles je moet uitvoeren voordat je een betaling maakt en wat je moet doen in geval van factuurfraude.

Hoe ontstaat digitale factuurfraude?

Fraudeurs gebruiken verschillende technieken om digitale facturen te manipuleren:

Kwaadaardige software (malware) op de ontvanger zijn apparaat: Cybercriminelen installeren schadelijke software op het toestel van de ontvanger, waardoor facturen of e-mails automatisch worden aangepast bij het openen. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot wijziging van het rekeningnummer. Ook kunnen eerder ontvangen facturen worden misbruikt om vervalste documenten opnieuw te versturen.
Hacken van e-mailsystemen: Oplichters breken in op de e-mailomgeving van een leverancier, onderscheppen facturen en passen essentiële gegevens aan, zoals het bankrekeningnummer, voordat de gemanipuleerde factuur wordt doorgestuurd naar de oorspronkelijke geadresseerde.

Naast digitale fraude komt factuurfraude ook voor bij papieren facturen, bijvoorbeeld door fysiek onderscheppen en aanpassen van facturen.

Voorbeeld

Soms kun je factuurfraude herkennen aan kleine, maar merkbare afwijkingen. Hier zijn enkele veelvoorkomende signalen:

Voorbeeld van een frauduleuze factuur

Wat te doen bij het vermoeden van factuurfraude?

Als je vermoedt dat je een vervalste factuur hebt ontvangen of al een betaling hebt gedaan naar een verkeerd rekeningnummer, onderneem dan deze stappen:

Stop verdere betalingen: Neem direct contact op met je bank en vraag of de betaling kan worden tegengehouden of teruggeboekt.
Scan je apparaten: Laat een virusscan uitvoeren op alle apparaten die in aanraking zijn gekomen met de verdachte factuur. Raadpleeg je IT-afdeling bij twijfel.
Verifieer de factuur met je leverancier: Gebruik alleen officiële contactgegevens om te controleren of de factuur echt van hen afkomstig is.
Meld de fraude: Doe aangifte op de website https://www.fraudehelpdesk.nl/fraude-melden/

💡 Tips voor boekhouders

Als boekhouder speel je een belangrijke rol in het beschermen van je klanten tegen factuurfraude. Hier zijn enkele praktische tips:

Informeer je klanten over de risico’s en moedig hen aan facturen zorgvuldig te controleren.
Herken verdachte signalen en help klanten bewust om te gaan met factuurverificatie.
Bij wijziging van je eigen rekeningnummer, communiceer dit via een officiële, veilige en duidelijke weg, zoals een persoonlijke e-mail, een officiële brief of een telefoongesprek.
Zorg dat je facturatiesoftware veilig wordt gebruikt, bijvoorbeeld door tweestapsverificatie (MFA) in te schakelen. Zie: Tweestapsverificatie - MFA

💡 Algemene tips voor factuurcontrole

Voordat je een factuur betaalt, is het belangrijk om een paar simpele controles uit te voeren, ongeacht of de factuur per e-mail of op papier is ontvangen.

Rekeningnummerverificatie

Vergelijk met eerdere betalingen: Controleer of het rekeningnummer al eerder is gebruikt.
Controleer betrouwbare bronnen: Kijk op de officiële website van de leverancier of het rekeningnummer correct is.

Herkennen van verdachte signalen

Ongebruikelijke meldingen: Let op opmerkingen zoals "Rekeningnummer gewijzigd" op de factuur, envelop of e-mail.
Afwijkingen in QR-codes: Als een leverancier normaal altijd een QR-code heeft en deze opeens ontbreekt, kan dit verdacht zijn.

Details in e-mails of brieven

E-mailadres checken: Vergelijk het afzenderadres met eerdere communicatie (bijv. facturatie@bedrijfnaam.nl vs. facturatie@bedrijfnaam.com).
Inhoud en taalgebruik: Let op spelfouten of ongewone formuleringen.
Controleer namen: Vergelijk de naam van de afzender en ontvanger met eerder ontvangen facturen.
Logo en handtekening: Komt deze overeen met eerdere facturen?

Controle bij internationale betalingen

Fraudeurs gebruiken vaak buitenlandse bankrekeningen.

Controleer SWIFT- en IBAN-nummers zorgvuldig bij internationale overboekingen.
Vraag jezelf af: Is deze buitenlandse rekening logisch en vertrouwd?

Bij twijfel?

Twijfel je? Neem contact op met je leverancier via een officieel telefoonnummer dat je al kende of via hun website. Gebruik nooit een telefoonnummer dat in een verdachte factuur staat.