AdminPulse biedt verschillende manieren om facturen te versturen: per e-mail, via Peppol, per post,
en ook combinaties van deze opties. In dit artikel lees je hoe je de verzendmethode instelt en hoe
deze samenwerkt met de verschillende verzendacties, zowel automatisch als handmatig.
Waar stel je de verzendmethode voor facturen in?
Je kunt de verzendmethode op twee niveaus instellen:
- Algemene instellingen – Standaard verzendmethode voor alle facturen.
- Relatiedossier – Specifieke verzendvoorkeuren per klant, die de algemene instellingen overschrijft.
Verzendmethode instellen in de Algemene instellingen
Volg deze stappen om een standaard verzendmethode voor alle facturen te bepalen:
- Ga naar Instellingen > Algemene instellingen
- Scrol naar de sectie Facturatie-e-mail
- Kies in het veld 'Verzendmethode facturen' de standaard verzendwijze
Klantspecifieke verzendmethode instellen
Volg deze stappen om de verzendmethode voor een specifieke klant aan te passen:
- Open het Relatiedossier van de klant.
- Ga naar de sectie Facturatie > Factuurgegevens en instellingen.
- Kies in het veld 'Verzendmethode facturen' de verzendwijze voor deze klant.
👉 Let op: Een klantspecifieke instelling heeft voorrang op de algemene instellingen. Bijvoorbeeld, als e-mail standaard is ingesteld maar een klant facturen per post wil ontvangen, selecteer je 'Per post' voor deze klant.
De optie 'Peppol' in klantspecifieke verzendmethoden
De optie 'Peppol' (enkel) is alleen beschikbaar in de relatie-instellingen, niet in de algemene instellingen. Als Peppol wordt gekozen, wordt de factuur uitsluitend via Peppol verstuurd en ontvangt de klant geen automatische e-mail.
Overzicht van de beschikbare verzendmethoden
Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare verzendmethoden en hun effect bij automatische verzending.
| Verzendmethode | Effect |
|---|---|
| Factuur wordt als bijlage per e-mail verzonden. | |
| Per post | Factuur moet afgedrukt en per post verstuurd worden. |
| Peppol (alleen via relatie-instellingen) | Factuur wordt uitsluitend via Peppol verstuurd. |
| Peppol en e-mail |
|
| E-mail en per post | Factuur wordt zowel per e-mail als per post verstuurd (na afdrukken) |
| E-mail, Peppol en per post |
|
💡Vereisten voor Peppol-verzending
- De klant moet Peppol gebruiken.
- De klant moet via AdminPulse opgezocht en gevonden zijn in het Peppol-netwerk. Zie ook: Hoe een relatie opzoeken op het Peppol-netwerk?
Interacties tussen verzendmethoden en verzendacties
Facturen kunnen automatisch of handmatig (opnieuw) verzonden worden.
Facturen verzenden via het Facturen-scherm
Verzenden via de globale actie: 'Facturen verzenden'
Met de globale actie 'Facturen verzenden' worden facturen altijd via e-mail verzonden, ongeacht de algemene instellingen en klantspecifieke verzendinstellingen. Volg deze stappen:
- Filter de facturen, bijvoorbeeld op 'Status' en 'Verzendmethode'
- Ga naar Globale acties
- Klik op Facturen verzenden
- Een pop-up verschijnt waarin je de e-mail details kunt controleren en aanpassen (indien nodig).
👉 Let op: In de verzendpop-up is een speciaal vinkje: "Facturen verzenden via Peppol voor klanten waarvan de verzendmethode van facturen staat ingesteld op Peppol."
- Aangevinkt: De factuur wordt verzonden via zowel e-mail als Peppol.
- Uitgevinkt: De factuur wordt alleen per e-mail verzonden.
Verzenden met de actie knoppen en directe verzending
Wanneer je een factuur verstuurt via een van de beschikbare acties op factuurlijn niveau, wordt deze verzonden volgens de verzendmethode die overeenkomt met de geselecteerde actie.
| Actie | Effect |
|---|---|
| Factuur verzenden |
Facturen worden verzonden volgens de Verzendmethode facturen-instelling in de algemene instellingen, met mogelijke uitzonderingen per klant. |
| E-mail factuur (optie uit het keuzemenu) | Factuur wordt altijd per e-mail verzonden, ongeacht de ingestelde verzendmethode. |
| Verzenden via Peppol (optie uit het keuzemenu) |
|
Facturen verzenden via het Factuurvoorstellen-scherm
Verzenden via de globale actie 'Facturen nummeren'
Bij het nummeren van facturen worden deze verzonden volgens de algemene verzendinstellingen en eventuele klantspecifieke uitzonderingen. Volg deze stappen:
- Filter de facturen
- Ga naar 'Globale actie'
- Klik op 'Facturen nummeren'
- Vink 'Factuur verzenden' aan
Verzenden met de actie knop 'Nummer en verstuur factuur'
Deze actie verstuurt de factuur volgens de verzendmethode die is ingesteld in de algemene instellingen of bij de klant.
💡 Tip
Factuurstatus controleren in het Facturen-scherm
- Controleer via 'Gebeurtenissen' per factuur of deze correct is afgeleverd.
- Gebruik de filters op 'Status' om de lijst van facturen per status te bekijken. Zo kun je ook meteen een Globale actie toepassen.