AdminPulse biedt verschillende manieren om facturen te versturen: per e-mail, via Peppol, per post,
en ook combinaties van deze opties. In dit artikel lees je hoe je de verzendmethode instelt en hoe
deze samenwerkt met de verschillende verzendacties, zowel automatisch als handmatig.
Waar stel je de verzendmethode voor facturen in?
Je kunt de verzendmethode op twee niveaus instellen:
- Algemene instellingen – Standaard verzendmethode voor alle facturen.
- Relatiedossier – Specifieke verzendvoorkeuren per klant, die de algemene instellingen overschrijft.
Standaard verzendmethode instellen in de Algemene instellingen
Volg deze stappen om een standaard verzendmethode voor alle facturen te bepalen:
- Ga naar Instellingen > Algemene instellingen
- Scroll naar de sectie Facturatie-e-mail
- Kies in het veld 'Verzendmethode facturen' de standaard verzendwijze
Klantspecifieke verzendmethode instellen
Volg deze stappen om de verzendmethode voor een specifieke klant aan te passen:
- Open het Relatiedossier van de klant.
- Ga naar de sectie Facturatie > Factuurgegevens en instellingen.
- Kies in het veld 'Verzendmethode facturen' de verzendwijze voor deze klant.
👉 Let op: Een klantspecifieke instelling heeft voorrang op de algemene instellingen. Bijvoorbeeld, als e-mail standaard is ingesteld maar een klant facturen per post wil ontvangen, selecteer je 'Per post' voor deze klant.
De optie 'Peppol' in klantspecifieke verzendmethoden
De optie 'Peppol' (enkel) is alleen beschikbaar in de relatie-instellingen, niet in de algemene instellingen. Als Peppol wordt gekozen, wordt de factuur uitsluitend via Peppol verstuurd en ontvangt de klant geen automatische e-mail.
Overzicht van de beschikbare verzendmethoden voor facturen
Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare verzendmethoden en hun effect bij automatische verzending.
| Verzendmethode | Effect |
|---|---|
| Factuur wordt als bijlage per e-mail verzonden. | |
| Per post | Factuur moet afgedrukt en per post verstuurd worden. |
| Peppol (alleen via relatie-instellingen) | Factuur wordt uitsluitend via Peppol verstuurd. |
| Peppol en e-mail |
|
| E-mail en per post | Factuur wordt zowel per e-mail als per post verstuurd (na afdrukken) |
| E-mail, Peppol en per post |
|
👉 Vereisten voor Peppol-verzending
- De klant moet Peppol gebruiken.
- De klant moet via AdminPulse opgezocht en gevonden zijn in het Peppol-netwerk. Zie ook: Hoe een relatie opzoeken op het Peppol-netwerk?
Interacties tussen verzendmethoden en verzendacties
Facturen kunnen automatisch of handmatig (opnieuw) verzonden worden.
Facturen verzenden via het Facturen-scherm
Meerdere facturen tegelijk verzenden via de globale actie: 'Facturen verzenden'
Met de globale actie 'Facturen verzenden' worden facturen altijd via e-mail verzonden, ongeacht de algemene instellingen en klantspecifieke verzendinstellingen. Volg deze stappen:
- Filter de facturen, bijvoorbeeld op 'Status' en 'Verzendmethode'
- Ga naar Globale acties
- Klik op Facturen verzenden
- Een pop-up verschijnt waarin je de e-mail details kunt controleren en aanpassen (indien nodig).
👉 Let op: In de verzendpop-up is een speciaal vinkje: "Facturen verzenden via Peppol voor klanten waarvan de verzendmethode van facturen staat ingesteld op Peppol."
- Aangevinkt: De factuur wordt verzonden via zowel e-mail als Peppol.
- Uitgevinkt: De factuur wordt alleen per e-mail verzonden.
Een factuur verzenden met de actieknop
Wanneer je een factuur verstuurt via een van de beschikbare acties op een specifieke factuur, wordt deze verzonden volgens de verzendmethode die overeenkomt met de geselecteerde actie.
| Actie | Effect |
|---|---|
| Factuur verzenden |
Facturen worden verzonden volgens de Verzendmethode facturen-instelling in de algemene instellingen, met mogelijke uitzonderingen per klant. |
| E-mail factuur (optie uit het keuzemenu) | Factuur wordt altijd per e-mail verzonden, ongeacht de ingestelde verzendmethode. |
| Verzenden via Peppol (optie uit het keuzemenu) |
|
Facturen verzenden via het Factuurvoorstellen-scherm
Meerdere facturen tegelijk verzenden via de globale actie 'Facturen nummeren'
Bij het nummeren van facturen worden deze verzonden volgens de algemene verzendinstellingen en eventuele klantspecifieke uitzonderingen. Volg deze stappen:
- Filter de facturen
- Ga naar 'Globale acties'
- Klik op 'Facturen nummeren'
- Vink 'Factuur verzenden' aan
Een factuur verzenden met de actieknop 'Nummer en verstuur factuur'
Deze actie verstuurt de factuur volgens de verzendmethode die is ingesteld in de algemene instellingen of bij de klant.
Verzendstatus van facturen controleren in het Facturen-scherm
Je kunt de verzendstatus van facturen op verschillende manieren bekijken en opvolgen. Hieronder laten we zien hoe je dat per factuur én per groep facturen doet.
Actie-/statusknop per factuur
In de actieknoppen aan de rechterkant van elke factuur vind je een knop om de factuur te verzenden. Zodra een factuur verzonden is, verandert deze knop in een statusicoon. Als je erop klikt, zie je meer informatie over de verzendstatus en kun je de details van de verzendpoging bekijken. Hieronder zie je een overzicht van de verschillende knoppen en wat ze betekenen:
| Icoon | Betekenis |
|---|---|
| Er is nog geen e-mail verzonden. Klik op dit icoon om de factuur te versturen. | |
| De e-mail is verzonden. | |
| De e-mail is afgeleverd bij de ontvanger. | |
| De e-mail kon niet worden afgeleverd. | |
| De e-mail is geopend door de ontvanger. |
💡 Wil je meer details raadplegen? Klik dan op Gebeurtenissen in het menu van de factuur. Daar zie je wie welke actie uitvoerde, en wanneer.
Verzendstatus van meerdere facturen tegelijk bekijken
Gebruik de filters op Status bovenaan het Facturen-scherm om de lijst van facturen per status te bekijken. Zo kun je ook snel een globale actie uitvoeren.
💡 Goed om te lezen
- Meer uitleg over de betekenis van e-mailstatussen vind je in dit artikel: Hoe de verzending van e-mails volgen in AdminPulse
- Wil je factuurvoorstellen voorzien van een specifieke factuurdatum en in bulk verzenden? Gebruik dan de globale actie in het Factuurvoorstellen-scherm. Meer info lees je hier: Nummeren op een specifieke factuurdatum: zo stel je het in
- Wil je e-mailadressen in CC of BCC opnemen? Lees hier meer FAQ - Hoe voeg ik automatisch een CC of BCC toe aan e-mails?