In AdminPulse wordt het criterium 'Identiteitsbewijs' gebruikt om ervoor te zorgen dat voor klanten, bedrijfsleiders en begunstigden een geldig identiteitsbewijs is geregistreerd.
Dit artikel legt uit wanneer dit criterium van toepassing is, hoe je identiteitsinformatie invoert en op welke manier AdminPulse je op de hoogte houdt van vervaldata. Daarnaast bespreken we de verschillende statussen van het criterium en waar je deze kunt terugvinden binnen AdminPulse.
Wanneer moet een identiteitsbewijs geregistreerd worden?
-
Voor personen en eenmanszaken
Bij een relatie van het type 'Persoon' of 'Eenmanszaak' met de relatiestatus 'Klant' wordt het criterium automatisch geactiveerd. Identiteitsgegevens moeten dan rechtstreeks in het bijbehorende relatiedossier worden ingevuld onder de sectie 'Accountant info'.
-
Voor bedrijven
Bij een relatie van het type 'Bedrijf' wordt het criterium pas geactiveerd wanneer een bedrijfsleider of begunstigde wordt toegevoegd in de sectie 'Gelinkte relaties' van het relatiedossier. Voor elke bedrijfsleider en begunstigde moet de identiteitsinformatie worden ingevuld in hun eigen relatiedossier en niet in het dossier van het bedrijf zelf.
Wanneer geldt de identiteitsverplichting voor een bedrijfsleider?
Het criterium 'Identiteitsbewijs' wordt geactiveerd voor een bedrijfsleider als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De bedrijfsleider heeft een actief mandaat (de einddatum is leeg of ligt in de toekomst).
- De bedrijfsleider is een natuurlijk persoon of een eenmanszaak.
👉 Belangrijk:
Als een bedrijf (bijv. Bedrijf A) een ander bedrijf (bijv. Bedrijf B) als bedrijfsleider toevoegt, wordt het criterium 'Identiteitsbewijs' niet geactiveerd bij Bedrijf A. In plaats daarvan moet bij Bedrijf B een bedrijfsleider worden toegevoegd en wordt daar de identiteitsregistratie opgevolgd.
Hoe registreer je identiteitsinformatie?
Je kunt identiteitsinformatie toevoegen via Relatiedossier > Accountant info. Vul ten minste één van de volgende velden in:
- Vervaldatum ID-kaart
- Vervaldatum paspoort
- Vervaldatum rijbewijs
- Vervaldatum verblijfsvergunning
Alle wijzigingen zijn terug te vinden in de Wijzigingsgeschiedenis van het relatiedossier.
Wat betekenen de statussen van het criterium Identiteitsbewijs?
De status wordt weergegeven in het relatiedossier en het Kwaliteitstoetsing-scherm:
-
Groen: Alle toegevoegde documenten zijn geldig.
-
Oranje: Een identiteitsbewijs verloopt binnen 2 maanden.
-
Rood: Een identiteitsbewijs is verlopen of er zijn nog geen gegevens geregistreerd.
💡 Tip: Beweeg met de muis over de statusindicator om de exacte reden te zien.
Hoe zorg ik voor een groen vinkje bij het criterium 'Identiteitsbewijs'?
Een relatie krijgt een groen vinkje als de identiteitsgegevens volledig en geldig zijn. Controleer de volgende stappen:
- Open het relatiedossier.
- Controleer of de relatie een Persoon, Eenmanszaak of Bedrijf is en of de juiste bedrijfsleiders of begunstigden zijn toegevoegd.
- Ga naar de sectie 'Accountant info' van de relatie of van de gelinkte bedrijfsleider/begunstigde.
- Controleer of de gegevens correct zijn ingevuld.
- Zorg dat alle bewijzen geldig zijn.
- Keer terug naar het relatiedossier. Zodra alle gegevens correct zijn, wordt het vinkje automatisch groen.
💡 Tip: Is het vinkje niet groen? Hover over de statusindicator in het Kwaliteitstoetsing-scherm of in het relatiedossier om te zien welke informatie ontbreekt.
💡Goed om te lezen
- Artikel over het Kwaliteitstoetsing-scherm in het algemeen: Overzicht: Inzicht en controle dankzij de kwaliteitstoetsing