Met de Office 365 document editor kun je Word- en Excel-documenten openen vanuit AdminPulse en bewerken in je browser of in je lokale Word- en Excel-apps.
Voor je een document bewerkt, check je het eerst uit: zo reserveer je het tijdelijk en voorkom je dat iemand anders er tegelijk aan werkt. Als je klaar bent, check je het opnieuw in, zodat andere gebruikers toegang hebben tot de meest recente versie.
In dit artikel leggen we uit hoe je de Office 365 document editor activeert, documenten uitcheckt en bewerkt, en hoe je ze daarna weer incheckt.
Office 365 document editor activeren via je profiel
Elke gebruiker moet de integratie met Office 365 individueel instellen via zijn of haar profiel.
Volg deze stappen:
- Ga in AdminPulse naar Mijn profiel via het gebruikersicoon rechtsboven in het scherm (
).
- Klik op de knop Admin-Connect.
- Zoek in het overzicht van integraties de tegel voor de Office 365 document editor en klik op Connect.
- Log in met je Microsoft-account. Tijdens het inloggen geef je toestemming aan AdminPulse om documenten op jouw OneDrive te bewerken.
👉 De Microsoft-beheerder van je kantoor moet mogelijk ook goedkeuring geven om AdminPulse toegang te geven tot je OneDrive.
👉 Opmerking: het is mogelijk dat de verbinding mislukt als je OneDrive-account nog niet actief is. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren bij nieuwe Microsoft-accounts waarbij OneDrive nog nooit eerder werd geopend. Open in dat geval eerst handmatig je OneDrive via office.com of via het OneDrive-pictogram. De eerste keer openen kan enkele minuten duren. Zodra OneDrive geactiveerd is, zal de koppeling met AdminPulse normaal werken.
Na het aanmelden keer je automatisch terug naar het Connect-scherm. Hier kun je controleren of de verbinding nog actief is:
- Klik op Validate connection om de integratie te testen.
- Klik op Reauthenticate als je een foutmelding krijgt en de verbinding opnieuw wilt herstellen.
Documenten openen en bewerken met Office 365
Zodra de integratie met Office 365 geactiveerd is, kun je Word- en Excel-documenten rechtstreeks vanuit AdminPulse bewerken. Dit doe je via het Documenten-scherm (Documenten > Documenten).
Aan het einde van elke documentlijn vind je een pijltje omlaag . Klik op dat pijltje om het actiemenu te openen. Daar kun je documenten uitchecken, inchecken of de check-out ongedaan maken. Je kunt ook het detailvenster openen voor dezelfde opties.
Document uitchecken
Om een document te bewerken, kies je tussen twee opties:
- Uitchecken in app – als je Office lokaal hebt geïnstalleerd. Het document wordt geopend in je desktopapplicatie van Word of Excel.
- Uitchecken in browser – als je werkt met de online versie van Office of geen Desktop Office beschikbaar hebt. Het document opent in een nieuw tabblad van je browser.
Een uitgecheckt document is tijdelijk vergrendeld voor andere gebruikers. Alleen jij kunt het op dat moment bewerken. In de documentlijn verschijnt een cloud-icoon als visuele aanduiding.
Het document wordt met een unieke naam opgeslagen in de map AdminPulseCheckout op je persoonlijke OneDrive.
Document inchecken
Klaar met bewerken? Dan moet je het document inchecken, zodat je wijzigingen worden opgeslagen en je collega's er weer bij kunnen.
Ga terug naar het Documenten-scherm en kies Inchecken, via het actiemenu of vanuit het detailvenster van het document.
👉 Let op: Sluit het document voordat je het incheckt. Dit voorkomt mogelijke problemen bij het opslaan van wijzigingen of het beschikbaar stellen van het document voor anderen.
Extra acties
- Doorgaan met bewerken: Heb je het document eerder uitgecheckt en afgesloten zonder in te checken? Met deze actie open je het opnieuw en kun je verder bewerken (zonder opnieuw uit te checken).
- Uitchecken ongedaan maken: Hiermee stel je het document weer beschikbaar voor andere gebruikers.
👉 Let op: Wijzigingen die niet zijn opgeslagen, gaan verloren. Je kunt alleen het uitchecken van je eigen documenten ongedaan maken. Gebruikers met de beheerdersrol kunnen dit ook doen voor anderen.
💡Tip: je eigen uitgecheckte documenten terugvinden
Wil je snel zien welke documenten je nog hebt uitgecheckt, maar nog niet hebt ingecheckt? Klik in het Documenten-scherm (Documenten > Documenten) op Meer filters en voeg de filter ‘Uitgecheckt door’ toe.
Selecteer vervolgens je naam in het dropdownmenu om alleen jouw documenten te tonen. Je kunt ook de naam van een collega kiezen om hun uitgecheckte documenten te bekijken.
Optionele instellingen voor beheerders
Als beheerder kun je via Instellingen > Algemene instellingen > Documenten instellen dat gebruikers een herinnering krijgen wanneer zij documenten te lang uitgecheckt laten staan.
Activeer hiervoor de optie "Toon documenten die nog niet werden ingecheckt".
Als deze functie actief is, krijgen gebruikers een pop-up wanneer ze het Documenten-scherm openen, als er documenten zijn die meer dan één dag geleden zijn uitgecheckt en nog niet zijn ingecheckt.
De gebruiker kan dan kiezen om:
- het document verder te bewerken,
- het in te checken, of
- het uitchecken ongedaan te maken.
De pop-upmelding blijft verschijnen tot de documenten opnieuw zijn ingecheckt.