Het scherm Factuurvoorstellen (Facturatie > Factuurvoorstellen) is het centrale overzicht waar je alle voorstellen voor facturen en creditnota’s beheert en afhandelt. Je kunt hier zoeken, filteren en nieuwe voorstellen aanmaken.
Factuurvoorstellen komen op twee manieren in dit overzicht terecht:
- Handmatig: je maakt zelf een voorstel aan door registraties aan een nieuw voorstel toe te voegen.
- Automatisch: het systeem genereert voorstellen op basis van de ingestelde facturatieplanning.
Bovenaan de pagina zie je drie belangrijke cijfers:
- Bedrag excl. btw (afhankelijk van filters)
- Bedrag incl. btw (afhankelijk van filters)
- Aantal facturen in verwerking: zodra je een reeks voorstellen laat nummeren, toont dit getal hoeveel voorstellen nog verwerkt worden. Het getal wordt automatisch elke paar seconden bijgewerkt en loopt terug naar nul.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een factuurvoorstel bewerkt, controleert, afrondt en verstuurt.
💡 Leestip: In drie schermen van registraties tot factuur:
-
Te factureren – In Open registraties zie je een overzicht van alle geregistreerde prestaties en kosten.
⏭️ Overzicht: Open registraties raadplegen en aan factuurvoorstellen toevoegen -
Voorbereiden en controleren – In Factuurvoorstellen stel je de facturen samen: je past regels aan, controleert bedragen en nummert zodra alles klopt.
👉 Je bent nu hier. -
Afronden – In Facturen beheer je de genummerde facturen en creditnota's: je volgt verzendstatussen en betalingen op, voert acties uit en behoudt overzicht.
⏭️ Overzicht: Beheren en opvolgen van facturen en creditnota's in het Facturen-scherm
Zoeken en filteren in het scherm Factuurvoorstellen
Wil je snel het juiste factuurvoorstel terugvinden of een lijst klaarzetten voor een globale actie? Gebruik dan de krachtige filteropties.
Standaardfilters in de factuurvoorstellen
Met de standaardfilters zoek je snel op veelgebruikte criteria:
- Zoekveld: zoeken op naam, contactgegevens, labels, opmerkingen enz.
- Type: Factuur, Creditnota of Alles
- Factuurtype: filteren op een specifiek type factuur
Met 'Filters terugzetten' verwijder je in één klik alle actieve filters.
Geavanceerde filters gebruiken in de factuurvoorstellen
Wil je specifieker zoeken? Klik dan op 'Geavanceerde filters' om extra filteropties weer te geven. Klik op 'Verberg filters' om ze weer uit te schakelen.
Lijst van beschikbare geavanceerde filters in de factuurvoorstellen:
- Zoeken: Zoek een specifieke relatie
- Type relatie: Bedrijf, Eenmanszaak of Persoon
- Rechtsvorm: filteren op juridische vorm, zoals bv, vereniging of natuurlijk persoon
- Medewerkers: filteren op verantwoordelijke medewerker, vervanger, vennoot, facturatie, senior enz.
- Relaties met/zonder labels: toon relaties met specifieke labels, of zonder labels
- Opdrachtsjabloon: filteren op sjabloon van de gekoppelde opdracht
- Facturatieschema’s: zoeken op basis van schema’s – met of zonder schema, of een specifiek schema
- Factuurcontrole: toon alle, gecontroleerde of ongecontroleerde voorstellen
- Status van relatie: Klant of Eigen bedrijf
- Met fouten: voorstellen die fouten bevatten die nog nagekeken moeten worden
- Te nummeren: voorstellen die nog genummerd moeten worden (bijv. via globale actie)
- Te verzenden: voorstellen klaar om te verzenden
- Datum te nummeren (aanwezig/afwezig): filteren op ingestelde nummerdatum
- Verzendmethode facturen (relatie): op basis van ingestelde verzendwijze voor de relatie (e-mail, post, ...)
- Eigen bedrijven: toon alleen voorstellen van eigen bedrijven
- Relatiegroepen: filteren op relatiegroep
💡 Tip: Combineer meerdere filters om nauwkeurig te werken — bijvoorbeeld bij het nummeren, controleren op fouten of opvolging van een bepaalde relatie.
Werken in het overzicht van factuurvoorstellen
De overzichtstabel begrijpen en aanpassen
De overzichtstabel toont één regel per factuurvoorstel, met kolommen die snel inzicht geven in de belangrijkste gegevens. Voor elke kolom kun je extra filters instellen via het trechtericoon (zoals Informatie, Subtotaal, Gemaakt op …). Als het trechtericoon rood wordt, is er een filter actief.
In het midden van het scherm vind je enkele actieknoppen:
- Kolommen aanpassen: bepaal zelf welke bijkomende kolommen zichtbaar zijn, zoals 'Eigen bedrijf', 'Binnen/buiten abonnement of voorschot', 'Oorspronkelijk bedrag', 'Aangepast bedrag', 'Laatst aangepast', 'Klantcode'.
- Exporteren naar Excel: Exporteer het huidige (gefilterde) overzicht naar een Excel-bestand.
Vrije factuur- of creditnotavoorstellen handmatig aanmaken
Wil je zelf een factuur of creditnota aanmaken? Gebruik dan de knoppen rechtsboven in het scherm:
- '+ Nieuw vrij factuurvoorstel' – voor een nieuwe factuur
- '+ Nieuwe vrije creditnota' – voor een nieuwe creditnota
In enkele klikken stel je handmatig een factuur (of creditnota) op.
Globale acties op meerdere voorstellen
Wil je meerdere factuurvoorstellen tegelijk verwerken om tijd te besparen?
- Selecteer één of meerdere voorstellen via het selectievakje aan het begin van de rij of bovenaan de overzichtstabel
- Klik op 'Globale acties' en kies de gewenste actie.
De volgende globale acties zijn beschikbaar:
- Terugzetten in 'Te factureren': Verwijder de voorstellen en zet de registraties terug naar 'Te factureren' of 'Nooit meer factureren'.
- Facturen nummeren: Zet een reeks voorstellen om in genummerde facturen.
Bewerken en afronden van factuurvoorstellen
Voorstel openen en verkennen
In de overzichtstabel verschijnt elke factuurvoorstel met een aparte regel. Klik op een regel om het voorstel te openen. Je krijgt dan te zien:
- De factuurregels die het voorstel bevatten
- En bij het openen van een regel: de afzonderlijke registraties die erbij horen
Elk voorstel kan handmatig aangepast worden voordat je de factuur definitief maakt en stuurt.
👉 Zie je een waarschuwingsicoon? Dan ontbreekt er essentiële informatie (zoals een factuuradres of sjabloon). Klik erop om dit aan te vullen.
Acties op voorstelniveau
Aan de rechterkant van de factuurregels vind je knoppen voor acties op voorstelniveau:
- Terugzetten in 'Te factureren': Verwijder het voorstel en zet registraties terug voor facturatie of markeer als 'Nooit meer factureren'
- Aanduiden als gecontroleerd: Markeer het voorstel als gecontroleerd (zie verder: Voorstel controleren en vergrendelen (optioneel))
- Voorbeeldweergave: Bekijk de PDF van de factuur
- Nummer factuur & Nummer en verstuur factuur: Maak de factuur aan en verzend automatisch (indien ingesteld in de relatie) (zie verder: Een definitieve factuur aanmaken en versturen)
- Toon facturatiegeschiedenis: Bekijk eerdere bedragen, gebruikte facturatieschema’s en andere details.
Meer acties via het rechter uitklapmenu 
- Downloaden als PDF: Handig om feedback van de klant te krijgen
- Bijlage toevoegen: Mee te verzenden met de factuur
- Gebeurtenissen: Activiteitenlog, wie wanneer wat deed
- Registratie overzicht openen: Open het scherm Registratie > Overzicht met toegepaste filters
- Registraties exporteren: Download een Excel met alle registraties van het voorstel
Beschikbare acties zodra je een voorstel opent:
- Voeg factuurregel toe: voeg handmatig een nieuwe regel toe aan het voorstel
- Korting toevoegen of verwijderen: pas kortingen toe op het volledige voorstel
- Bijlage toevoegen: om gelijktijdig met de factuur te verzenden
-
Transactietype wijzigen of resetten: verander het btw-transactietype van het voorstel of stel het terug in naar de standaardwaarde
💡Is het transactietype bij deze relatie vaak anders? Wijzig het dan idealiter op relatieniveau - Wijzigen naar creditnota of factuur: pas het type voorstel aan als er een correctie nodig is
Acties op factuurregels
Binnen een voorstel zie je de afzonderlijke factuurregels. Je kunt factuurregels:
-
Resetten naar geregistreerde waarde
-
Herschikken: gebruik de pijltjes om de volgorde van de regels aan te passen
-
Terugzetten in 'Te factureren': verwijdert de factuurregel en zet de registraties terug
-
Verwijderen: (alleen kosten) verwijder een regel uit het voorstel
Registraties bewerken in de factuurvoorstellen
Soms wil je directe aanpassingen doen aan de gegevens in een voorstel, zoals opmerkingen toevoegen, prijzen wijzigen of handmatig registratie toevoegen. Dat kan, zolang het voorstel niet vergrendeld is.
Mogelijke bewerkingen van registraties:
- Klik op een veld in een regel of registratie om deze te bewerken (zoals tarief of omschrijving)
- Gewijzigde velden kleuren oranje zodat duidelijk is wat afwijkt van het origineel
- Gebruik 'Reset naar geregistreerde waarden' om wijzigingen ongedaan te maken
Wanneer je een factuurregel opent, krijg je toegang tot de onderliggende registraties. Je kunt per registratie:
- De relatie aanpassen (bij fout gelinkt)
- Terugzetten in 'Te factureren'
- Veranderen naar 'Niet te factureren' (en omgekeerd)
- Inbegrepen / niet inbegrepen in abonnement of voorschot wijzigen
- Velden resetten naar oorspronkelijke waarde
👉 Deze acties zijn alleen zichtbaar wanneer je een factuurregel uitklapt
Handmatig een registratie toevoegen aan een factuurregel:
- Klik op '+ Voeg registratie toe' bij de factuurregel
- Kies een datum, opmerking en geef een duur of aantal mee
Handig voor een correctie, vergeten registraties of uitzonderlijke aanpassingen.
Voorstel controleren en vergrendelen (optioneel)
Klaar met nakijken? Klik op het sloticoon om het voorstel als gecontroleerd te markeren en te vergrendelen. Zo voorkom je verdere aanpassingen.
Acties die niet meer mogelijk zijn bij een vergrendeld voorstel:
- Registraties toevoegen
- Factuurregels toevoegen
- Transactietype wijzigen
- Tarieven of aantallen aanpassen
Acties die wél nog mogelijk zijn:
- Factuurdatum instellen
- Voorstel nummeren
- Terugzetten naar 'Te factureren'
- Vrije factuur verwijderen
💡 Tip: Gebruik geavanceerde filters om snel (on)gecontroleerde voorstellen te vinden en verwerk ze via globale acties.
Een definitieve factuur aanmaken en versturen
Klaar met controleren? Zet het voorstel dan om naar een echte factuur. Je hebt twee mogelijkheden:
- Nummer factuur: maakt de factuur aan, maar verzendt nog niet
- Nummer en verstuur factuur: maakt én verstuurt de factuur automatisch via de ingestelde verzendmethode
👉 Geen verzendmethode ingesteld? Dan kun je niet verzenden.
💡 Tip: Bekijk altijd eerst het PDF-voorbeeld voor je een factuur nummert of verstuurt.
Goed om te lezen
- Bijlage meesturen via e-mail? Lees hier hoe dat werkt: Bijlage toevoegen aan factuur e-mail
- Kortingen toepassen in factuurvoorstellen? Korting