Het scherm 'Open registraties' (Facturatie > Open registraties) geeft een overzicht van alle geregistreerde prestaties die nog niet aan een factuur(voorstel) zijn toegevoegd. Hier kun je filteren, details bekijken en registraties direct aan een factuurvoorstel toevoegen.
In de rechterbovenhoek van het scherm zie je een samenvatting van de open registraties. De totalen passen zich automatisch aan op basis van de geselecteerde filters:
- Totaal bedrag: Het totale bedrag van de geregistreerde prestaties binnen de open registraties.
- Totaal te factureren: Het bedrag dat uit de open registraties gefactureerd kan worden.
- Totaal uren: Het totaal aantal uren binnen de open registraties.
In dit artikel lees je hoe het scherm is opgebouwd en welke acties je kunt uitvoeren.
💡 Leestip: In drie schermen van registraties tot factuur:
-
Te factureren – In Open registraties zie je een overzicht van alle geregistreerde prestaties en kosten.
👉 Je bent nu hier. -
Voorbereiden en controleren – In Factuurvoorstellen stel je de facturen samen: je past regels aan, controleert bedragen en nummert zodra alles klopt.
⏭️ Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden -
Afronden – In Facturen beheer je de genummerde facturen en creditnota's: je volgt verzendstatussen en betalingen op, voert acties uit en behoudt overzicht.
⏭️ Overzicht: Beheren en opvolgen van facturen en creditnota's in het Facturen-scherm
Zoeken en filteren in 'Open registraties'
Bij het bekijken en beheren van open registraties kun je filteren om zoekresultaten te verfijnen.
Standaardfilters in de open registraties
- Relatie: Zoek en selecteer een specifieke relatie.
- Type: Filter open registraties op relatietype (Bedrijf, Eenmanszaak, Persoon).
- Rechtsvormen: Beperk de resultaten tot specifieke ondernemingsvormen.
- Status: Filter op de status van de relatie (Klant, Prospect, Eigen bedrijf).
- Van - Tot: Toon alleen open registraties binnen een bepaalde periode.
- Facturatieschema’s: Selecteer open registraties volgens een specifiek facturatieschema.
- Geregistreerd door: Filter open registraties op basis van de gebruiker die ze heeft aangemaakt.
- Eigen bedrijven: Beperk het overzicht tot open registraties per eigen bedrijf.
- Prijslijstitem: Zoek open registraties gekoppeld aan een specifiek item uit de prijslijst.
- Opdrachtsjabloon: Filter open registraties op basis van het gebruikte opdrachtsjabloon.
Extra filters onder 'Meer filters' in de open registraties
Klik op 'Meer filters' om extra filters te selecteren en zo je zoekopdracht te verfijnen. Beschikbare filters zijn:
- BTW-tijdvak: Filter open registraties op basis van de btw-aangifteperiodiciteit.
- Labels (met en zonder): Toon open registraties die specifieke labels hebben of juist niet.
- Medewerker: Filter open registraties op basis van de toegewezen medewerker in de relatiefiche.
- Medewerker (vervanger): Filter open registraties waarbij een specifieke gebruiker als vervangende medewerker is ingesteld.
- Medewerker facturatie: Filter open registraties op basis van de gebruiker die verantwoordelijk is voor facturatie binnen de relatie.
- Medewerker senior: Filter open registraties voor relaties gekoppeld aan een specifieke senior medewerker.
- Medewerker vennoot: Filter open registraties voor relaties gekoppeld aan een specifieke vennoot in het dossier.
- Medewerker verantwoordelijke: Filter open registraties voor relaties waarbij een specifieke medewerker als verantwoordelijke is aangeduid.
- Ref. jaar: Beperk de lijst tot open registraties van een bepaald referentiejaar.
- Relatiegroepen: Filter registraties per specifieke relatiegroep.
- Toon alleen actieve relaties: Verberg registraties van inactieve relaties.
Zoekopdrachten bewaren en filters resetten
Zoekopdracht opslaan
Stel de gewenste filter(s) in en klik op 'Bewaar zoekopdracht' om veelgebruikte filters op te slaan en later snel opnieuw te gebruiken.
Opgeslagen zoekopdrachten openen
Opgeslagen zoekopdrachten zijn altijd toegankelijk via de filterbalk, zodat je eenvoudig kunt wisselen tussen verschillende filterinstellingen.
Filters resetten
Klik op 'Filters terugzetten' om alle actieve filters te wissen en opnieuw een volledig overzicht te krijgen.
Overzichtstabel van open registraties
Het onderste deel van het scherm 'Open registraties' toont de openstaande registraties op basis van de hierboven geselecteerde filters. De open registraties zijn gegroepeerd per relatie, zodat je in één oogopslag ziet, welk bedrag en hoeveel uren nog openstaan.
Wil je de details van de openstaande registraties per relatie bekijken? Klik dan op de neerwaartse driehoek . Hierdoor wordt het volledige overzicht zichtbaar en kun je per registratie meer informatie raadplegen, zoals de datum, medewerker, tarief, bedrag, factureerbaarheid en of het binnen of buiten een abonnement valt.
💡 Het verschil tussen 'Bedrag' en 'Te factureren' in de overzichtstabel
Bedrag: De totale waarde van alle registraties alsof alles op regiebasis is gefactureerd. Dit is het theoretische maximumbedrag.
Te factureren: Het daadwerkelijke factuurbedrag, inclusief regie-registraties, registraties buiten het abonnement én het abonnementsbedrag zelf. Registraties die binnen het abonnement vallen, zijn al opgenomen in het abonnementsbedrag en worden dus niet apart gefactureerd.
Acties in het scherm 'Open registraties'
Exporteren naar Excel
Klik op de knop 'Exporteren naar Excel' in het midden van het scherm om een overzicht van de open registraties per relatie te downloaden als Excel-bestand.
Acties per relatielijn
Aan het einde van elke relatielijn in de overzichtstabel vind je een aantal actieknoppen:
- Maak factuurvoorstel: Zet open registraties om in een nieuw factuurvoorstel.
- Toevoegen aan factuurvoorstel: Als er al een factuurvoorstel bestaat, kun je met deze knop registraties aan dat voorstel toevoegen.
- Open factuurvoorstel: Zodra 'Maak factuurvoorstel' of 'Toevoegen aan factuurvoorstel' is gebruikt, verandert de knop in 'Open factuurvoorstel', waarmee je direct naar het scherm Factuurvoorstellen gaat (Facturatie > Factuurvoorstellen) met de juiste relatie al geselecteerd.
- Toon facturatiegeschiedenis: Raadpleeg een overzicht van de facturatie-informatie, inclusief gefactureerde bedragen, factuurvoorstellen en het toegepaste facturatieschema.
- Toon in registratie overzicht: Open deze registraties in het scherm Overzicht (Registraties > Overzicht) om de specifieke globale acties van dat scherm toe te passen.
Acties per individuele registratie
- Toevoegen aan factuurvoorstel: Voeg een individuele registratie toe aan een bestaand factuurvoorstel.
- Bewerken: Pas de gegevens van de registratie aan, zoals datum, opdracht of bedrag.
- Registratie markeren als 'Nooit factureren': Geef aan dat deze registratie nooit gefactureerd mag worden. Je kunt deze dan alleen nog raadplegen en, indien nodig, factureren via het registratieoverzicht.
- Registratie verwijderen: Verwijder de registratie definitief.
Globale acties in 'Open registraties'
Wil je meerdere open registraties in één keer verwerken om tijd te besparen?
- Selecteer één of meerdere relaties via het selectievakje aan het begin van de regel of bovenaan de overzichtstabel
.
- Klik op 'Globale acties' en kies de gewenste actie.
Globale actie: Toevoegen aan factuurvoorstel
Met de globale actie 'Toevoegen aan factuurvoorstel' voeg je in één keer alle geselecteerde open registraties toe aan een factuurvoorstel. Dit versnelt het facturatieproces en voorkomt dat je elke registratie afzonderlijk moet verwerken.
💡 Goed om te lezen
Het beheren van registraties kan ook via het scherm Overzicht (Registraties > Overzicht). Lees er meer over in dit artikel: Overzicht: Filters, acties en exportfunctionaliteit in het Registraties-scherm