Overslaan en naar hoofdcontent gaan
English (US) Français (Belgique) Nederlands (België)

Factureren in AdminPulse – een handig overzicht om snel je weg te vinden

Bijgewerkt

Hoe werkt facturatie precies in AdminPulse? In dit artikel krijg je een helder overzicht van het volledige proces – van het registreren van werkzaamheden tot het opvolgen van betalingen. Per stap vind je:

  • een korte toelichting
  • klikbare links naar aanvullende documentatie

Overzicht van het facturatieproces in AdminPulse

Stap 1: Werkzaamheden en kosten registreren

Alle werkzaamheden en kosten worden eerst ingevoerd als registraties. Deze worden beheerd via de schermen Overzicht (Registratie > Overzicht) en Open registraties (Facturatie > Open registraties).

In deze schermen kun je:

  • Registraties filteren, doorzoeken en aanpassen
  • Registraties (in bulk) omzetten naar (nieuwe of bestaande) factuurvoorstellen

Lees verder:

Stap 2: Factuurvoorstellen opstellen en bewerken

Factuurvoorstellen zijn de conceptversie van je facturen. Deze kunnen op twee manieren aangemaakt worden:

  • Handmatig: je stelt een voorstel op vanuit geselecteerde registraties.
  • Automatisch: door middel van vooraf ingestelde facturatieschema’s (meer hierover later).

In het Factuurvoorstellen-scherm kun je:

  • Factuurregels groeperen en aanpassen
  • Kortingen of begeleidende teksten toevoegen
  • Een voorbeeld-PDF bekijken
  • Het voorstel markeren als gecontroleerd en vergrendelen

Een voorstel kun je ook terugzetten naar ‘Te factureren’.

Lees verder:

Stap 3: Facturen genereren vanuit voorstellen

Is het voorstel goedgekeurd? Dan maak je de uiteindelijke factuur aan via het Factuurvoorstellen-scherm met één van de volgende opties:

  • Nummeren: je genereert de factuur zonder deze direct te verzenden
  • Nummeren en verzenden: je maakt én verstuurt de factuur via de ingestelde verzendwijze

Je kunt facturen afzonderlijk of in bulk (via globale acties) aanmaken. Na voltooiing verschijnt de factuur automatisch in het Facturen-scherm.

Lees verder:

Stap 4: Facturen opvolgen

Genummerde facturen beheer en volg je op via het Facturen-scherm. Hier vind je een volledig overzicht van alle facturen en creditnota’s.

Je kunt onder andere:

  • Openstaande en vervallen facturen snel terugvinden
  • Betalingen toevoegen of aanpassen
  • Facturen (opnieuw) verzenden of exporteren
  • Creditnota’s of kopieën aanmaken

Gebruik filters om bijvoorbeeld onbetaalde facturen of verzending met fouten te isoleren. Ook globale acties zoals afdrukken en export naar PDF zijn beschikbaar.

Lees verder:

Stap 5: Betalingen registreren

Wanneer de module Betalingsopvolging actief is, beheer je inkomende betalingen via het scherm Verrichtingen.

Daar kun je:

  • Handmatig betalingen toevoegen
  • Banktransacties koppelen via CODA-bestanden of Codabox-integratie
  • Verrichtingen koppelen aan facturen (handmatig, slepen of automatisch)
  • Creditnota’s als betaling koppelen

Let op: betalingen worden enkel geregistreerd — de daadwerkelijke betaling gebeurt buiten AdminPulse.

Lees verder:

Facturatie automatiseren met facturatieplanning

Wanneer je een facturatieschema koppelt aan een relatie, wordt automatisch een facturatieplanning aangemaakt. AdminPulse stelt dan automatisch op het juiste moment een factuurvoorstel op.

Je kunt facturatieschema’s hergebruiken en per klant verfijnen met instellingen zoals bedrag, lay-out of grootboekrekening. Dit beheer je eenvoudig vanuit het relatiedossier of via het Facturatieplanningen-scherm, waar je beschikt over duidelijke actiemogelijkheden.

Facturatieplanning bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor klantgerichte, consequente facturen.

Lees verder:

Werken met interne facturatie

Werk je met meerdere eigen bedrijven binnen AdminPulse? Dan kun je gebruikmaken van interne facturatie. Hiermee factureer je intern tussen je eigen entiteiten.

Hoe werkt het?

  • Koppel medewerkers, relaties en bedrijven correct aan elkaar
  • Geef per medewerker een interne (facturatie) kost op
  • Gebruik een aangepast sjabloon voor interne facturen

In het scherm Interne facturatie zie je alle relevante registraties en vind je het uitgangspunt voor interne factuurvoorstellen.

Lees verder:

Instellingen die je facturatieproces ondersteunen

Voor een efficiënt facturatieproces is het belangrijk om je facturatie-instellingen goed te configureren. In de onderstaande artikelen lees je hoe je de belangrijkste onderdelen instelt.

Verwante artikelen