Hoe maak je vergaderverslagsjablonen aan en gebruik je deze?

De vergaderverslagsjablonen kan je gebruiken als hulpmiddel bij het opstellen van vergaderverslagen. In het sjabloon kan je al op voorhand bepaalde standaardtekst voorzien die dan al klaar zal staan bij het aanmaken van een vergaderverslag voor een relatie. 

Hoe maak je een vergaderverslagsjabloon aan?

1. Ga naar Algemene Instellingen > E-mail en interactiesjablonen
2. Ga naar de tab Vergaderverslagsjablonen en klik daar op de knop "toevoegen".
3. Vul het sjabloon verder aan met: 
   1. een duidelijke naam: zo zal je gemakkelijk bij het aanmaken van een vergaderverslag het juiste notitiesjabloon kunnen selecteren
   2. interactielabels: eventueel kan je hier al een interactielabel toevoegen, zodat telkens er een vergaderverslag gemaakt wordt met dit sjabloon, het vergaderverslag al automatisch ook dit interactielabel krijgt
   3. per toegevoegde taal kan je dan je vooropgestelde tekst invoeren
      

Hoe kan je een vergaderverslagsjabloon bewerken?

Klik op het potlood-icoontje in de kolom Acties  om een sjabloon aan te passen. 

 Een editor opent waarin je de tekst van het vergaderverslagsjabloon naar wens kan aanpassen. In het lint bovenaan met knoppen herken je allerlei functies die standaard zijn in de meeste tekstverwerkers. Na het bewerken klik je onderaan op Opslaan om de wijzigingen te bewaren.

 

Als je vertrouwd bent met html-code, kan je die code ook rechtstreeks aanpassen. Klik hiervoor op de knop Broncode. Let op dat je terug naar de gewone modus omschakelt voordat je op Opslaan klikt of de wijzigingen in html zullen niet bewaard worden.

Het sjabloon bevat de tekst (onderwerp en inhoud) in verschillende talen. Via de keuzelijst "Voeg taal toe" kan je de tekst voor een bijkomende taal instellen. 

 

Hoe kan je een vergaderverslagsjabloon kopiëren?

Het is ook mogelijk om een bestaand vergaderverslagsjabloon te kopiëren. Je kopieert een vergaderverslagsjabloon eenvoudig door op de kopie-knop in de rechterkolom Acties te klikken.

Hoe kan je een vergaderverslagsjabloon verwijderen? 

Je kan een vergaderverslagsjabloon verwijderen door op de vuilbak-knop in de rechterkolom Acties te klikken. 

💡Je verwijdert dan enkel dit vergaderverslagsjabloon. De vergaderverslagen die gemaakt werden in een relatie op basis van dit sjabloon blijven uiteraard bestaan. 

Hoe kan je een vergaderverslagsjabloon gebruiken?

Via de Interactie Tijdslijn klik je aan de linkerkant op "nieuw vergaderverslag". Bij het veld "sjabloon" kies je uit de lijst het gewenste vergaderverslagsjabloon. De tekst van het geselecteerde vergaderverslagsjabloon zal dan verschijnen. Deze kan je dan naar wens nog verder aanvullen.