Er zijn taken die je als boekhouder pas mag uitvoeren als je over de nodige volmachten van je klant beschikt. Denk bijvoorbeeld maar aan het inzien van de banktransacties van de klant. Per taaksjabloon kan je instellen welke volmachten vereist zijn. Bij het uitvoeren van de taak zie je dan een waarschuwing staan indien deze toch nog zouden ontbreken. Dit maakt het proces inzichtelijker en vermindert de kans op fouten.
Hoe stel je de vereiste volmachten in?
- Ga via de Algemene Instellingen > Taaksjablonen > naar het juiste taaksjabloon.
- Klik dan op "vereiste volmachten openen"
- Klik onderaan op "toevoegen" om een nieuwe volmacht te kunnen selecteren. Selecteer de gewenste volmacht en klik aan de rechterkant op "opslaan". Herhaal deze stappen tot je al de gewenste volmachten hebt toegevoegd.
💡Heb je meerdere volmachten ingesteld, dan kan je zelf bepalen of deze allemaal vereist zijn of niet. Zet je de schuiver "alle volmachten zijn vereist" af, dan is één van de ingevoerde volmachten genoeg. Zet je de schuiver "alle volmachten zijn vereist" aan, dan moet de relatie over al deze volmachten beschikken om in orde te zijn.
Hoe zie je bij de taak dat er een volmacht ontbreekt?
Taakbord
Indien er een volmacht ontbreekt, dan krijg je in het Taakbord op de hoofdtaak een rood driehoekje te zien. Laat je je muis op het driehoekje staan, dan verschijnt er bijkomende informatie welke volmacht er precies ontbreekt.
Taak overzicht
Indien er een volmacht ontbreekt, dan zal er in het Taak overzicht in de kolom "Volmacht" een rood driehoekje staan. Laat je je muis op het driehoekje staan, dan verschijnt er bijkomende informatie welke volmacht er precies ontbreekt.
💡Je kan op de kolom "Volmacht" eenvoudig filteren. Klik hiervoor op de trechter en dan kan je aanduiden of je enkel de taken met ontbrekende volmacht wilt zien of dat je juist enkel de taken wilt zien waarvoor de volmacht in orde is.
Taaklijst
Indien er een volmacht ontbreekt, dan zal er in de Taaklijst een rood driehoekje naast de relatienaam staan. Laat je je muis op het driehoekje staan, dan verschijnt er bijkomende informatie welke volmacht er precies ontbreekt.
💡Via de knop Meer filters bovenaan het scherm kan je de bijkomende filter Ontbrekende volmachten activeren. Zo kan je eenvoudig filteren of je enkel de taken met ontbrekende volmacht wilt zien of dat je juist enkel de taken wilt zien waarvoor de volmacht in orde is.
Kan je de taak op klaar zetten indien er een volmacht ontbreekt?
Ja, je kan de taak nog steeds bewerken of op klaar zetten ook al ontbreekt er een volmacht. AdminPulse geeft een waarschuwing zonder de taak te blokkeren.
Wat gebeurt er bij een wijziging van een volmacht op de relatiefiche?
In de taakschermen wordt er automatisch rekening gehouden met de volmachten in de relatiefiche. Gebeurt er een aanpassing van een volmacht in de relatiefiche, dan zie je het resultaat daarvan dus ook meteen in de taakschermen.