Het is mogelijk om in te stellen welke specifieke gebruikers toegang mogen hebben tot documenten met een bepaald documentlabel. Denk maar aan bijvoorbeeld interne loonfiches. Deze bevatten vertrouwelijke informatie over kantoormedewerkers. Via deze optie kan je dan een apart documentlabel voor deze documenten gebruiken, en zo de toegang beperken tot een aantal gebruikers.
👉 Wil je gebruikmaken van de functionaliteit om documenten te kunnen afschermen van bepaalde gebruikers? Vraag dit dan aan via een supportticket. Wij activeren het voor je.
Hoe stel je het in?
- Indien dit nog niet bestaat, maak dan eerst een apart documentlabel aan om de documenten die je wilt afschermen te kunnen identificeren. Dit doe je via de Instellingen > Labels > Documentlabels > Label toevoegen.
- Bij dit documentlabel zal bij "toegelaten gebruiker" standaard iedereen staan. Dit betekent dat er geen specifieke afscherming werd ingesteld en alle gebruikers toegang hebben tot documenten met dit label.
- Klik in de kolom Toegelaten gebruikers op "iedereen" en voeg de specifieke gebruikers toe die toegang mogen hebben tot de documenten met dit documentlabel.
- Bij "toegelaten gebruikers" zie je hoeveel gebruikers toegang hebben tot documenten met dit documentlabel.
Hoe werkt het?
Zodra je aan een document je specifieke afgeschermde documentlabel toekent, zullen enkel de toegelaten gebruikers dit document nog kunnen raadplegen.
Niet te verwarren met het gebruik van Teams of Rollen
Teams gebruik je in AdminPulse om bepaalde relaties af te schermen. Je zal dan totaal geen gegevens van de afschermde relatie zien, gaande van de relatiefiche tot taken, facturen of documenten. Door het definiëren van de toegelaten gebruiker via het documentlabel, kan je enkel specifieke documenten afschermen, en kunnen de andere medewerkers wel nog het relatiedossier etc. raadplegen.
Aan de hand van de gebruikersrol bepaal je welke schermen een gebruiker kan zien. Een medewerker kan dus een gebruikersrol hebben waarmee hij wel of geen toegang heeft tot het documentenscherm. Via een gebruikersrol kan je niet bepalen welke documenten hij wel of niet mag zien.
💡Meer lezen over het gebruik van Teams doe je hier.
💡Meer info over het gebruik van specifieke gebruikersrollen vind je in dit artikel.