Automatisch factureren bespaart je een hoop tijd en werk. Begrippen als Facturatieschema en Facturatieplanning kunnen in het begin wat abstract overkomen, maar zodra je ermee aan de slag gaat, merk je direct het voordeel.
In dit artikel lees je:
- Wat een Facturatieschema en Facturatieplanning precies zijn
- Hoe de verschillende schema-types werken
- Hoe je per relatie een facturatieschema koppelt, aanpast en beheert
💡Benieuwd hoe je Facturatieschema’s instelt (via Instellingen > Facturatieschema’s)? Lees dan verder op: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
Waarom kiezen voor geautomatiseerde facturatie?
Door een Facturatieschema te koppelen in het relatiedossier en daarmee een Facturatieplanning voor die relatie vast te leggen, zorgt AdminPulse voor het automatisch aanmaken van factuurvoorstellen. Je hoeft die alleen nog te controleren, nummeren en te versturen.
Kernbegrippen facturatieplanning uitgelegd
Wat zijn een Facturatieschema en Facturatieplanning?
Een Facturatieschema vormt de basis voor automatische facturatie in AdminPulse. Hiermee leg je vast:
- Wanneer je factureert (bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of jaarlijks)
- Hoe je factureert (op urenbasis, via een abonnement, of met voorschot/afrekening)
- Welke registraties in de factuur worden opgenomen (bij facturen op urenbasis en bij afrekeningen)
- Welke factuurteksten er moeten worden weergegeven
Koppel je een facturatieschema aan een relatie, dan noem je dat een Facturatieplanning.
Je kunt hetzelfde facturatieschema eenvoudig hergebruiken voor meerdere relaties – handig, want zo hoef je de details maar één keer in te stellen.
Facturatieschema’s: types en toepassingen
| Wat wordt er precies gefactureerd? | |
|---|---|
| Urenbasis | Alle registraties tot aan de gekozen datum. Ideaal voor variabele werkzaamheden. |
| Abonnement | Een vast bedrag per periode, ongeacht het aantal geregistreerde uren. Registraties die buiten het abonnement vallen, worden apart gefactureerd. Je bepaalt zelf welke items binnen of buiten het abonnement vallen. |
| Voorschot/Afrekening | Je verzendt eerst een of meerdere voorschotfacturen. Vervolgens volgt een afrekening waarin alle prestaties worden gefactureerd, verminderd met de al gefactureerde voorschotten. |
Samenvatting: wat moet je onthouden?
- Facturatieschema: een sjabloon waarin je vastlegt hoe, wanneer en wat je factureert, inclusief de factuurtekst.
- Facturatieplanning: het koppelen van een facturatieschema aan een specifieke relatie voor automatische facturatie.
- Soorten schema’s: Urenbasis, Abonnement of Voorschot/Afrekening — dit zijn de verschillende methoden van factureren.
- AdminPulse levert standaard enkele facturatieschema’s voor maand- en kwartaalfacturatie, die je naar wens kunt aanpassen of vervangen. Meer hierover lees je in dit artikel: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
- Zodra de facturatieplanning is ingesteld, maakt AdminPulse automatisch factuurvoorstellen aan volgens de gekozen instellingen.
Voorbeeld uit de praktijk
Stel: je maakt een facturatieschema aan op basis van urenregistratie, met de naam “Maandelijkse Diensten”. Dit schema zorgt ervoor dat:
- Op de 1ste van elke maand automatisch een factuurvoorstel wordt gegenereerd
- Alle registraties van de vorige maand in het voorstel zijn opgenomen (registraties met registratiedatum t/m 31 van de vorige maand)
- Een vooraf ingestelde factuurtekst automatisch wordt toegevoegd
Je koppelt dit schema aan Klant A, Klant B en Klant C. Voor ieder van hen wordt automatisch een afzonderlijk factuurvoorstel aangemaakt op de eerste dag van de maand, op basis van hetzelfde facturatieschema. Hoewel ze hetzelfde facturatiepatroon volgen, behoudt iedere klant zijn eigen specifieke gegevens zoals bedragen, registraties en andere voorkeuren.
Facturatieplanning instellen per relatie
- Open het relatiedossier van de klant.
- Ga naar de sectie Facturatie > blok Facturatieplanning.
- Bij elke relatie staat standaard een lege planning klaar voor de standaardopdracht. Klik in de kolom Facturatieschema op ‘Geen facturatieschema’ om een schema toe te wijzen.
- In het dialoogvenster dat opent, kies je een facturatieschema. Geef een startdatum op, en indien gewenst ook een einddatum en een specifieke grootboekrekening.
- Bij abonnement- of voorschot/afrekening-schema’s vul je het te factureren bedrag in.
- Klik op Opslaan. De facturatieplanning is nu actief.
💡 Werk je met opdrachten en is er al een bestaande planning voor een opdracht? Klik dan op de +-knop om een nieuwe opdracht toe te voegen en koppel daar een facturatieschema aan.
💡 Je mag de startdatum van een facturatieplanning tot één jaar in het verleden instellen. AdminPulse genereert dan automatisch alle factuurvoorstellen over de tussenliggende periode – ideaal wanneer je een nieuwe klant ook voor eerdere perioden wilt factureren.
Overzicht van de facturatieplanning in het relatiedossier
In de overzichtstabel onder de sectie Facturatieplanning in elk relatiedossier zie je een lijst van de toegepaste facturatieplanningen voor die relatie. Per facturatieplanning worden de volgende gegevens als kolommen weergegeven:
- De opdracht (als je met opdrachten werkt)
- Het toegewezen facturatieschema
- De relatie aan wie wordt gefactureerd (bij gebruik van “Factureren aan”)
- Het ingestelde bedrag bij abonnement- of voorschotfacturatie
- Eventuele budgetten (bedragen & uren)
- De begin- en einddatum van de facturatieplanning
- Het toegewezen eigen bedrijf (bij gebruik van meerdere eigen bedrijven)
- De datum waarop het volgende factuurvoorstel wordt gegenereerd
Door op de gegevens in de tabel te klikken kun je alle velden bewerken, met uitzondering van de opdracht en de datum van het volgende voorstel.
Wat doen de actieknoppen bij een facturatieplanning?
In de overzichtstabel van de Facturatieplanning binnen het relatiedossier, zie je aan de linkerkant van elke planningslijn een aantal actieknoppen. Hieronder een overzicht van deze knoppen en hun functie.
Tandwiel-knop 
– Facturatie-instellingen aanpassen
Met de tandwielknop open je de facturatie-instellingen per opdracht. Standaard gebruikt AdminPulse de instellingen uit het relatiedossier (Facturatie › Factuurgegevens en instellingen). Via deze knop kun je deze instellingen overschrijven en specifieke voorkeuren meegeven voor deze relatie en opdracht, zoals een afwijkende lay-out, adresgegevens, kortingen, of verzendmethoden.
Schild-knop 
– Registraties binnen of buiten abonnement of voorschot beheren
Met de schildknop bepaal je welke prijslijstitems binnen of buiten een abonnement of voorschot vallen. Zonder aanpassingen volgt AdminPulse automatisch de instellingen in de prijslijst (Registratie > Prijslijst). Deze functie geeft je de mogelijkheid om uitzonderingen in te stellen per relatie.
Info-knop 
– Planningsregels bekijken
Met de infoknop open je een overzicht van alle planningsregels voor deze specifieke facturatieplanning. Elke planningsregel staat voor een factuurvoorstel. In dit scherm zie je per regel:
- De toegepaste facturatiemethode en bijhorende factuurtekst
- De datum waarop het voorstel wordt gegenereerd
- De einddatum tot waar registraties worden meegerekend
Je kunt vanuit dit scherm rechtstreeks geplande voorstellen aanpassen:
- Pas de datum, het bedrag of de tekst aan door erop te klikken
- Klik op het prullenbak-icoon om een toekomstige planningsregel te verwijderen. Het voorstel wordt dan niet aangemaakt.
Klik op de knop 'Geschiedenis tonen' om reeds verwerkte planningsregels zichtbaar te maken. Bij deze lijnen kun je:
- Een factuurvoorstel openen via de knop 'Openen'
- Een PDF-versie van de factuur bekijken door op het factuurnummer te klikken
- Verwijderde factuurvoorstellen via het herstel-icoon opnieuw uitvoeren
Geschiedenis-knop 
– Facturatiegeschiedenis bekijken
De geschiedenisknop toont de facturatiegeschiedenis van de relatie (per opdracht). Je ziet hier onder andere reeds gefactureerde bedragen en de bijbehorende instellingen.
Balans-knop 
– Budgetdetails weergeven
Met de balansknop open je een overzicht van de budgetten die gekoppeld zijn aan deze facturatieplanning. Dit kan zowel in uren als in geldbedragen, inclusief de prestaties tot nu toe (zowel in aantallen als in percentages).
Kruis-knop 
– Facturatieschema loskoppelen
De kruis-knop verwijdert het gekoppelde facturatieschema uit de huidige planning, zonder de opdracht zelf te verwijderen. Alle bijbehorende factuurvoorstellen worden gewist, en registraties die eraan gekoppeld waren worden teruggezet naar 'Open registraties' (Facturatie > Open registraties).
Prullenbak-knop 
– Volledige opdracht verwijderen
Met de prullenbak-knop verwijder je de volledige opdracht. Indien er nog openstaande registraties zijn, kun je ervoor kiezen om deze naar een andere opdracht te verplaatsen.
Welke registraties worden op de factuur opgenomen?
Het veld ‘Registraties tot en met’ in het facturatieschema bepaalt tot welke registratiedatum registraties worden meegenomen in het factuurvoorstel. Bij een Voorschot/Afrekening-schema geldt dit veld alleen voor het moment van de afrekening — dus niet voor de afzonderlijke voorschotfacturen.
Wil je na het aanmaken van een factuurvoorstel toch nog extra registraties toevoegen? Ga dan naar Facturatie > Open registraties en klik op 'Toevoegen aan factuurvoorstel', of gebruik een globale actie. Je kunt ook wachten tot de automatische verwerking die ’s nachts plaatsvindt.
Meer weten over de instellingen van facturatieschema’s? Lees alle details in: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
💡Goed om te lezen
- Facturatieschema’s opzetten en aanpassen? Lees hier hoe: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
- Facturatieplanningen voor al je relaties bekijken en beheren vanuit één overzicht? Lees hoe het werkt: Overzicht: Facturatieplanningen raadplegen en beheren
- Wil je facturen eenvoudig verzenden en dat goed instellen? Bekijk: Facturen verzenden: hoe werkt het en hoe stel je het in?
- Factureren via een andere relatie dan waar je registreert? Kijk dan hier: Factureren aan: registreren bij de ene relatie, factureren via de andere
- Meer weten over open registraties en hoe je die toevoegt aan factuurvoorstellen? Overzicht: Open registraties raadplegen en aan factuurvoorstellen toevoegen
- Zo bewerk, controleer en verwerk je factuurvoorstellen efficiënt: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden
- Facturen en creditnota’s beheren en opvolgen? Bekijk hoe: Overzicht: Beheren en opvolgen van facturen en creditnota's in het Facturen-scherm
- Nieuw met abonnementsfacturatie in AdminPulse? Start hier: Inleiding tot abonnementsfacturatie in AdminPulse
- Willen weten hoe je abonnementsbedragen kunt aanpassen of indexeren? FAQ - Hoe kan ik abonnementsbedragen aanpassen of indexeren in AdminPulse?
- Zo stel je grootboekrekeningen correct in: Grootboekrekeningen instellen