Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen

Met een facturatieplanning laat je AdminPulse automatisch factuurvoorstellen aanmaken volgens een gekoppeld facturatieschema. Je hoeft de voorstellen daarna alleen nog te controleren, nummeren en verzenden.

In dit artikel lees je:

• wat een facturatieschema en een facturatieplanning zijn;
• hoe de verschillende schematypen werken;
• hoe je per relatie en opdracht een facturatieschema koppelt en de facturatieplanning instelt;
• hoe je per facturatieplanning bepaalt of registraties buiten een abonnement of voorschot samen of op een aparte factuur komen;
• wat het verschil is tussen Instellingen facturatieplanning en Facturatie-instellingen - [opdracht];
• wat je met de iconen naast elke facturatieplanning kunt doen.

👉 De sectie Facturatieplanning verschijnt alleen bij relaties van het type Klant. Bij een prospect of een ander relatietype staat deze sectie niet in het relatiedossier.

💡 Wil je facturatieschema’s aanmaken of aanpassen via Instellingen > Facturatieschema’s? Lees dan Facturatieschema’s aanmaken en beheren.

Kernbegrippen van facturatieplanning

Wat zijn een facturatieschema en een facturatieplanning?

Een facturatieschema vormt de basis voor automatische facturatie in AdminPulse. Je gebruikt het om vast te leggen:

• wanneer je factureert, bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of jaarlijks;
• hoe je factureert: op urenbasis, via een abonnement of via voorschot en afrekening;
• welke registraties AdminPulse opneemt in facturen op urenbasis en afrekeningsfacturen;
• welke teksten op de factuur verschijnen.

Een facturatieplanning is de toepassing van een facturatieschema op een specifieke relatie en, indien van toepassing, een specifieke opdracht.

Je kunt hetzelfde facturatieschema voor meerdere relaties gebruiken. De algemene werking blijft dan gelijk, terwijl je per facturatieplanning nog specifieke instellingen kunt aanpassen.

Typen facturatieschema’s en hoe ze werken

Type	Wat wordt er precies gefactureerd?
Urenbasis	AdminPulse factureert alle registraties tot en met de gekozen registratiedatum. Zijn er geen registraties tot en met die datum? Dan maakt AdminPulse geen factuurvoorstel aan. Een standaardschema van dit type kan in de keuzelijst bijvoorbeeld Regie - 12 per jaar (Urenbasis) heten.
Abonnement	Een vast bedrag per periode, ongeacht de geregistreerde werkzaamheden. Je bepaalt welke items binnen of buiten het abonnement vallen. Afhankelijk van de facturatieplanning factureert AdminPulse registraties buiten het abonnement samen met het abonnement of op een aparte factuur.
Voorschot/Afrekening	AdminPulse maakt eerst een of meerdere voorschotfacturen aan. Daarna volgt een afrekening met alle registraties, verminderd met de al gefactureerde voorschotten. Afhankelijk van de facturatieplanning komen registraties buiten het voorschot op de afrekening, samen met het voorschot of op een aparte factuur.

👉 Belangrijk onderscheid: wil je een product of kosten periodiek doorbelasten, bijvoorbeeld elke maand een licentie of abonnement? Gebruik dan geen facturatieplanning, maar een geplande registratie van het type product of kosten.

De geplande registratie maakt het product of de kosten automatisch aan volgens het ingestelde ritme. Je kunt geplande registraties per relatie of in bulk voor meerdere relaties instellen.

In het kort

• Een facturatieschema is een herbruikbaar sjabloon dat bepaalt hoe, wanneer en wat AdminPulse factureert.
• Een facturatieplanning past een facturatieschema toe op een specifieke relatie en opdracht. AdminPulse maakt op basis daarvan automatisch factuurvoorstellen aan.
• De beschikbare schematypen zijn Urenbasis, Abonnement en Voorschot/Afrekening.
• Bij een abonnement of voorschot bepaal je per facturatieplanning waar registraties buiten het abonnement of voorschot terechtkomen.
• Periodieke producten of kosten stel je in als geplande registraties, niet via een facturatieplanning.

Voorbeeld uit de praktijk

Stel dat je een facturatieschema van het type Urenbasis aanmaakt met de naam Maandelijkse diensten. Dit schema zorgt ervoor dat:

• op de eerste dag van elke maand automatisch een factuurvoorstel verschijnt;
• alle registraties tot en met de laatste dag van de vorige maand worden opgenomen;
• de ingestelde Tekst op factuur wordt toegevoegd.

Je koppelt dit schema aan Klant A, Klant B en Klant C. Voor elk van hen wordt op de eerste dag van de maand automatisch een eigen factuurvoorstel aangemaakt, op basis van hetzelfde facturatieschema. Elke klant behoudt daarbij de eigen registraties en facturatie-instellingen.

Facturatieplanning instellen per relatie

Je stelt een facturatieplanning in door in het relatiedossier een facturatieschema aan de standaardopdracht of een andere opdracht te koppelen en de instellingen voor die planning in te vullen.

👉 Werk je met meerdere opdrachten per relatie? Lees dan Meerdere opdrachten beheren per relatie.

1. Open het relatiedossier van de klant.
2. Ga naar Facturatie > Facturatieplanning.
3. Elke relatie heeft standaard een lege planning voor de standaardopdracht. Klik in de kolom Facturatieschema op Geen facturatieschema om een schema toe te wijzen. Is er al een schema gekoppeld? Klik dan op de naam van dat schema om de instellingen voor deze facturatieplanning te openen en aan te passen.
   
4. Het venster Instellingen facturatieplanning wordt geopend. Kies of wijzig het facturatieschema en vul de instellingen voor deze specifieke facturatieplanning in.
   
5. Vul Start planning op in. Vul indien nodig ook Planning eindigt op, Grootboekrekening en Grootboekrekening kosten in.
6. Werk je met een abonnement of met voorschot en afrekening? Vul dan Bedrag in. Dit veld is verplicht; voer een bedrag van minimaal 1 in.
7. Bepaal bij Factureren van registraties buiten abonnement waar registraties buiten het abonnement of voorschot terechtkomen. Bij een abonnement kies je Samen met het abonnement of Op een aparte factuur. Bij voorschot en afrekening kies je Op de afrekening, Samen met het voorschot of Op een aparte factuur. Met Gebruik de algemene instelling volgt AdminPulse de instelling van je eigen bedrijf.
8. Klik op Opslaan. AdminPulse maakt de planningsregels direct aan. Je bekijkt ze via het info-icoon.

👉 Bestaat er nog een factuurvoorstel dat vanuit deze facturatieplanning is aangemaakt? Dan kun je het gekoppelde facturatieschema niet wijzigen. Rond het factuurvoorstel eerst af of verwijder het.

💡 Gebruik je opdrachten en bestaat er al een planning voor een opdracht? Klik dan op het plus-icoon om een nieuwe opdracht toe te voegen. Elke opdracht krijgt een eigen rij. Koppel vervolgens een facturatieschema aan de nieuwe opdracht.

💡 Je kunt de startdatum van een facturatieplanning tot één jaar in het verleden instellen. Was eerder al een oudere startdatum ingesteld? Dan kun je geen datum kiezen die vóór die eerdere startdatum ligt.

AdminPulse plant alleen vanaf de startdatum. Planningsregels die vóór die datum zouden vallen, verschuiven naar het volgende jaar.

Wijzig je tegelijkertijd ook het facturatieschema? Dan maakt AdminPulse de vervallen factuurvoorstellen direct aan. Pas je alleen de startdatum aan, dan verschijnen ze na de eerstvolgende nachtelijke verwerking. Zo kun je een nieuwe klant ook voor eerdere perioden factureren.

Registraties buiten een abonnement of voorschot voor één relatie apart factureren

Wil je registraties buiten een abonnement of voorschot voor één relatie op een aparte factuur plaatsen? Pas dan de betreffende facturatieplanning in het relatiedossier aan:

1. Open het relatiedossier van de klant.
2. Ga naar Facturatie > Facturatieplanning.
3. Zoek de juiste opdracht. Klik in de kolom Facturatieschema op de naam van het gekoppelde schema.
4. Ga in het venster Instellingen facturatieplanning naar het veld Factureren van registraties buiten abonnement.
5. Kies Op een aparte factuur.
6. Klik op Opslaan.

Deze keuze geldt alleen voor de geselecteerde facturatieplanning van deze relatie. Heeft de relatie meerdere opdrachten met elk een eigen facturatieplanning? Pas de instelling dan afzonderlijk aan voor elke relevante opdracht.

👉 Met het schild-icoon bepaal je welke prijslijstitems binnen of buiten het abonnement of voorschot vallen. Met het veld Factureren van registraties buiten abonnement bepaal je vervolgens waar de registraties buiten het abonnement of voorschot terechtkomen.

Verschil tussen Instellingen facturatieplanning en Facturatie-instellingen per opdracht

In de sectie Facturatieplanning staan twee vensters met een vergelijkbare naam. Ze hebben elk een ander doel:

Venster	Waarvoor gebruik je het?	Hoe open je het?
Instellingen facturatieplanning	Hier stel je het facturatieschema, de start- en einddatum, het bedrag, de grootboekrekeningen en de facturatie van registraties buiten het abonnement of voorschot voor deze planning in.	Klik in de kolom Facturatieschema op de naam van het gekoppelde schema of op Geen facturatieschema. Je opent hetzelfde venster ook door op Bedrag of Begin planning te klikken.
Facturatie-instellingen - [opdracht]	Hier laat je de factuurgegevens en verzendinstellingen voor deze opdracht afwijken van de instellingen in het relatiedossier. Denk aan Facturatie-adres, Vervaldatum, Korting, factuursjablonen, betaalmethode en verzendmethode.	Klik links van de facturatieplanning op het tandwiel-icoon.

Facturatieplanningen in het relatiedossier bekijken

In Relatiedossier > Facturatie > Facturatieplanning zie je per opdracht de facturatieplanning en bijbehorende facturatiegegevens. De tabel bevat de volgende kolommen:

• Opdracht: de opdracht waarvoor de facturatieplanning geldt.
• Facturatieschema: het toegewezen facturatieschema of Geen facturatieschema.
• Factureren aan: de relatie aan wie wordt gefactureerd als je een andere relatie gebruikt dan de relatie waarop je registreert.
• Bedrag: het ingestelde bedrag voor abonnements- of voorschotfacturatie.
• Budget (bedrag) en Budget (uren): de eventuele budgetten voor de facturatieplanning.
• Begin planning: de startdatum van de facturatieplanning, gevolgd door de einddatum als deze is ingevuld.
• Eigen bedrijf: het toegewezen eigen bedrijf of Gebruik de relatie instelling.
• Samenvoegen met: de opdracht waarmee AdminPulse de factuurvoorstellen van deze planning samenvoegt, of Niet samenvoegen.
• Volgende factuur: de datum waarop AdminPulse het volgende factuurvoorstel aanmaakt, het bedrag en de tekst op de factuur.

Welke kolommen zichtbaar zijn, hangt af van je configuratie:

• Opdracht en Samenvoegen met verschijnen zodra de relatie meer dan één opdracht heeft.
• Bedrag verschijnt zodra minimaal één facturatieplanning een abonnement of een schema van het type Voorschot/Afrekening gebruikt.
• Eigen bedrijf verschijnt als je kantoor met meerdere eigen bedrijven en met opdrachten werkt.
• De budgetkolommen verschijnen alleen als je de bijbehorende rechten hebt.

Budget (bedrag), Budget (uren), Eigen bedrijf en Samenvoegen met pas je direct in de tabel aan: klik op de waarde en vul de nieuwe waarde in.

Klik in de kolom Facturatieschema op de naam van het gekoppelde schema om Instellingen facturatieplanning te openen. Je kunt hetzelfde venster openen door op Bedrag of Begin planning te klikken.

Wijzigingen in Instellingen facturatieplanning gelden alleen voor de geselecteerde facturatieplanning. Het algemene facturatieschema onder Instellingen > Facturatieschema’s blijft ongewijzigd.

De opdracht en de gegevens onder Volgende factuur kun je niet direct in Instellingen facturatieplanning wijzigen.

Waarom staat een opdracht niet meer in de lijst?

Vul je Planning eindigt op in? Dan krijgt de opdracht dezelfde einddatum. Zodra die datum is verstreken, wordt de opdracht inactief.

Zodra er een inactieve opdracht bestaat, verschijnt onderaan de sectie de schakelaar Toon inactieve. Zet deze aan om ook de inactieve opdrachten te zien. AdminPulse onthoudt deze keuze per medewerker. Zet je de schakelaar uit, dan zie je de inactieve opdrachten ook in andere relatiedossiers niet meer.

Iconen bij een facturatieplanning

Links van elke opdracht in de sectie Facturatieplanning staan iconen waarmee je de planning en bijbehorende gegevens beheert. Welke iconen beschikbaar zijn, hangt af van de opdracht en het gekoppelde facturatieschema. Het kruis-icoon verschijnt alleen als er een facturatieschema is gekoppeld. Het prullenbak-icoon verschijnt alleen bij een extra opdracht, niet bij de standaardopdracht.

👉 Let op: factureert een opdracht via een andere relatie? Dan zijn het tandwiel-icoon, schild-icoon, info-icoon en kruis-icoon niet beschikbaar. Beheer deze instellingen bij de relatie aan wie je factureert.

Tandwiel-icoon – Facturatie-instellingen per opdracht aanpassen

Klik op het tandwiel-icoon om Facturatie-instellingen - [opdracht] te openen. Hier kun je voor deze opdracht afwijken van de standaardinstellingen onder Relatiedossier > Facturatie > Factuurgegevens en instellingen. Je kunt onder meer een ander facturatie-adres, PO-nummer, factuursjabloon, korting, betaalmethode of verzendmethode instellen.

Bovenaan het venster staat de unieke ID-code van de opdracht. Deze code bestaat uit de APR-code van de relatie, gevolgd door het volgnummer van de opdracht.

De standaardopdracht krijgt altijd het volgnummer -001. Extra opdrachten krijgen automatisch een volgend volgnummer, zoals -002 of -003. Je kunt deze ID-code gebruiken voor communicatie met externe systemen.

Schild-icoon – Registraties binnen of buiten een abonnement of voorschot beheren

Met het schild-icoon stel je in welke prijslijstitems binnen of buiten een abonnement of voorschot vallen. Zonder aanpassing volgt AdminPulse de instellingen uit Registratie > Prijslijst en, indien van toepassing, uit Instellingen > Opdrachtsjablonen.

Gebruik het schild-icoon om voor deze relatie en opdracht van die instellingen af te wijken. Een prijslijstitem dat je hier afwijkend instelt, wordt oranje weergegeven. Met het herstel-icoon ernaast zet je alleen dat item terug naar de standaardinstelling. Met Standaardinstellingen onderaan zet je alle items in één keer terug naar de standaardinstellingen.

Info-icoon – Planningsregels bekijken

Klik op het info-icoon om de planningsregels van deze facturatieplanning te bekijken. Elke planningsregel komt overeen met een gepland factuurvoorstel. Je ziet per planningsregel:

• Registraties tot en met: de registratiedatum tot en met wanneer AdminPulse registraties opneemt;
• Datum aanmaak factuurvoorstel: de datum waarop AdminPulse het factuurvoorstel aanmaakt;
• Facturatiemethode (Urenbasis, Abonnement, Voorschot of Afrekening), Bedrag bij een vaste regel en Tekst op factuur.

Werkt de facturatieplanning met een referentiejaar of met taken? Dan komen de kolommen Ref. jaar en Taak erbij.

Je kunt geplande factuurvoorstellen direct vanuit dit scherm wijzigen:

• Klik op een datum, bedrag of tekst om de waarde aan te passen. Je kunt het bedrag alleen wijzigen op een planningsregel met een vast bedrag, dus bij een abonnement of voorschot.
• Klik op het prullenbak-icoon om een toekomstige planningsregel te verwijderen. Het factuurvoorstel wordt dan niet aangemaakt.

💡 Zet je Registraties tot en met na de Datum aanmaak factuurvoorstel? Dan schuift AdminPulse de aanmaakdatum mee. Hetzelfde gebeurt andersom wanneer je de aanmaakdatum wijzigt. Verplaats je een datum met meer dan één maand, dan vraagt AdminPulse eerst om bevestiging.

Klik op Geschiedenis tonen om uitgevoerde planningsregels te bekijken. Je kunt vervolgens:

• een factuurvoorstel openen via Openen;
• een pdf-factuur openen via de knop met het factuurnummer;
• een uitgevoerde planningsregel waarvan de factuur is teruggezet of verwijderd, via het herstel-icoon opnieuw uitvoeren. Op een planningsregel die je zelf hebt verwijderd, staat dit icoon niet.

Geschiedenis-icoon – Facturatiegeschiedenis van de relatie bekijken

Klik op het geschiedenis-icoon om het venster Geschiedenis van facturen voor [relatie] - [opdracht] te openen. Bovenaan zie je de gefactureerde bedragen, gegroepeerd per maand en jaar, met de bijbehorende totalen.

Onderaan het venster vind je de volgende gegevens en opties:

• Met de keuzelijst Opdracht kies je één opdracht of Alle. Deze keuzelijst verschijnt zodra de relatie meer dan één opdracht heeft.
• Kies je één opdracht? Dan toont AdminPulse ook de facturatie-instellingen van die opdracht: Laatste factuurdatum, Facturatiemethode, Facturatieschema, Volgende planningsdatum en het abonnements- of voorschotbedrag per periode en per jaar. Kies je Alle, dan wordt dit blok niet weergegeven.
• Facturen en Factuurvoorstellen tonen de totalen. Klik op een bedrag om de bijbehorende facturen of factuurvoorstellen in een nieuw tabblad te openen.

Zet de schakelaar Toon details aan voor een detailtabel per maand. Daar staan Uren en Bedrag telkens opgesplitst in Geregistreerd, Gefactureerd, Verschil en Te factureren, aangevuld met Kosten, Afgeboekt bedrag, Factuurbedrag, Saldo en Cumulatief. Met Aantal jaren bepaal je hoeveel jaren de tabel toont. Standaard zijn dat er twee.

Balans-icoon – Budgetten bekijken

Klik op het balans-icoon om de budgetten van deze facturatieplanning te bekijken. Het overzicht toont per jaar het budget in geld en in uren, samen met de geregistreerde uren en bedragen, zowel absoluut als procentueel. Gebruikt je kantoor capaciteitsplanning? Dan komt er ook een kolom Geplande uren bij.

Met Budget toevoegen voeg je een budgetjaar toe. Met het prullenbak-icoon aan het begin van een regel verwijder je het budget van dat jaar.

Kruis-icoon – Facturatieschema loskoppelen

Het kruis-icoon verwijdert het gekoppelde facturatieschema uit de facturatieplanning, zonder de opdracht zelf te verwijderen. AdminPulse doet daarbij meer dan alleen het schema loskoppelen:

• bestaande factuurvoorstellen van deze planning worden verwijderd en registraties die eraan waren gekoppeld, keren terug naar Facturatie > Open registraties;
• alle geplande planningsregels verdwijnen;
• Bedrag en Planning eindigt op worden leeggemaakt, net als de einddatum van de opdracht zelf;
• Start planning op wordt op de huidige datum gezet;
• voorschotten die nog niet zijn verrekend, worden gemarkeerd als Nooit verrekenen.

👉 Let op: koppel je later hetzelfde facturatieschema opnieuw? Controleer dan Start planning op. AdminPulse behoudt de oude startdatum niet.

Prullenbak-icoon – Opdracht verwijderen

Het prullenbak-icoon verwijdert de volledige opdracht. Dit icoon is niet beschikbaar bij de standaardopdracht.

Zijn er nog openstaande registraties voor die opdracht? Dan vraagt AdminPulse met de schakelaar Registraties verplaatsen? of je deze naar de standaardopdracht wilt verplaatsen. Je kunt geen andere opdracht kiezen.

In twee gevallen kun je de opdracht niet verwijderen:

• er zijn nog taakschema’s aan de opdracht gekoppeld. Verwijder deze eerst of koppel ze aan een andere opdracht;
• andere relaties factureren via deze opdracht. AdminPulse toont dan de lijst met die relaties.

Waarschuwingsicoon – Samenvoegen lukt niet

Staat er achteraan de rij met iconen een rood driehoekje? Dan is deze opdracht ingesteld om samen te voegen met een opdracht van een ander eigen bedrijf. Beweeg over het icoon om de melding te lezen: Kan niet samenvoegen met opdracht van een ander eigen bedrijf. AdminPulse voegt de factuurvoorstellen van beide opdrachten dan niet samen.

Kies in de kolom Samenvoegen met een opdracht van hetzelfde eigen bedrijf, of pas de kolom Eigen bedrijf aan zodat beide opdrachten hetzelfde eigen bedrijf gebruiken.

Welke registraties neemt AdminPulse op in een factuurvoorstel?

Het veld Registraties tot en met in het facturatieschema bepaalt tot en met welke registratiedatum AdminPulse registraties in het factuurvoorstel opneemt.

Bij een facturatieschema van het type Voorschot/Afrekening hangt het van je keuze bij Factureren van registraties buiten abonnement af waar die registraties terechtkomen:

• Op de afrekening: op de voorschotfacturen komen geen registraties. De datum geldt dan alleen voor de afrekening;
• Samen met het voorschot: de registraties buiten het voorschot tot en met die datum komen op de voorschotfactuur;
• Op een aparte factuur: diezelfde registraties komen op een aparte factuur op urenbasis.

Wil je na het aanmaken nog registraties toevoegen? Ga naar Facturatie > Open registraties en klik op Toevoegen aan factuurvoorstel, of gebruik een globale actie. Je kunt ook wachten tot AdminPulse de registraties ’s nachts automatisch verwerkt.

Meer informatie over de beschikbare instellingen vind je in Facturatieschema’s aanmaken en beheren.

💡 Goed om te lezen

Lees de volgende artikelen voor meer informatie over facturatieschema’s, facturatieplanningen en de verdere verwerking van facturen.

• Lees hoe je facturatieschema’s aanmaakt en beheert.
• Bekijk en beheer de facturatieplanningen van al je relaties via Overzicht: Facturatieplanningen raadplegen en beheren.
• Lees hoe je facturen verzendt en de verzendmethode instelt.
• Wil je via een andere relatie factureren dan de relatie waarop je registreert? Lees Factureren aan: registreren bij de ene relatie, factureren via de andere.
• Lees hoe je open registraties raadpleegt en aan factuurvoorstellen toevoegt.
• Lees hoe je factuurvoorstellen bewerkt, controleert en afrondt.
• Lees hoe je facturen en creditnota’s beheert en opvolgt.
• Lees de inleiding tot abonnementsfacturatie in AdminPulse.
• Lees hoe je abonnementsbedragen aanpast of indexeert.
• Lees hoe je grootboekrekeningen instelt.