Werk je met meerdere eigen bedrijven binnen AdminPulse? Dan is de functie Interne facturatie ideaal om de kostenverdeling eenvoudig en correct te beheren. Wanneer een medewerker een registratie doet die ten laste komt van een ander eigen bedrijf dan zijn of haar hoofdbedrijf, zorgt Interne facturatie automatisch voor de juiste koppeling en doorbelasting.
In dit artikel leggen we uit hoe Interne facturatie werkt, hoe je dit instelt en hoe je er efficiënt mee aan de slag gaat.
👉 Wil je gebruikmaken van deze functionaliteit? Dien dan een supportticket in. Wij activeren het voor je.
💡 Meer informatie over het gebruik van het scherm Interne facturatie vind je in het aparte artikel: Overzicht: Interne facturatie – hoe gebruik je dit scherm?
Hoe werkt Interne facturatie?
Aan de hand van twee praktijkvoorbeelden krijg je een duidelijk beeld van hoe AdminPulse omgaat met interne registraties en automatische koppeling tussen eigen bedrijven.
|
Use Case 1 Medewerker helpt tijdelijk een ander eigen bedrijf |
Use Case 2 Werk voor een klant van een ander eigen bedrijf |
|
|---|---|---|
| Situatie | Je werkt voor hoofdkantoor, maar helpt vandaag bij vestiging Gent. | Je werkt voor klant A, die gekoppeld is aan vestiging Gent. Zelf hoor je bij hoofdkantoor. |
| Registratie | Je registreert tijd, afstanden of producten/kosten op de relatie ‘Vestiging Gent’. | Je registreert je werk op klant A zoals gebruikelijk. |
| Koppeling | Geen actie nodig: je registreert direct op de relatie van het andere eigen bedrijf. | Geen actie nodig: AdminPulse herkent automatisch dat klant A bij vestiging Gent hoort. |
| Weergave in het scherm Interne facturatie |
Wordt weergegeven als een registratie van hoofdkantoor naar vestiging Gent — relatie = vestiging Gent. |
Wordt weergegeven als een registratie van hoofdkantoor naar vestiging Gent — relatie = klant A. |
| Weergave in het scherm Open registraties | Niet zichtbaar, want het betreft een interne registratie. | Wel zichtbaar, want de registratie wordt ook aan de klant gefactureerd. |
| Facturatie | Wordt alleen intern gefactureerd. | Wordt zowel intern (tussen eigen bedrijven) als extern (aan de klant) gefactureerd. |
Instellingen om met Interne facturatie te werken
Zodra we Interne facturatie voor je hebben geactiveerd, zijn er een aantal instellingen die je moet controleren of aanvullen.
Eigen bedrijf instellen
Wanneer je een nieuw eigen bedrijf aanmaakt via Instellingen > Eigen bedrijf, maakt AdminPulse automatisch een bijbehorende relatie aan. Deze relatie wordt gebruikt voor Interne facturatie. Je herkent de relatie in het systeem aan het volgende icoontje:
👉 Heb je al eigen bedrijven aangemaakt voordat Interne facturatie geactiveerd was? Volg dan onderstaande stappen:
- Ga naar Relatiedossiers > Nieuwe relatie.
- Kies bij ‘Status’ de optie: Eigen bedrijf.
- Ga naar Instellingen > Eigen bedrijf en selecteer bij ‘Relatie interne facturatie’ de juiste relatie uit de lijst.
Relaties koppelen aan een Eigen bedrijf
Elke relatie in AdminPulse moet gekoppeld zijn aan een eigen bedrijf. Bij het aanmaken van een nieuwe relatie geef je dit direct aan.
Je kunt later ook opzoeken aan welk eigen bedrijf een bestaande relatie is gekoppeld via Relatiedossiers > Relaties.
👉 Wil je het gekoppelde eigen bedrijf voor meerdere relaties tegelijk aanpassen? Gebruik dan de bulkactie ‘Veld aanpassen’ om het veld ‘Eigen bedrijf’ in één keer bij te werken.
💡 Standaard vult AdminPulse automatisch het eigen bedrijf van de medewerker in die de relatie aanmaakt.
Medewerkers instellen
Via Instellingen > Medewerkers geef je per medewerker aan voor welk eigen bedrijf hij of zij werkt. Dit wordt beschouwd als het hoofdbedrijf van die medewerker.
Open de fiche van de medewerker en kies daar het juiste eigen bedrijf in het veld ‘Eigen bedrijf’ uit de lijst.
Daarnaast geef je in de medewerkersfiche ook twee velden in voor gebruik bij interne facturatie:
- Interne kost (per uur): hiermee geef je de kostprijs per uur van de medewerker intern aan.
- Interne facturatie kost (per uur): dit bedrag wordt intern doorbelast aan het eigen bedrijf waarvoor de medewerker registreert.
👉 Registraties die een medewerker doet voor een ander eigen bedrijf dan zijn of haar hoofdbedrijf, worden op basis van deze tarieven intern in rekening gebracht.
Registraties door medewerkers
De medewerker hoeft niets extra’s te doen en registreert werk zoals gebruikelijk. AdminPulse controleert automatisch of de relatie waarop geregistreerd wordt, deel uitmaakt van hetzelfde of een ander eigen bedrijf.
Factuursjablonen voor interne facturatie
Voor interne facturen kun je een apart factuursjabloon uploaden, zodat deze een andere lay-out hebben dan je reguliere klantfacturen.
- Ga naar Instellingen > Factuursjablonen.
- Upload voor elk eigen bedrijf een factuursjabloon van het type ‘Interne facturatie’.
💡 Zo blijft de interne verwerking gescheiden van de externe communicatie met klanten.
Opvolging en opmaak van interne facturen
Het opstellen van interne factuurvoorstellen begint in het scherm Interne facturatie (Facturatie > Interne facturatie). Dit scherm geeft een overzicht van alle registraties die in aanmerking komen voor interne doorbelasting, inclusief details per medewerker, relatie en eigen bedrijf.
💡 Lees het aparte artikel over het gebruik van het scherm Interne facturatie voor een stapsgewijze uitleg Overzicht: Interne facturatie – hoe gebruik je dit scherm?
💡Goed om te lezen
Werk je nog niet met meerdere eigen bedrijven? Lees dan eerst dit artikel voor meer achtergrondinformatie: Meerdere eigen bedrijven