Het is mogelijk om meerdere factuurvoorstellen voor dezelfde klant te combineren tot één voorstel. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld standaard twee afzonderlijke voorstellen laat genereren — één voor het abonnement en één voor registraties en kosten buiten het abonnement —, maar er bij uitzondering weinig op het tweede voorstel staat. In dat geval kun je ervoor kiezen om beide voorstellen samen te voegen, zodat de klant slechts één factuur ontvangt.

In dit artikel lees je hoe je factuurvoorstellen samenvoegt en waar je op moet letten.

Hoe voeg je factuurvoorstellen samen?

Ga naar het scherm Factuurvoorstellen (Facturatie > Factuurvoorstellen)
Klik bij één van de voorstellen die je wilt samenvoegen op het pijltje aan de rechterkant
Kies de optie Facturen samenvoegen
Er opent zich een pop-up waarin AdminPulse factuurvoorstellen van deze klant toont. Per voorstel zie je: de naam van de opdracht, de te factureren bedragen en het type voorstel.
In dit scherm:
- - Vink in de kolom Hoofdfactuur het voorstel aan dat als basis dient voor het uiteindelijke factuurvoorstel.
  - Vink in de kolom Samenvoegen de voorstellen aan die je eraan wilt toevoegen.
Klik vervolgens op 'Factuurvoorstellen samenvoegen' om te bevestigen.

Het resultaat is dat alle factuurlijnen van de geselecteerde voorstellen worden toegevoegd aan het voorstel dat je als hoofdfactuur hebt aangeduid.

Hoe herken je een samengevoegd factuur(voorstel)?

Je herkent een samengevoegd factuur(voorstel) op verschillende manieren:

In de informatiekolom bij het factuur(voorstel) staat een icoon dat aangeeft dat het om een samengevoegd voorstel gaat:
Onder het gedeelte ‘Gebeurtenissen’ van een factuur(voorstel) verschijnt een melding dat er een samenvoeging heeft plaatsgevonden (Pijltje rechts van een factuur(voorstel) > Gebeurtenissen).

Waar moet je op letten bij het samenvoegen?

👉 Denk goed na over welk voorstel je instelt als hoofdfactuur:

Het factuurtype van de hoofdfactuur bepaalt het type van het uiteindelijke samengestelde voorstel.
De factuurtekst en omschrijving van de hoofdfactuur blijven behouden; die van de andere voorstellen worden niet overgenomen.
AdminPulse gebruikt het bijbehorende factuursjabloon van het hoofdvoorstel. Kies je bijvoorbeeld een abonnement-voorstel als hoofdfactuur, dan wordt ook het sjabloon voor abonnementen toegepast — zelfs als je er een voorstel op urenbasis aan toevoegt.

Welke factuurvoorstellen kun je samenvoegen?

Er gelden de volgende voorwaarden voor het samenvoegen van voorstellen:

Alle voorstellen moeten afkomstig zijn van dezelfde klant.
De voorstellen moeten gefactureerd worden vanuit hetzelfde eigen bedrijf.
Je kunt voorstellen over meerdere opdrachten heen combineren.
De voorstellen mogen verschillende factuurtypes hebben, zoals een abonnement voorstel en een voorstel op urenbasis.
👉 Uitzondering: Je kunt alleen vrije creditnota’s samenvoegen. Creditnota’s die gekoppeld zijn aan genummerde facturen kunnen niet gecombineerd worden.

Hoeveel voorstellen kun je samenvoegen?

Er is geen limiet aan het aantal factuurvoorstellen dat je kunt samenvoegen. Je kunt dus meerdere voorstellen tegelijk combineren tot één uitgebreid factuurvoorstel – en uiteindelijk één factuur.

Ook nadat je eerder al voorstellen hebt samengevoegd, kun je later nog extra factuurvoorstellen koppelen aan het bestaande samengestelde voorstel.

Heb je per ongeluk factuurvoorstellen samengevoegd?

Er is geen specifieke knop om een samengestelde factuurvoorstel weer automatisch te splitsen. Toch kun je deze situatie herstellen door handmatig factuurlijnen en registraties los te koppelen.

Open het samengestelde voorstel door op het pijltje aan het begin van de regel te klikken ()
Klik op 'Terugzetten in Te factureren' bij de registraties of factuurlijnen die je los wilt koppelen
Ga vervolgens naar het scherm ‘Open registraties’ (Facturatie > Open registraties) en maak op basis van de teruggezette registraties een nieuw factuurvoorstel aan.

💡 Goed om te lezen

Meer informatie over het scherm met factuurvoorstellen? Lees verder in dit artikel: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden